1. Quy định pháp luật về sao chụp văn bản mật

Vào ngày 28 tháng 02 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2020/NĐ-CP để chi tiết hóa một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Nghị định này đã có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2020, thay thế cho Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ, điều chỉnh các quy định về việc thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Theo quy định trong Nghị định, việc sao tài liệu bí mật nhà nước được định nghĩa là việc sao chép hoặc tạo ra một bản khác chính xác với nội dung của bản gốc hoặc bản chính của tài liệu. Chụp tài liệu hoặc vật chứa bí mật nhà nước đề cập đến việc ghi lại thông tin dưới dạng hình ảnh của tài liệu hoặc vật chứa bí mật nhà nước.

Các hình thức sao tài liệu bí mật nhà nước bao gồm sao y bản chính, sao lục và trích sao. Bản sao và bản chụp được thực hiện theo quy định trong Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính và phải được bảo vệ như bản gốc.

Việc sao chép hoặc chụp tài liệu bí mật nhà nước phải diễn ra tại các địa điểm đảm bảo an toàn do người đứng đầu của cơ quan hoặc tổ chức trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định. Thêm vào đó, việc sao chụp phải được ghi chép vào "Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước".

Bản sao của tài liệu bí mật nhà nước phải được đóng dấu sao; bản chụp phải có văn bản ghi nhận việc chụp. Chỉ được phép sao chụp đúng số lượng quy định và phải tiêu hủy ngay bản dư thừa hoặc bản hỏng.

Phương tiện và thiết bị được sử dụng để sao chụp tài liệu bí mật nhà nước không được kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, hoặc mạng viễn thông, trừ khi được quy định theo luật pháp về cơ yếu.

 

2. Trường hợp được phép sao chụp văn bản mật

Điều kiện để được phép sao chụp văn bản mật bao gồm:

- Có đề nghị bằng văn bản từ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền yêu cầu sao chụp văn bản mật.

- Được cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền phê duyệt đề nghị.

- Đảm bảo các điều kiện về an ninh và bảo mật theo quy định.

Quy định về thẩm quyền cho phép sao chép, chụp tài liệu và các vật chứa thông tin bí mật nhà nước được phân chia thành các cấp độ mật độ như sau:

(1) Thẩm quyền đối với tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ở mức Tuyệt mật bao gồm các cá nhân sau đây:

   (i) Lãnh đạo cấp cao của Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng;

   (ii) Lãnh đạo cấp cao của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội và cán bộ chủ chốt của Văn phòng Quốc hội;

   (iii) Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước;

   (iv) Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

   (v) Tổng Kiểm toán nhà nước;

   (vi) Lãnh đạo cấp cao của Tòa án nhân dân cấp cao và cấp tỉnh, cùng Viện trưởng của Viện kiểm sát nhân dân cấp cao và cấp tỉnh;

   (vii) Lãnh đạo cấp cao của các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung ương;

   (viii) Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ;

   (ix) Lãnh đạo cấp cao của các cơ quan thuộc Chính phủ;

   (x) Bí thư tỉnh ủy, thành ủy, Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

   (xi) Cấp trên trực tiếp của các cá nhân được quy định ở các điểm (i), (ii), (iii), (viii) và (ix);

   (xii) Lãnh đạo cấp cao của Văn phòng Kiểm toán nhà nước và các đơn vị thuộc bộ máy của Kiểm toán nhà nước;

   (xiii) Lãnh đạo cấp cao của các tổng cục, cục, vụ và tương đương thuộc các cơ quan quy định ở các điểm (i), (ii), (iii), (iv), (v), (vii) và (viii), trừ các cá nhân lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp công lập;

   (xiv) Người đứng đầu cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.

(2) Thẩm quyền cho phép sao chép, chụp tài liệu và các vật chứa thông tin bí mật nhà nước ở mức Tối mật bao gồm:

   - Tất cả các cá nhân được quy định ở mức trên;

   - Lãnh đạo cấp cao của các cục, vụ và tương đương thuộc các cơ quan thuộc Chính phủ;

   - Lãnh đạo cấp cao của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc các cơ quan quy định ở mức trên, cũng như các lãnh đạo của các cục, vụ và tương đương thuộc các tổng cục và tương đương;

   - Lãnh đạo cấp cao của sở, ban, ngành, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh và tương đương;

   - Lãnh đạo cấp cao của các đơn vị trực thuộc Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, trừ người có thẩm quyền quy định tại điểm b của khoản 3 Điều 11 của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018; cùng các lãnh đạo cấp huyện của các tổ chức chính trị cơ sở;

   - Bí thư huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy và Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện;

   - Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc các doanh nghiệp nhà nước.

(3) Thẩm quyền cho phép sao chép, chụp tài liệu và các vật chứa thông tin bí mật nhà nước ở mức Mật bao gồm:

- Tất cả các cá nhân được quy định ở (2);

- Lãnh đạo cấp cao của các đơn vị cấp phòng thuộc tổng cục, cục, vụ và tương đương thuộc các cơ quan quy định ở (i), (ii), (iii), (iv), (v), (vii), (viii), (ix) và (x) ở (1);

- Lãnh đạo cấp cao của các đơn vị cấp phòng thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh và tương đương; trưởng ban của Hội đồng nhân dân, trưởng phòng của Ủy ban nhân dân cấp huyện và các vị trí tương đương.

(4) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và Bộ trưởng Bộ Công an quy định thẩm quyền cho phép sao chép, chụp tài liệu và các vật chứa thông tin bí mật nhà nước đối với đối tượng thuộc phạm vi quản lý.

(Khoản 1, 2, 3, 4 Điều 11 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018)

 

3. Thủ tục sao chụp văn bản mật

Quy trình sao chụp tài liệu và vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:

- Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, người được giao nhiệm vụ tiến hành sao chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.

- Bản sao tài liệu bí mật nhà nước phải được đóng dấu “Bản sao số” ở trang đầu và dấu “Bản sao bí mật nhà nước” ở trang cuối, kèm theo số thứ tự, hình thức sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền sao, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có).

- Trong trường hợp sao nhiều bản, bản sao đầu tiên phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu “Bản sao số”, “Bản sao bí mật nhà nước”, ghi rõ hình thức sao, thời gian, số lượng, nơi nhận. Các bản sao tiếp theo được đóng dấu bởi đơn vị Công an nhân dân. Nếu đơn vị không có con dấu, người có thẩm quyền sẽ ký tại mẫu dấu “Bản sao bí mật nhà nước”.

- Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước phải tuân theo mẫu “Văn bản trích sao”, cần ghi rõ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép và dấu độ mật tương ứng.

- Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải có “Văn bản ghi nhận việc chụp”, ghi rõ tên, loại tài liệu, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện, thẩm quyền cho phép và con dấu của đơn vị Công an nhân dân (nếu có). Các tài liệu số hóa cần tuân theo quy định này.

- Tất cả các việc sao chụp được ghi nhận vào “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” để quản lý và theo dõi.

- Việc sao chụp tài liệu mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

- Các mẫu dấu và văn bản điều chỉnh theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA.

Tuân thủ quy trình này là rất quan trọng trong việc bảo vệ bí mật quốc gia.

 

4. Hậu quả khi vi phạm quy định về sao chụp văn bản mật

Điểm b của khoản 1 Điều 19 trong Nghị định 144/2021/NĐ-CP về việc xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi sao chụp tài liệu chứa bí mật Nhà nước không tuân thủ quy định của pháp luật được phân loại như sau:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng cho mỗi hành vi sau đây:

+ Không ban hành quy chế, nội quy bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơ quan, tổ chức, địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Sao, chụp, lưu giữ, vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước không tuân thủ quy định của pháp luật;

+ Không thu hồi tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật;

+ Mang tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác mà không được phép của người có thẩm quyền;

+ Không bàn giao tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước khi thôi việc, chuyển công tác, nghỉ hưu, không được phân công tiếp tục quản lý bí mật Nhà nước;

+ Sử dụng bí mật Nhà nước không đúng mục đích.

- Biện pháp khắc phục hậu quả:

   Buộc nộp lại tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đối với các hành vi quy định tại các điểm b, d, đ và e của khoản 1; điểm a của khoản 2 và điểm d của khoản 3 của Điều này.

Ngoài ra, theo khoản 2 của Điều 4 trong Nghị định 144/2021/NĐ-CP, các điều sau được quy định như sau:

- Mức phạt tiền tối đa trong các lĩnh vực sau:

+ Phòng, chống bạo lực gia đình: Đối với cá nhân là 30.000.000 đồng, đối với tổ chức là 60.000.000 đồng.

+ An ninh, trật tự, an toàn xã hội: Đối với cá nhân là 40.000.000 đồng, đối với tổ chức là 80.000.000 đồng.

+ Phòng cháy, chữa cháy; cứu nạn, cứu hộ: Đối với cá nhân là 50.000.000 đồng, đối với tổ chức là 100.000.000 đồng.

+ Phòng, chống tệ nạn xã hội: Đối với cá nhân là 75.000.000 đồng, đối với tổ chức là 150.000.000 đồng.

- Mức phạt tiền quy định trong Chương II của Nghị định này áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có hành vi vi phạm tương tự, mức phạt tiền sẽ là gấp đôi so với mức phạt đối với cá nhân.

Theo quy định trên, việc sao chụp tài liệu chứa bí mật Nhà nước mà chưa có sự phê duyệt sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

- Cá nhân có hành vi vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

- Tổ chức có hành vi vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.

Ngoài ra, người vi phạm sẽ bị buộc nộp lại tài liệu và vật chứa bí mật Nhà nước.

Bài viết liên quan: Khái niệm công trình bí mật nhà nước là gì ? Quy định của pháp luật về quản lý đầu tư xây dựng công trình bí mật nhà nước

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!