1. Thông báo là gì?

Thông báo, đó là một loại văn bản hành chính thông dụng, được sử dụng để truyền tải nội dung của một tin tức, một sự kiện, một mệnh lệnh quản lí đơn giản hay thông tin nhanh những văn bản quan trọng của các cơ quan, tổ chức cho các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi

Với chức năng thông tin, báo chí truyền tải các thông tin cần thiết để các đối tượng có liên quan biết. Lưu ý, trong mọi trường hợp thông báo không được phép thay thế các văn bản pháp luật.

 

2. Có các loại thông báo nào?

Có thể đề cập một số loại văn bản thông báo sau:

- Thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị của cấp trên cần:

Đối với loại thông báo này cần phải đạt được nội dung như: tóm tắt lại các nội dung cơ bản của chủ trương, chính sách, chỉ thị,...; yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện và nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt, hoặc mục đích, chủ trương cần truyền đạt;

- Thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp

Đối với loại thông báo này cần phải nêu được các thông tin về thời gian, địa điểm; tóm tắt được nội dung của hội nghị, cuộc họp; tóm tắt các quyết định, nghị quyết của cuộc họp nếu có; nhắc lại và nhấn mạnh thông tin đã thông báo

- Thông báo về sự thay đổi trong hoạt động của bộ máy quản lí, lãnh đạo; thay đổi cơ quan chủ quản; thay đổi phạm vi hoat động; địa giới hành chính...

- Thông  báo về nhiệm vụ được giao

Đối với loại thông báo này, cần ghi ngắn gọn những nội dung cần triển, thực hiện. Còn nếu thông báo về thông tin hoạt động thì nêu rõ nội dung hoạt động quản lí, lí do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.

>> Xem thêm: Mẫu thông báo về việc khoản nộp thừa không đủ điều kiện thực hiện tất toán/khoản nộp thừa quá thời hạn 10 năm (Mẫu 02/TB-KHTNT)

 

3. Nội dung thông báo thường là những gì?

Thông báo là một văn bản thông tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức như một hoặc nhiều vấn đề trong hoạt động của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật; trong một số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra; kế hoạch mới, đề xuất mới lên cấp trên hoặc kế hoạch điều động nhân sự...

Thông báo thường có những nội dung chính sau:

- Thông báo về một sự kiện, một tin tức xảy ra để đưa đến thông tin nhanh nhất đến các chủ thể nhất định sẽ ra văn bản thông báo

Ví dụ trong một cuộc thi khi có kết quả sẽ ra thông báo kết quả của cuộc thi, hoặc trong cuộc họp sẽ ra thông báo về kết quả của một cuộc họp; Một sự kiện có thể kể đến như thông báo đăng kí tham gia sinh viên tình nguyện

- Thông báo về các quan hệ trong hoạt động của bộ máy quản lí và lãnh đạo

 Ví dụ như thông báo thay đổi cơ quan chủ quản, thông báo về việc bổ nhiệm lại các chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức 

Từ mục đích sử dụng của văn bản thông báo như trên, có thể nhận thấy những điểm tương đồng về vai trò sử dụng giữa thông báo với một số văn bản khác. Khi soạn thảo văn bản hành chính thông dụng để hõ trợ cho hoạt động quản lí, người soạn thảo cần có những kĩ năng phân biệt

 

4. Mẫu thông báo thường dùng

Mẫu thông báo được căn cứ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Theo đó, người soạn thảo, viết thông báo phải căn cứ dựa theo Nghị định này để nhằm tuân thủ về mặt hình thức cũng như mặt nội dung bản thông báo:

 

4.1 Mẫu thông báo chung

Tải về
 

TÊN ĐƠN VỊ/CÔNG TY

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do  - Hạnh phúc

…. ngày …… tháng …… năm 20…..

THÔNG BÁO

V/v …………………

Do nhu cầu……………………………….., Công ty ………….. thông báo về việc cần tuyển dụng vị trí sau: ………………..

Số lượng: ………. người

Mô tả công việc:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Yêu cầu:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Quyền lợi:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Thời gian làm việc: full-time

Lương: Thỏa thuận

Hồ sơ:

- Thư dự tuyển, CV (Tiếng anh + tiếng việt)

- Sơ yếu lí lịch có dán ảnh 4×6 (không quá 06 tháng)

- Bản sao giấy khai sinh, các văn bằng, chứng chỉ.

- Giấy khám sức khỏe không quá 06 tháng.

- Chứng minh thư, hộ khẩu photo công chứng.

- Đơn xin việc viết tay.

- Mẫu đăng kí tuyển dụng, yêu cầu có dán ảnh, download tại: ……………………………

- Hồ sơ ghi rõ vị trí dự tuyển gửi trực tuyến qua địa chỉ email………. hoặc nộp trực tiếp tại CÔNG TY ………………………….

Hạn nộp hồ sơ:………………………………..

Địa chỉ: ……………………………………..

Nơi nhận:                                                                                 

- ........................ ;                                               

- ........................ ;

- Lưu: VT.

GIÁM ĐỐC

(, ghi  họ tên, đóng dấu)

 

In / Sửa biểu mẫu

4.2 Mẫu thông báo của công ty

Tải về
 

CÔNG TY…..

SỐ:…………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

..., ngày ...tháng ....năm ...

THÔNG BÁO

V/v ……………..

Kính gửi:…………………………………………………..

Căn cứ:………………………………………………………..

Công ty thông báo đến toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty như sau:

……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
 

Đề nghị……………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

Trân trọng cảm ơn!

 

GIÁM ĐỐC

 

In / Sửa biểu mẫu

4.3 Mẫu thông báo tuyển dụng

Tải về
 

TÊN ĐƠN VỊ/CÔNG TY

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do  - Hạnh phúc

…. ngày …… tháng …… năm 20…..


THÔNG BÁO

V/v …………………

Do nhu cầu……………………………….., Công ty ………….. thông báo về việc cần tuyển dụng vị trí sau: ………………..

Số lượng: ………. người

Mô tả công việc:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Yêu cầu:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Quyền lợi:

- …………………………

- …………………………

- …………………………

Thời gian làm việc: full-time

Lương: Thỏa thuận

Hồ sơ:

- Thư dự tuyển, CV (Tiếng anh + tiếng việt)

- Sơ yếu lí lịch có dán ảnh 4×6 (không quá 06 tháng)

- Bản sao giấy khai sinh, các văn bằng, chứng chỉ.

- Giấy khám sức khỏe không quá 06 tháng.

- Chứng minh thư, hộ khẩu photo công chứng.

- Đơn xin việc viết tay.

- Mẫu đăng kí tuyển dụng, yêu cầu có dán ảnh, download tại: ……………………………

- Hồ sơ ghi rõ vị trí dự tuyển gửi trực tuyến qua địa chỉ email………. hoặc nộp trực tiếp tại CÔNG TY ………………………….

Hạn nộp hồ sơ:………………………………..

Địa chỉ: ……………………………………..

Nơi nhận:                                                                                 

- ........................ ;                                               

- ........................ ;

- Lưu: VT.

GIÁM ĐỐC

(, ghi  họ tên, đóng dấu)

 

In / Sửa biểu mẫu

4.4 Mẫu thông báo tổ chức sự kiện

Tải về
 

TÊN CƠ QUAN….

               CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

              Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

                  …ngày….tháng….năm ...

 

THÔNG BÁO VỀ VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN…
 

Kính gửi: ……………………………………

Đơn vị thông báo:................................................. ; Mã số thuế:

Địa chỉ:..................................................................;

- Người đại diện theo pháp luật (viết chữ in hoa): .............................. Giấy CMND số: ... cấp ngày ..../....../....... nơi cấp ...;

- Số điện thoại tổ chức/cá nhân:

Chúng tôi trân trọng thông báo đến………. về việc tổ chức sự kiện…………..

- Thời gian tổ chức:…………………………………………

- Địa điểm:…………………………………………………

- Người chịu trách nhiệm: …………………………………

Chúng tôi cam kết:

…………………………………………

Nơi nhận:    

- Như trên;

- Lưu: Văn thư;

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC THÔNG BÁO

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

 

In / Sửa biểu mẫu

4.5 Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động

Tải về
CÔNG TY ………………
Số
:………………  
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
 lập - Tự do - Hạnh phúc
....., ngày .... tháng .... năm .....

 

THÔNG BÁO

Về việc chấm dứt hợp đồng lao động

 

Kính gửi: Ông/bà (1) ………………………

Căn cứ Bộ luật Lao động;

Căn cứ Hợp đồng lao động số…………… ngày ….. tháng ….. năm …… (sau đây gọi là “Hợp đồng”) giữa Công ty ………………với ông/bà …………………(sau đây gọi là “Người lao động”),

Công ty xin thông báo nội dung như sau:

1. Chấm dứt hợp đồng lao động với ông/bà:……………………….……….

Chức vụ (2): ……………………………

2. Thời gian: Kể từ ngày ..…/……/……

3. Lý do (3): ………………………………………………………………………

Trước khi chấm dứt hợp đồng, người lao động có nghĩa vụ bàn giao lại toàn bộ tài sản, hồ sơ, tài liệu, công việc đã và đang làm cho Phòng (4) …………… tiếp nhận công việc.

Đề nghị người lao động thực hiện theo đúng pháp luật và sự hướng dẫn của công ty trong thời gian chuyển tiếp.

Trân trọng!

Nơi nhận:

- Ông/bà (5): …………(thực hiện);

- Phòng (6) …………(thực hiện);

- Lưu: VT.

Giám đốc

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

 

In / Sửa biểu mẫu

4.6 Mẫu thông báo triển khai công việc

Tải về
 

CÔNG TY ....

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

                                                                               …ngày….tháng….năm….


THÔNG BÁO TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC
 

Kính gửi:…………………………………………………………………..

Công ty thông báo về việc triển khai nội dung công việc như sau:

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

NGƯỜI LẬP

 

In / Sửa biểu mẫu

4.7 Mẫu thông báo nghỉ lễ

Tải về
 

CÔNG TY.....

                 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

               Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

 

THÔNG BÁO

(V/v : Nghỉ Lễ ……………………………………..)
 

Kính gửi: Quý Khách Hàng và Toàn Thể Nhân Viên ………………..

Phòng Hành Chính Công ty Cổ Phần ………………………..trân trọng thông báo đến Quý Khách Hàng và Toàn Thể Nhân Viên về lịch nghỉ lễ như sau:

1./ Ngày ………………………. nhằm ngày …/…/…. (thứ ….)

Công ty hoạt động bình thường trở lại vào ngày …/…/20… (thứ …..).

2./ Ngày……………………. ( thứ …….) và Ngày ……………….. …/..../20.. (thứ …):

Toàn thể nhân viên được nghỉ tổng cộng ……. ngày.

Công ty hoạt động bình thường trở lại vào ngày …/…/20…(thứ ….).

Đề nghị tất cả các bộ phận liên hệ thông báo với khách hàng về những ngày nghỉ trên và các trưởng bộ phận sẽ căn cứ theo từng tính chất công việc mà bố trí nhân viên trực tại công ty hoặc trực tại nhà.

Kính chúc anh/ chị một ngày nghỉ lễ vui vẻ hạnh phúc.

CÔNG TY…………………

 

In / Sửa biểu mẫu

4.8 Mẫu thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu

Tải về
 

[TÊN CHỦ ĐẦU TƯ]

[TÊN BÊN MỜI THẦU]

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

         Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: …….…/…..…….

[Địa danh], ngày …… tháng ….. năm …..

 

THÔNG BÁO KẾT QUẢ LỰA CHỌN NHÀ THẦU

Gói thầu [tên gói thầu]

Thuộc dự án [tên dự án]

 

Kính gửi: [tên các nhà thầu tham dự thầu]

Căn cứ Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013;

Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Căn cứ Quyết định số ……/…...., ngày ..…/..…/..…..  về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu,

Bên mời thầu thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu [tên gói thầu]  thuộc dự án [tên dự án] với các nội dung như sau:

1. Các thông tin về nhà thầu trúng thầu (ghi nội dung theo Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu):

- Tên nhà thầu trúng thầu: …………..

- Giá trúng thầu: ……………….

- Loại hợp đồng: ………………

- Thời gian thực hiện hợp đồng: …………………

2. Danh sách nhà thầu không được lựa chọn (ghi nội dung theo Báo cáo kết quả đánh giá):

- Nhà thầu [tên nhà thầu] không được lựa chọn do [lý do không được lựa chọn]

- Nhà thầu [tên nhà thầu] không được lựa chọn do [lý do không được lựa chọn]

………………..

3. Kế hoạch hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu:

Đề nghị đại diện hợp pháp của [tên nhà thầu trúng thầu] tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư theo kế hoạch như sau:

- Thời gian: Từ ngày …../….../….. đến hết ngày …../……/…….

- Địa điểm: ……………………………

- Đề nghị [tên nhà thầu trúng thầu] thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu (đối với gói thầu tư vấn thì bỏ nội dung này)

Nếu quá thời gian nêu trên mà [tên nhà thầu trúng thầu] không thực hiện hoặc từ chối thực hiện (trừ trường hợp bất khả kháng) thì bên mời thầu sẽ tiến hành xử lý theo quy định.

Trân trọng thông báo./.

Nơi nhận:

- Như trên;

- [tên chủ đầu tư] (để b/c);
- Lưu….

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA BÊN MỜI THẦU


[Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu ]

 

In / Sửa biểu mẫu

5. Hướng dẫn cách viết mẫu thông báo

Cách viết thông báo sẽ được thực hiện như sau:

>> Tham khảo thêm: Mẫu thông báo tin buồn thành kính, trang trọng nhất

 

5.1. Xây dựng bố cục thông báo:

Thông báo dể đúng quy định pháp luật về hình thức, nội dung đầy đủ, chính xác cần lưu ý đến các yếu tố:

- Thông báo cần có Quốc hiệu và Tiêu ngữ

- Trên thông báo cần thể hiện rõ địa danh và ngày tháng năm ra thông báo

- Nội dung thông báo từ cơ quan thông báo

- Tiêu đề thông báo cần tóm tắt được nội dung trong thông báo

- Thể hiện chi tiết vấn đề cần thông báo trong  nội dung thông báo

- Cuối thông báo cần có chữ kí đóng dấu cơ quan

- Xác định rõ nơi nhận thông báo.

 

5.2. Cách viết nội dung thông báo:

- Để bố cục thông báo được rõ ràng, người soạn thông báo nên chia nội dung thông báo thành từng ý cho vấn đề khác nhau

- Ví dụ: Với các thông báo liên quan đến lĩnh vực giáo dục, thông báo cho các thí sinh trúng tuyển biết để tập trung dự khóa học đúng thời gian, địa điềm. Ngoài ra phần kết thucs không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy

- Lưu ý phần đại điện kí thông báo: Trong phần cuối cùng của thông báo sẽ không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan mà các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực trên như: phòng giáo vụ , đào tạo ở các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính... ở các cơ quan được quyền kí và trưc tiếp thông báo dưới danh nghĩa là lệnh thủ trưởng cơ quan

  • Lưu ý: Có những trường hợp sử dụng công văn để thông báo. Chúng ta sẽ dễ nhận nhầm, tuy nhiên có điểm khác biệt giữa 2 loại văn bàn này. Sự phân biệt thể hiện ở vấn đề phổ cập của vấn đề cần thông báo và nội dung cần thông báo. Đối tượng của thông báo thường là rất rộng. Và hình thức trình bày cũng khác nhau: Thông báo có tên gọi rõ ràng còn công văn không có phần tên gọi; thông báo không có phần kính gửi còn công văn thì ngược lại; thông báo không ghi cơ quan hay cá nhân ở đầu văn bản như đối với công văn trao đổi. Thông báo dùng với mối quan tâm chủ yếu hướng vào thông tin cần truyền đạt, phạm vi cũng rộng và không chỉ nhằm vào những đối tượng xác định như công văn

Từ phân tích trên tôi mong rằng quý vị sẽ có thêm những thông tin cần thiết về Thông báo là gì ? Nếu quý vị còn thắc mắc về mẫu công văn vui lòng xem thêm trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư