1. Quy định pháp luật về hóa đơn

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính, được sử dụng để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn thường được lập bởi tổ chức kinh doanh hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Hóa đơn chứa các thông tin quan trọng như:

- Thông tin về người bán (tổ chức hoặc cá nhân).

- Thông tin về người mua (khách hàng).

- Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán hoặc cung cấp, bao gồm số lượng, đơn giá, và thành tiền.

- Tổng cộng số tiền cần thanh toán.

- Thông tin về các khoản thuế nếu có.

- Các thông tin khác như mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, hạn thanh toán, v.v.

Hóa đơn có thể được lập và xuất dưới hai hình thức chính:

- Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra và lưu trữ bằng hệ thống máy tính, không cần in trên giấy. Hóa đơn điện tử thường được cấp phát mã số hóa đơn điện tử (Mẫu 01) và phải tuân theo các quy định và hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương.

- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế địa phương đặt in và cung cấp cho doanh nghiệp. Hóa đơn này thường được sử dụng khi doanh nghiệp không thể tự tạo hóa đơn điện tử hoặc muốn sử dụng hóa đơn giấy thông thường.

Hóa đơn là một phần quan trọng của quá trình kế toán và quản lý tài chính, giúp ghi nhận và kiểm soát các giao dịch tài chính của một tổ chức hoặc cá nhân, đồng thời cũng cần tuân thủ các quy định của cơ quan thuế liên quan đến việc lập và bảo quản hóa đơn.

Về thời điểm lập hóa đơn trong trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ là rất quan trọng để xác định khi nào giao dịch được coi là hoàn thành và để xác định việc tính thuế và kế toán tương ứng. Một số điểm quan trọng cần lưu ý:

- Bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn cho bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là hóa đơn cần được lập và gửi cho người mua ngay sau khi hàng hóa đã được chuyển giao, ngay cả khi thanh toán sẽ được tiến hành sau này.

- Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn cho cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu người cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ (như tài liệu bạn đã nêu), thì thời điểm lập hóa đơn không phải là thời điểm thu tiền mà là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ.

Các quy tắc này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn và thời điểm hoàn thành giao dịch, có tác động đến việc tính thuế và ghi nhận doanh thu trong kế toán.

2. Quy định về địa chỉ ghi trên hóa đơn

Địa chỉ ghi trên hóa đơn là một phần quan trọng và cần tuân theo các quy định của cơ quan thuế. Những quy định về việc ghi địa chỉ trên hóa đơn như bạn đã mô tả đúng là để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ trong việc xác định và ghi nhận thông tin kinh doanh của người bán và người mua. Điều này giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra dễ dàng, đồng thời giảm nguy cơ gian lận thuế.

Các yếu tố quan trọng trong việc ghi địa chỉ trên hóa đơn bao gồm:

- Đầy đủ thông tin: Địa chỉ trên hóa đơn cần phải đủ thông tin về số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, và thành phố. Thiếu bất kỳ một trong các thông tin này có thể dẫn đến sự không rõ ràng và khó xác định địa điểm giao dịch.

- Xác định chính xác: Địa chỉ phải chính xác và phù hợp với đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn thể hiện đúng vị trí và địa chỉ kinh doanh của người bán và người mua.

- Sử dụng danh từ thông dụng: Trong trường hợp tên địa chỉ quá dài, có thể sử dụng các danh từ thông dụng để viết ngắn gọn như "Phường" thành "P," "Quận" thành "Q," và "Thành phố" thành "TP." Tuy nhiên, điều quan trọng là vẫn phải giữ được tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

Tất cả những quy định này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch kinh doanh và quản lý thuế, và làm giảm nguy cơ xảy ra sai sót hoặc vi phạm thuế.

Như vậy, địa chỉ ghi trên hóa đơn phải đảm bảo 02 yếu tố:

- Đầy đủ số nhà; tên đường, phố; phường/xã; quận/huyện; thành phố.

- Xác định được chính xác địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

3. Địa chỉ trên hóa đơn có cần ghi Việt Nam không? 

Việc ghi địa chỉ trên hóa đơn không cần phải bao gồm chữ "Việt Nam," tuy nhiên, điều quan trọng là đảm bảo địa chỉ trên hóa đơn phải đầy đủ thông tin, bao gồm số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, và phải xác định chính xác tên và địa chỉ doanh nghiệp, phù hợp với đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã ghi chữ "Việt Nam" trong thông tin đăng ký kinh doanh, thì trên hóa đơn cũng cần phải ghi chữ "Việt Nam." Tuy nhiên, nếu trên hóa đơn thiếu hoặc viết tắt chữ "Việt Nam" nhưng vẫn có khả năng xác định địa chỉ chính xác của người mua và người bán, mã số thuế, và các thông tin khác trên hóa đơn đều chính xác, thì hóa đơn đó vẫn được coi là hợp pháp

Theo Công văn 74297/CT-TTHT của Tổng cục Thuế ngày 05/12/2016, nếu trên hóa đơn thiếu thông tin về phường/xã, tỉnh nhưng vẫn có thể xác định địa chỉ cụ thể của công ty và các thông tin khác trên hóa đơn đều chính xác, thì những hóa đơn này vẫn có thể sử dụng để kê khai thuế.

Như vậy, trong trường hợp hóa đơn ghi thiếu/thừa/viết tắt phường, tỉnh, Việt Nam nhưng vẫn xác định được địa chỉ chính xác của doanh nghiệp, các nội dung khác trên hóa đơn đều chính xác thì hóa đơn này vẫn được xác định là hợp pháp.

4. Quy định về hướng dẫn ghi hóa đơn

Thông tin về quy định ghi nội dung trên hóa đơn là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định liên quan đến giao dịch thương mại và thuế. Dưới đây là điểm cốt lõi:

Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tiếng Việt. Nếu bán nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, thì tên hàng hóa phải thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Nếu có quy định về mã hàng hóa hoặc dịch vụ, thì trên hóa đơn cần ghi cả tên và mã hàng hóa hoặc dịch vụ. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Kèm theo bảng kê: Hóa đơn phải ghi rõ "kèm theo bảng kê số..., ngày..., tháng..., năm." Bảng kê phải cung cấp thông tin về người bán, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trong trường hợp thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, cần ghi tiêu thức "thuế suất giá trị gia tăng" và "tiền thuế giá trị gia tăng."

Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán cần ghi đơn giá hàng hóa hoặc dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trong trường hợp sử dụng bảng kê để liệt kê hàng hóa hoặc dịch vụ, thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá. 

Nói chung, việc tuân thủ quy định về ghi nội dung trên hóa đơn là quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch và để tuân thủ các quy định liên quan đến thuế và quản lý tài chính. Các hóa đơn cần phải đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định.

Vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn

Tham khảo thêm: Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử ra sao năm 2023?