Chứng từ điện tử có cần chữ ký hay không theo quy định?

1. Khái niệm chứng từ điện tử

Theo Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, đã được quy định rõ về chứng từ điện tử. Trong đó, các từ ngữ được giải thích một cách rõ ràng và cụ thể, nhằm đảm bảo sự hiểu biết và thực thi đúng đắn trong thực tế.

Theo quy định tại Điều 3, chứng từ được xác định là tài liệu quan trọng để ghi nhận thông tin liên quan đến các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Điều này cho thấy sự quan trọng của chứng từ trong việc quản lý thuế và tài chính của đất nước.

Đặc biệt, chứng từ theo quy định của Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí và có thể được thể hiện dưới hai hình thức chính: điện tử hoặc in ấn. Điều này mở ra một phạm vi rộng lớn cho việc sử dụng công nghệ trong quản lý tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế.

Chứng từ điện tử, theo định nghĩa của Nghị định, là các loại chứng từ, biên lai ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Điều này thể hiện sự tiến bộ trong việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý thuế và tài chính, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa quy trình kế toán và quản lý.

Tóm lại, chứng từ điện tử không chỉ là một khái niệm mới mẻ mà còn là một bước tiến lớn trong việc hiện đại hóa quản lý thuế và tài chính. Việc áp dụng chứng từ điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn mang lại sự tiện lợi và minh bạch trong quản lý thuế và tài chính của cả người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế.

2. Quy định về chữ ký trên chứng từ điện tử

Khoản 14 của Điều 10 trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã đề cập đến việc quy định về chữ ký số của người bán và người mua trên hóa đơn điện tử một cách cụ thể và linh hoạt. Quy định này đã điều chỉnh một cách rõ ràng các trường hợp cụ thể khi việc sử dụng chữ ký số trở nên bắt buộc hay không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

Trong quy định, có nhiều trường hợp khi không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử. Ví dụ, trong trường hợp hóa đơn điện tử được lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài, không cần phải có chữ ký điện tử của người mua. Điều này giúp giảm bớt thủ tục phức tạp và tăng tính linh hoạt trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế.

Ngoài ra, quy định cũng cho phép người mua là cơ sở kinh doanh và người mua có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập. Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử sẽ có chữ ký số, ký điện tử của cả người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài chính và thuế.

Một điểm đáng chú ý là đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua. Điều này giúp giảm bớt thủ tục và tăng tính tiện lợi trong việc quản lý thuế của cơ quan thuế và doanh nghiệp.

Tóm lại, quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo Khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã tạo ra sự linh hoạt và tiện lợi trong quá trình giao dịch thương mại và quản lý tài chính, đồng thời giảm bớt thủ tục phức tạp cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Điều này góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế số và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp vào các chuỗi cung ứng toàn cầu.

3. Trường hợp bắt buộc phải có chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử 

Theo Điều 19 của Luật Kế toán 2015, việc quy định về ký chứng từ kế toán đã được điều chỉnh một cách cụ thể và chi tiết, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình ghi nhận và xác nhận thông tin tài chính của doanh nghiệp.

Trước hết, quy định rõ ràng rằng chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Điều này nhấn mạnh tính chính xác và rõ ràng của thông tin được ghi nhận trên chứng từ kế toán, từ việc xác định đúng chức danh của người ký đến việc đảm bảo tính minh bạch trong quá trình xử lý tài liệu.

Quy định tiếp theo đề cập đến loại mực được sử dụng để ký chữ ký trên chứng từ kế toán, nhấn mạnh rằng phải sử dụng loại mực không phai để đảm bảo tính bền vững của chữ ký. Ngoài ra, cấm sử dụng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn, nhằm tránh những sự nhầm lẫn và mâu thuẫn trong quá trình xác nhận thông tin.

Điểm quan trọng tiếp theo là việc đảm bảo tính nhất quán của chữ ký trên chứng từ kế toán của một người. Điều này nhấn mạnh sự thống nhất trong quá trình xác định và sử dụng chữ ký, giúp tránh những rủi ro liên quan đến sự hiểu lầm hoặc tranh chấp về tính xác thực của thông tin.

Quy định cũng nhấn mạnh về việc chỉ có người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền mới có thể ký chứng từ kế toán, nhằm đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm trong quá trình xác nhận thông tin. Cấm nghiêm ngặt việc ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung, nhằm tránh tình trạng ghi chúng tồn tại và làm mất tính xác thực của thông tin.

Cuối cùng, quy định cũng nhấn mạnh về việc chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử và có giá trị tương đương với chữ ký trên chứng từ bằng giấy. Điều này thể hiện sự chấp nhận và thích nghi của pháp luật với công nghệ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng chứng từ điện tử trong quản lý kế toán của doanh nghiệp.

4. Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử

Khoản 1 của Điều 4 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định một cách chi tiết về ký hiệu trên hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng trong việc nhận biết và xác định loại hóa đơn điện tử. Cụ thể, các nội dung chính của ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định chỉ bao gồm một chữ số tự nhiên, giúp định danh loại hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả. Trong khi đó, ký hiệu hóa đơn điện tử là một nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện đầy đủ thông tin về loại hóa đơn điện tử, mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số của người bán và người mua là một phần không thể thiếu của hóa đơn điện tử, trừ trường hợp được quy định khác. Do đó, việc xác định những trường hợp mà không cần phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử là rất quan trọng.

Một số trường hợp được quy định cụ thể là không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua trên hóa đơn điện tử. Ví dụ, đối với hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, bao gồm trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. Trong trường hợp này, các ký hiệu được quy định tại khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ không cần chữ ký số của người mua.

Ngoài ra, đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua. Và còn nhiều trường hợp khác như hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, không bắt buộc phải có chữ ký số.

Tóm lại, việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và xác nhận thông tin tài chính của doanh nghiệp, đồng thời giảm bớt thủ tục phức tạp và tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia trong giao dịch kinh doanh.

5. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử 

Việc sử dụng chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả các tổ chức và cá nhân tham gia vào giao dịch kinh doanh và quản lý tài chính.

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc áp dụng chữ ký điện tử là tăng tính xác thực và an toàn cho giao dịch. Chữ ký điện tử giúp xác định và xác nhận tính chính xác của thông tin trên chứng từ điện tử, từ đó ngăn chặn hiện tượng gian lận và làm giả thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh ngày nay, khi giao dịch trực tuyến và qua mạng ngày càng phổ biến, đồng thời giúp tăng cường niềm tin của các bên tham gia.

Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký điện tử cũng mang lại lợi ích về tiết kiệm thời gian và chi phí. So với việc thực hiện chữ ký trên giấy và gửi chứng từ điện tử thông qua các phương tiện truyền thống, việc sử dụng chữ ký điện tử giúp rút ngắn thời gian xác nhận và xử lý giao dịch, đồng thời giảm bớt chi phí liên quan đến việc in ấn, gửi bưu phẩm và lưu trữ tài liệu.

Thêm vào đó, việc áp dụng chữ ký điện tử cũng góp phần vào việc bảo vệ môi trường. Bằng cách loại bỏ hoặc giảm thiểu sử dụng giấy và mực in trong quá trình xác nhận và xử lý chứng từ, chữ ký điện tử giúp giảm lượng rác thải và tiêu tốn tài nguyên tự nhiên, đồng thời giảm lượng khí thải và carbon footprint tạo ra từ quá trình sản xuất giấy và vận chuyển.

Tóm lại, việc sử dụng chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử không chỉ mang lại lợi ích về tính xác thực và an toàn cho giao dịch, mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời bảo vệ môi trường. Điều này là một bước tiến quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của kinh tế số và tạo ra một môi trường kinh doanh và quản lý tài chính hiệu quả hơn và bền vững hơn.

6. Hướng dẫn sử dụng chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử 

Để thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn và hiệu quả, cả doanh nghiệp và cá nhân cần sử dụng chữ ký số, một công cụ quan trọng giúp xác thực và bảo vệ thông tin trong quá trình trao đổi dữ liệu trực tuyến. Tuy nhiên, để sử dụng chữ ký số một cách chính xác và hiệu quả, người dùng cần tuân thủ các bước chuẩn bị và quy trình sử dụng như sau:

- Chuẩn bị chữ ký số: Trước hết, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần mua chữ ký số (USB Token) từ các nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn của chữ ký số.

- Cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số trên máy tính: Sau khi mua chữ ký số, nhà cung cấp sẽ cung cấp phần mềm quản lý chữ ký số và USB Token. Người dùng cần cài đặt phần mềm này trên máy tính theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

- Kích hoạt chữ ký số và đổi mã PIN: Sau khi cài đặt phần mềm, người dùng cần kích hoạt chữ ký số bằng cách cắm USB Token vào máy tính và đăng nhập lần đầu bằng mã PIN được cung cấp. Sau đó, họ nên thay đổi mã PIN để tăng tính bảo mật.

- Ký số: Sau khi cài đặt và kích hoạt thành công, người dùng có thể sử dụng chữ ký số để ký số trong các giao dịch điện tử. Quy trình ký số bao gồm các bước cơ bản sau:

+ Cắm USB token - chữ ký số vào máy tính.

+ Mở văn bản, tài liệu điện tử cần ký.

+ Chọn chức năng ký chữ ký số.

+ Nhập mã PIN của USB Token.

+ Nhấn ký để hoàn tất.

Ngoài ra, khi sử dụng chữ ký số, người dùng cần lưu ý một số điều sau để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả:

+ Bảo quản chữ ký số trong tủ khóa và không chia sẻ cho người khác mượn hoặc sử dụng.

+ Bảo mật thông tin mã PIN và thay đổi định kỳ để tăng cường bảo mật.

+ Sử dụng chữ ký số an toàn để ký các tài liệu quan trọng.

+ Kiểm tra thời hạn của chữ ký số và gia hạn kịp thời khi cần.

+ Khi gặp sự cố, người dùng cần tìm hiểu nguyên nhân và liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ xử lý.

Tóm lại, việc sử dụng chữ ký số đòi hỏi sự chuẩn bị và tuân thủ quy trình đúng đắn. Khi thực hiện đúng cách, chữ ký số sẽ là công cụ hữu ích giúp đảm bảo tính an toàn và chính xác trong các giao dịch điện tử.

Xem thêm: Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như thế nào trong giao dịch thương mại?

Khi có thắc mắc về quy định pháp luật, quý khách vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn pháp luật nhanh chóng