Mục lục bài viết

Thưa luật sư, vừa qua công ty tôi có phát hiện nhân viên có hành vi tuồn thông tin khách hàng của công ty cho một số bên đối thủ cùng lĩnh vực. Vậy trong trường hợp này để củng cố bằng chứng chứng minh hành vi vi phạm của người lao động này để tiến tới xử lý kỷ luật lao động hoặc khiếu kiện thì công ty có thể tiến hành điều tra mở rộng ra bên ngoài không chỉ phạm vi nơi làm việc của người lao động hay không? Rất mong nhận được hồi đáp từ luật sư. Tôi xin cảm ơn!

Người hỏi: Minh Hiếu - Bắc Giang

1. Cơ sở pháp lý về xử lý kỷ luật lao động

- Bộ luật lao động năm 2019

- Nghị định 145/2020/NĐ-CP

- Nghị định 12/2022/NĐ-CP

2. Trình tự công việc cần tiến hành khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động của nhân viên

Trình tự thủ tục mà người sử dụng lao động được tiến hành xử lý hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động theo đúng quy định pháp luật đó là:

- Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động;

- Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động:

- Thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật lao đọng là thành viên, người lao động, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi) ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động và đảm bảo các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp;

- Nhận được xác nhận tham dự cuộc họp của những người được gửi thông báo nêu trên, trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì phải thỏa thuận lại với người lao động về việc thay đổi thời gian, địa điểm (không thỏa thuận được thì tự quyết định);

- Tiến hành cuộc họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo (ai vắng mặt thì vẫn tiến hành bình thường)

- Ghi biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật lao động và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp có chữ kỹ của thành phần tham gia (ai không kus thì ghi rõ lý do)

- Ra quyết định xử lý kỷ luật lao động (đúng người có thẩm quyền và trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động) gửi đến thành phần phải tham dự cuộc họp.

Như vậy, trình tự hợp lệ mà người sử dụng phải tiến hành khi xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động là như trên đã trình bày.

3. Phạm vi điều tra của người sử dụng lao động trong xem xét xử lý kỷ luật lao động

3.1. Quy định pháp luật lao động về phạm vi điều tra của người sử dụng lao động

Bộ luật lao động chỉ quy định về thẩm quyền điều tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy trong phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trong hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Đồng thời pháp luật lao động cũng quy định người sử dụng lao động không được quyền xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động nào đang trong thời gian chờ kết quả xác minh và kết luận từ cơ quan điều tra có thẩm quyền.

Theo trình tự xử lý kỷ luật lao động được hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP (phân tích tại mục 2) thì chỉ trường hợp người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì mới được thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Ngoài các quy định nêu trên, tại Bộ luật lao động không có quy định nào quy định về quyền điều tra của người sử dụng lao động trong việc truy tìm , xác minh các chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm trước khi tiến hành xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động.

3.2. Quyền điều tra ngoài phạm vi làm việc của người lao động vi phạm kỷ luật lao động

Dựa trên nguyên tắc người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động khi tiến hành xử lý kỷ luật lao động có thể suy luận người sử dụng lao động có thể tiến hành điều tra nội bộ trong phạm vi doanh nghiệp để thu thập các chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động làm cơ sở cho việc xử lý kỷ luật lao động. Cũng chính vì pháp luật lao động chưa có quy định cụ thể nào về vấn đề phạm vi điều tra của người sử dụng lao động khi xử lý vi phạm kỷ luật lao động nên có thể hiểu rằng người sử dụng lao động có quyền tự quyết định sao cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo không trái với các quy định khác của pháp luật.

Mặt khác, do mục đích của nội quy lao động của doanh nghiệp và các quy định của Bộ luật lao động là nhằm mục đích duy trì trật tự trong phạm vi doanh nghiệp và người sử dụng lao động chỉ được quyền xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vi phạm nào của người lao động mà đã được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp/được thỏa thuận trong hợp đồng lao động/ được quy định cụ thể hành vi vi phạm trong Bộ luật lao động, cho nen về mặt nguyên tắc việc điều tra của người sử dụng lao động để xác định lỗi của người lao động phục vụ cho mục đích xử lý kỷ luật lao động cũng sẽ chỉ có thể diễn ra trong phạm vi doanh nghiệp mà thôi.

4. Băng thu âm cuộc họp, cộc nói chuyện điện thoai có là bằng chứng được Tòa án chấp nhận khi giải quyết TCLĐ?

Theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, các tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và các dữ liệu điện tư đều được xem là nguồn chứng cứ hợp pháp. Tuy nhiên, để các bên đương sự, khi cần thiết có thể sử dụng và trình nộp cho tòa án có thẩm quyền như là chứng cứ nhằm bảo vệ quan điểm của mình trong các tranh chấp, các nguồn chứng cứ ngoài việc phải hàm chứa nội dung rõ ràng có liên quan đến tranh chấp, còn phải thỏa mãn những điều kiện nhất định về mặt hình thức theo quy định tại Điều 59 Bộ luật tố tụng dân sự. Cụ thể:

- Đối với tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ nếu được xuất trình kèm theo văn bản trình bày của người có tài liệu đó về xuất xứ của tài liệu nếu họ tự thu âm, thu hình hoặc văn bản có xác nhận của người đã cung cấp cho người xuất trình về xuất xứ của tài liệu đó;

- Đối với thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Theo đó, giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.

Từ các quy định nêu trên thì có thể thấy rằng, các băng thu âm, ghi hình hoặc tin nhắn điện thoại mà các đương sự xuất trình trong việc giải quyết tranh chấp nói chung v à tranh chấp lao động nói riêng sẽ không hiển nhiên được xem là chứng cứ được tòa án có thẩm quyền chấp thuận, trừ khi đáp ứng được các điều kiện về hình thức như được nêu ở trên. Và trong trường hợp này, các tin nhắn điện thoai, email trao đổi giữa người sử dụng lao động và người lao động sẽ có giá trị làm chứng cứ nếu các tin nhắn điện thoại và email đó được gửi từ chính tài khoản email hoặc số điện thoại của người sử dụng lao động và người lao động.

Đối với các băng thu âm về nội dung các cuộc họp trao đổi, các cuộc nói chuyện qua điện thoại, các băng thu âm sẽ được xem là chứng cứ hợp pháp nếu đương sự xuất trình được cùng với biên bản làm việc về nội dung cụ thể trong băng ghi âm, có đầy đủ chữ kỹ của các bên; văn bản xác nhận của các bên về việc thu âm; hoặc các bên đều thừa nhận nội dung trao đổi trong băng thu âm là đúng sự thật... Và trường hợp nếu người lao động hoặc người lao động tự ý thu âm mà không cung cấp được các văn bản xác nhận xuất xứ hoặc văn bản về sự việc có liên quan tới việc thu âm đó thì băng thu âm về nội dung các cuộc họp trao đổi, các cuộc nói chuyện qua điện thoại sẽ không được Tòa án có thẩm quyền công nhận là chứng cứ hợp pháp, mà chỉ là có giá trị tham khảo trong quá trình xét xử.

Bên cạnh đó, tại điểm b khoản 1 Điều 91 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định về nghĩa vụ chứng minh. Trong đó, đương sự là người lao động trong vụ án lao động mà không cung cấp, giao nộp được cho Tòa án tài liệu, chứng cứ vì lý do tài liệu, chứng cứ đó đang do  người sử dụng lao động quản lý, lưu giữ thì người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ đó cho tòa án. Và người lao động khởi kiện vụ án đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động thuộc trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động theo quy định của pháp luật về lao động thì nghĩa vụ chứng minh thuộc về người sử dụng lao động. Và bởi lẽ đó, trường hợp các băng ghi âm mà người lao động cung cấp không được xem là chứng cứ đi chăng nữa thì nghĩa vụ chứng minh vẫn sẽ thuộc về người sử dụng lao động, chứng minh cho việc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động/quyết định xử lý kỷ luật lao động đã đưa ra là đúng quy định của pháp luật.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi đối với thắc mắc của khách hàng "về phạm vi điều tra hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động". Bạn đọc có vướng mắc pháp lý nào khác cần hỗ trợ vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6162 để được trao đổi trực tiếp với luật sư, nhận giải đáp nhanh chóng và chính xác nhất. Rất mong nhận được sự hợp tác!

Luật Minh Khuê (Tổng hợp và phân tích)