Địa chỉ của người mua hàng trên hóa đơn có được viết bằng tiếng nước ngoài ?

Mong nhận được tư vấn từ luật sư. Xin cảm ơn !

Người gửi: L.P

Câu hỏi được biêu tập từ chuyên mụctư vấn pháp luật thuế của công ty luật Minh Khuê.

Luật sư tư vấn pháp luật thuế gọi:1900.6162

Trả lời:

Chào chị! cảm ơn chị đã gửi thắc mắc của mình tới công ty tư vấn luật Minh Khuê, căn cứ những thông tin mà chị cung cấp luật sư xin tư vấn cho chị như sau.

Cơ sở pháp lý.

- Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Thông tư 26/2015/TT-BTC Hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Nội dung phân tích.

1. Quy định về ngôn ngữ sử dụng trên hóa đơn

Việc ghi tên người mua hàng trên hóa đơn được quy định tại điểm k khoản 1 điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

"...Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt."

Ngoài ra, Điểm g, Khoản 1, Điều 6 (Nội dung hóa đơn điện tử), Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn:

“g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.”

Như vậy, Hóa đơn điện tử phải được thể hiện bẳng tiếng Việt, nếu cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì theo thỏa thuận giữa người bán và người mua và có thể là bất kỳ ngôn ngữ nào. Chỉ dương nhiên là tiếng Anh nếu hai bên mua bán không có quy định cụ thể.

Vậy theo thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 32/2011/TT-BTC nếu trong trường hợp cần ghi tên nước ngoài của công ty trên hóa đơn thì vẫn cần có tên tiếng Việt tên nước ngoài sẽ được ghi bằng cỡ chữ nhỏ hơn và được ghi vào dấu ngoặc. Vậy với trường hợp này người bán hàng chỉ ghi theo tên nước ngoài của công ty mà không ghi kèm tên tiếng Việt của công ty thì trường hợp này được coi là ghi sai tên công ty trên hóa đơn mà không sai mã số thuế.

2. Xử lý trường hợp hóa đơn viết sai tên công ty hoặc địa chỉ công ty

Trường hợp 1: Hóa đơn giấy

Trường hợp hóa đơn viết sai được quy định tại thông tư 26/2015/TT-BTC tại khoản 7 điều 3 như sau:

"Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.” 

Vậy để xử lý được hóa đơn viết sai tên công ty trong trường hợp này chỉ cần lập một biên bản điều chỉnh ghi rõ sai sót về địa chỉ trên hóa đơn và địa chỉ đúng cần điều chỉnh lại, hai bên cùng ký tên xác nhận và lưu lại kẹp cùng hóa đơn đã lập sai để làm căn cứ hoạch toán, tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp 2: hóa đơn điện tử

Xử lý hóa đơn điện tử có mã phát hiện sai sót khi chưa gửi cho người mua

Người bán cần thực hiện gửi thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 như hình dưới đây để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập một hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử > gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế hóa đơn đã lập > Gửi cho người mua.

Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử có mã phát hiện sai sót đã gửi cho người mua

Trường hợp sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sốt và thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục như trên và không phải lập lại hóa đơn.

3. Xử lý trường hợp hóa đơn sai những nội dung khác ngoài tên và địa chỉ người mua

Trường hợp 1: Đối với hóa đơn giấy

Theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:

Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua: nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế: nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót: thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp 2: Đối với hóa đơn điện tử

Trường hợp sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách và chất lượng

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục như trên về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử khác thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng sai sót.

– Sau khi nhận được thông báo của bên mua, Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan thuế.

– Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số…, ký hiệu hóa đơn…, số hóa đơn…, ngày…tháng…năm…”.

– Người bán cần ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới và gửi Cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

4. Quy định hành vi vi phạm về hóa đơn

Hiện nay, quy định mới nhất về vi phạm hành chính hóa đơn được thể hiện rất rõ trong Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, do Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020.

Cụ thể, tại Điều 4, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định các hành vi vi phạm về hóa đơn và phân loại thành 02 trường hợp cụ thế.

Trường hợp 1: Vi phạm hóa đơn do lỗi sử dụng hóa đơn, chứng từ

Người dùng sẽ bị mắc lỗi vi phạm hóa đơn nếu sử dụng các hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:
- Hóa đơn và chứng từ giả;
- Hóa đơn và chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;
- Hóa đơn, chứng từ bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bởi các biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn. Ngoại trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
- HĐĐT không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- HĐĐT chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ lập kể từ ngày đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế các định không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ trước ngày xác nhận bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo xác nhận về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
>> Tham khảo: Quy định xử lý vi phạm với hóa đơn đặt in.

Trường hợp 2: Vi phạm do sử dụng hóa đơn, chứng từ bị lỗi

Hiện nay, người dùng nếu sử dụng hóa đơn chứng từ bị lỗi, không đáp ứng đầy đủ quy định, yêu cầu của pháp luật cũng sẽ bị quy vào vi phạm hành chính hóa đơn, chứng từ:
- Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa hay sửa chữa không đúng quy định;
- Hóa đơn, chứng từ khống; hóa đơn, chứng từ phản ánh không đúng với giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
- Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hay sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
- Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa và dịch vụ khác;
- Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra (ngoại trừ những trường hợp hóa đơn của cơ quan thuế hay hóa đơn được ủy nhiệm lập hóa đơn);
- Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

Căn cứ Điều 24 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP mới ban hành gần đây nhất, các đơn vị kinh doanh khi mắc phải vi phạm hành chính về hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể mức xử phạt vi phạm phát hành hóa đơn như sau:

Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;

c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;

d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;

đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;

e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;

g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

5. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 4, khoản 5 Điều này khi người mua có yêu cầu.

Trên đây là những tư vấn của chúng tôi về thắc mắc của chị, cảm ơn chị đã tin tưởng công ty Luật Minh Khuê.

Trân trọng./.

BỘ PHẬN TƯ VẤN PHÁP LUẬT - CÔNG TY LUẬT MINH KHUÊ