1. Bối cảnh phát triển:

Trong những năm gần đây, việc được cấp chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng ISO đối với một số doanh nghiệp, tổ chức hành chính không còn mang tính hình thức để giúp họ tạo ưu thế trong cạnh tranh. Việc tuân thủ các quy trình ISO trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp đã thực sự mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO vào các doanh nghiệp ban đầu thực sự khó khăn vì nhiều nguyên nhân :

+ Lưu đồ xử lý trong các quy trình ISO nhiều khi rất phức tạp

+ Việc kiểm soát nhân viên thực hiện công việc có đúng theo trình tự trong tiêu chuẩn ISO hay không, có thực hiện đúng biểu mẫu quy định hay không là rất khó khăn và mất thời gian đối với cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý chất lượng hay còn gọi là QMR.

+ Đối với các dự án với khối lượng hồ sơ lớn công việc lưu trữ giấy tờ để tránh thất thoát, việc tìm kiếm hồ sơ giấy tờ khi cần thiết cũng khó khăn đối với người quản lý.

+ Đối với những nhân viên mới vào công ty, thường phải mất thời gian khá nhiều để tìm hiểu tài liệu về quy trình ISO trong đơn vị để phục vụ công việc của họ.

+ Việc trình ký đôi khi gây ra mệt mỏi và mất thời gian cho người lập biểu mẫu, họ thường xuyên phải mất thời gian để đi gặp người này người kia để chỉ xin một chữ ký, và hơn thế đôi khi chỉ vì cách hành văn của các cấp quản lý khác nhau khiến cho biểu mẫu cứ phải lập đi lập lại, ký đi ký lại rồi mới đi đến thống nhất khiến cho người lập biểu mẫu rất vất vả vì phải chạy đi chạy lại rất nhiều.

+ Chính vì nguyên tắc rất tích cực là phải tuân thủ theo đúng quy trình, nên khi một cán bộ tham gia vào quy trình họ vắng mặt như đi công tác, đi họp là luồng công việc bị ngừng trệ, đôi khi gây thiệt hại không nhỏ cho công ty Chính vì những nguyên nhân đó, công ty cung cấp sản phẩm - dịch vụ trực tuyến netValue đã nỗ lực đầu tư tài chính và sức lực cho ra mắt sản phẩm ISO online với mong muốn mọi cán bộ nhân viên trong các doanh nghiệp , tổ chức hành chính áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO đều cảm thấy thoải mái và có lợi ích thiết thực khi thực hiện công tác giấy tờ.

ISO online cung cấp cho khách hàng một mô hình lập và lưu chuyển văn bản khép kín.

 

 2. Giới thiệu về  NETVALUE

Với mục tiêu góp phần đẩy mạnh việc áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp Việt nam trong quá trình phát triển và hội nhập quốc tế, tạo sức cạnh tranh và tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty netValue ra đời với mong muốn đóng góp sức lực của mình để đạt được mục tiêu đó. Với đội ngũ cán bộ là các kỹ sư,lập trình viên và các đối tác là các công ty tư vấn ISO giàu kinh nghiệm, công ty chúng tôi đã đạt được những thành công ban đầu trong việc tin học hóa hoàn toàn các bộ tiêu chuẩn ISO trên giấy tờ thành những tài liệu thông minh.

Mô hình tổ chức của công ty :

+ Ban giám đốc

+ Bộ phận tư vấn nghiệp vụ ISO

+ Bộ phận nghiên cứu công nghệ mới

+ Bộ phận lập trình

+ Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm

+ Bộ phận bán hàng

+ Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật

+ Bộ phận hỗ trợ sử dụng sản phẩm

 

3. Giới thiệu về phần mềm máy tính IOS ONLINE 

3.1.  ISO online là gì ? 

ISO-Online là một hệ thống quản lý văn bản điện tử dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ WEB được đặt tại trang http://IsoOnline.vn hoặc http://Xuly.IsoOnline.vn. Trong đó, các quy trình / biểu mẫu , thủ tục quản lý và điều hành được biên tập sẵn vào hệ thống .

 ISO online cho phép :

- Khách hàng tự tạo quy trình mẫu, biểu mẫu sẵn có của đơn vị mình

- Cập nhật các phiên bản quy trình và biểu mẫu khi trong đơn vị có thay đổi quy trình hoặc biểu mẫu

- Lập biểu mẫu theo định dạng mà khách hàng cài đặt sẵn cho từng biểu mẫu, giúp rút ngắn thời gian lập 1 biểu mẫu và theo đúng định dạng quy định sẵn. Ví dụ : Biểu mẫu mua hàng gồm : Nội dung yêu cầu mua hàng, danh sách hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền,v.v..

- Phê duyệt biểu mẫu : Người lập biểu mẫu có thể chọn người sẽ phê duyệt cho mình, và người phê duyệt có thể xem nội dung biểu mẫu trên mạng

- Quản lý nội dung công việc, biểu mẫu và quy trình sử dụng  trong các dự án      

- Tìm kiếm biểu mẫu nhanh chóng

- Tiết kiệm thời gian đi lại để phê duyệt nội dung các văn bản

- Các cấp quản lý có thể điều hành công việc từ xa .

 

3.2.ISO online phục vụ cho các đối tượng nào ?

- Loại hình doanh nghiệp, tổ chức có thể áp dụng: tất cả các loại hình doanh nghiệp và tổ chức đều có thể sử dụng được .

+ Doanh nghiệp, tổ chức đã xây dựng hệ thống Quản lý chất lượng ISO

+ Doanh nghiệp, tổ chức chưa xây dựng hệ thống Quản lý chất lượng ISO, miễn là chuẩn hóa được các biểu mẫu và quy trình làm việc của mình

Phạm vi doanh nghiệp ,tổ chức áp dụng được : có thể là doanh nghiệp lớn , vừa hoặc nhỏ 

 

3.3. Mô hình thiết kế hệ thống ISO online :

ISO online được thiết kế bao gồm các modul chính sau :

1) Biên tập quy trình , biểu mẫu :

Cho phép khách hàng tự upload các quy trình biểu mẫu của đơn vị mình lên hệ thống, định nghĩa các vị trí tham gia phê duyệt trên biểu mẫu .

2)   Quản trị hệ thống, bao gồm : 

+  Quản trị người sử dụng : Thêm sửa xóa NSD vào hệ thống, thêm sửa xóa danh mục phòng ban , thêm sửa xóa danh mục chức vụ , phân 1 NSD vào 1 bộ phận và ghi lại lịch sử thay đổi từ bộ phận này sang bộ phận khác, Phân 1 NSD vào 1 chức vụ và ghi lại lịch sử thay đổi từ chức vụ này sang chức vụ  khác, thay đổi mật khẩu của NSD

+ Quản lý danh mục : thêm sửa xóa danh mục loại dự án, thêm sửa xóa danh mục dự án , thêm sửa xóa danh mục nhà cung ứng tiềm năng…v.v

+ Phân quyền : Tạo ủy quyền , hủy ủy quyền , xem danh sách đang ủy quyền, phân quyền thực hiện chức năng ( vd : Quản lý danh mục dự án, loại dự án ..)

+ Tạo nhóm người sử dụng : Đối với 1 số người làm ở nhiều vị trí khác nhau cần tạo nhiều account thì cần nhóm những tài khoản này vào 1 nhóm để người sử dụng đó có thể làm việc với các vai trò khác nhau đó.

 3)   Quản lý công việc : 

+  Thêm sửa xóa công việc : cho phép thêm, sửa xóa 1 công việc vào 1 phần việc hay dự án cụ thể nếu công việc đó trong kế hoạch và vào 1 bộ phận nếu công việc đó không thuộc dự án, hoặc có thể thêm công việc vào trong 1 công việc khác

+  Thêm, xóa quy trình : Có thể thêm hoặc xóa các quy trình vào trong 1 công việc hoặc vào trong  1 quy trình khác

+  Thêm ,xóa biểu mẫu : Tạo biểu mẫu trong quy trình hoặc trong 1 biểu mẫu khác

+  Phê duyệt biểu mẫu : Chức năng này như là chức năng Inbox trong Outlook , cho phép tập hợp tất cả các biểu mẫu cần phê duyệt vào 1 vị trí. NSD chỉ vỉ mở ra và phê duyệt biểu mẫu , ngoài ra còn có thể xem vị trí của biểu mẫu trên cây công việc

+ Xem thông báo trong biểu mẫu : Chức năng này cho phép tạo thông báo tới 1 NSD nào đó yêu cầu thực hiện các việc liên quan trong 1 biểu mẫu.

+ Xem ý kiến trong biễu mẫu ; Trong quá trình phê duyệt biểu mẫu cần sự nhất trí của các thành viên tham gia ký trong biểu mẫu, có thể dùng  chức năng này để liên hệ thống nhất rồi sau đó thực hiện “phê duyệt” thay vì “Hủy” liên tục.

+  Xem thông báo trong quy trình : Khi có yêu cầu lập thông báo trong quy trình , người sử dụng có thể tạo 1 thông báo quy trình để gửi tới người liên quan đề nghị làm 1 biểu mẫu trong quy trình đó chẳng hạn.

 + In biểu mẫu ra file hoặc máy inh  : In mỗi biểu mẫu ra file PDF , từ đó có thể in ra giấy 

4 )  Tìm kiếm : 

+  Tìm kiếm công việc : Hiển thị các công việc của mỗi bộ phận theo tháng ; từ đó có thể đi vào các quy trình và biểu mẫu tiếp theo

+  Tìm kiếm biểu mẫu trong 1 năm : Có thể tìm kiếm các biểu mẫu theo các tiêu chí khác nhau như nội dung trong BM, người lập , người duyệt, thời gian lập …

+  Tìm kiếm các biểu mẫu mới phê duyệt gần nhất : Hiển thị các biểu mẫu của 1 NSD đã được phê duyệt gần đây nhất

 

3.4.  Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng ISO online

Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO Online sẽ tạo ra cho doanh nghiệp một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin, đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.

Với việc sử dụng ISO online, bạn có thế thực hiện ký các biểu mẫu qua mạng internet. Vì vậy bạn hoàn toàn yên tâm khi đi công tác vẫn có thể tham gia vào các quyết định mà cần có chữ ký của bạn. Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và biết được tiến độ của các công việc mà bạn đảm nhận.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các vị trí địa lý khác nhau thì việc sử dụng ISO online tỏ ra cực kỳ hiệu quả, thay vì mỗi lần bạn phải mang 1 biểu mẫu đi trình ký ở 1 vị trí khác sẽ gây tốn rất nhiều thời gian đi lại ảnh hưởng đến tiến độ công việc , bạn có thể thực hiện 1 tuần 1 lần chẳng hạn vào cuối tuần bằng bản giấy trắng mực đen trên các biểu mẫu in ra giấy.

Ngoài ra , do ISO online được xây dựng trên 1 cơ sở dữ liệu tập trung nên việc lưu trữ và đảm bảo an toàn cho dữ liệu công ty rất tiện lợi.

Nói tóm lại, sử dụng ISO online doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực, chi phí đi lại , chi phí in ấn ,vv mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.

 

4. Liên hệ netValue:

Công ty TNHH cung cấp sản phẩm và dịch vụ trực tuyên  netValue

Điện thoại để bàn : 04 66751575

Website : http://isoOnline.vn.  Email : [email protected]

Website: http://www.isoonline.vn.  Hotline:  093 4220 775

VP giao dịch   : Tầng 4 - Số nhà 47- ngách 117, đường Nguyễn Sơn – Quận Long Biên – Hà nội

Trụ sở ĐKKD : Thôn Phù Dực- Xã Phù Đổng - Huyện Gia Lâm - TP Hà nội

 

5. Lĩnh vực hợp tác netValue và Luật Minh Khuê 

CÔNG TY TƯ LUẬT MINH KHUÊ là nhà tư vẫn pháp luật thường xuyên của NETVALUE, cụ thể:

+ Tư vấn bảo hộ thành công bản quyền chương trình phần mềm máy tính ISO online;

+ Và nhiều lĩnh vực tư vấn, hợp tác khác.

Rất mong được sự hợp tác & cùng phát triển!
Trân trọng./.
Công ty luật Minh Khuê (biên tập)