Thuê thám tử tư điều tra hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động để làm cơ sở xử lý kỷ luật lao động người lao động được không?

Kính chào công ty Luật Minh Khuê, tôi có thắc mắc liên quan tới lĩnh vực lao động cần được luật sư giải đáp. Công ty chúng tôi hoạt động lĩnh sản xuất, theo tình hình kiểm tra phát hiện một số người lao động có hành vi rút lõi nguyên liệu và tuồn ra bên ngoài bán, nhưng đây mới chỉ là nghi ngờ, chưa có căn cứ pháp lý rõ ràng. Và vấn đề này cũng khá phức tạp, chúng tôi đang có dự định thuê thám tử tư tiến hành công việc theo dõi, điều tra và thu thập chứng cứ để làm căn cứ xem xét xử lý kỷ luật lao động đối với những người lao động có hành vi vi phạm. Vậy xin luật sư cho  biết, việc thuê thám tử tư này có được phép hay không? Sử dụng những bằng chứng do thám tử tư cung cấp có được coi là bằng chứng pháp lý để xử lý kỷ luật lao động hợp pháp theo quy định pháp luật hay không? Rất mong  nhận được tư vấn thấu đáo từ luật sư. Tôi xin cảm ơn!

Người hỏi: Nguyễn Hòa - Bình Dương

1. Cơ sở pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2020

- Bộ luật lao động năm 2019

- Bộ luật tố tụng dân sự 2015

2. Tính hợp pháp của hoạt động thám tử tư

Trên thực tế hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thám tử (dịch vụ điều tra cho các cá nhân, tổ chức). Sự phát tiển của dịch vụ thám tử tư dựa trên nhu cầu của thị trường Việt Nam. Tuy vậy, thực tế về mặt pháp lý, cho đến nay trong hệ thống pháp luật lại chưa có khhung pháp lý nào điều chỉnh các hoạt động thám tử tư này, chưa được pháp luật công nhận là một ngành nghề kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam (phần lớn đều đang hoạt động dưới danh nghĩa cung cấp dịch vụ cung cấp thông tin, dịch vụ bảo vệ hoặc tương tự theo quy định của Luật doanh nghiệp).

Vấn đề này nhạy cảm và rủi ro ở chỗ, theo quy định tại Điều 21 Hiến pháp 2013 và Điều w38 Bộ luật dân sự, thì thông tin của cá nhân là bất khả xâm phạm và được pháp luật bảo vệ. Việc thu thập thông tin của cá nhân phải được sự đồng ý của người đó, trừ trường hợp việc thu thập, công bố thông tin, tư liệu là dựa theo quyết định của cơ quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền. 

Từ những lập luận trên, có thể thấy các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thám tử tư chưa phải là đơn vị có chức năng và thẩm quyền thu thập thông tin được pháp luật công nhận, việc công ty sử dụng dịch vụ thám tử tư và theo đó đơn vị thám tử tư tự tiến hành điều tra có hành vi thu thập thông tin cá nhân của người lao động thì có thể bị xem là hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền riền tư của người lao động bị điều tra, nếu người lao không đồng ý. 

Và do vậy, người sử dụng lao động cần phải cân nhắc kỹ các vấn đề pháp lý trước khi quyết định sử dụng dịch vụ thám tử tư để điều tra người lao động.

3. Bằng chứng do thám tử tư cung cấp có là hợp pháp để xử lý kỷ luật lao động người lao động vi phạm?

3.1 Pháp luật lao động về quy trình, thủ tục thu thập chứng cứ để xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định tại khoản 1 Điều 122 Bộ luật lao động 2019, pháp luật lao động ghi nhận người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Việc chứng minh ở đây được hiểu là người sử dụng lao động phải thu thập và cung cấp các chứng cứ, tài liệu ghi nhận về hành vi vi phạm tương ứng của người lao động để làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý kỷ luật lao động. Đồng thời các chứng cứ và tài liệu đó cũng có thể được sử dụng trước Tòa án hoặc cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền để chứng minh cho quan điểm của doanh nghiệp, nếu có phát sinh tranh chấp hoặc khiếu kiện về lao động có liên quan đến việc xử lý kỷ luật lao động.

Pháp luật lao động hiện chưa có quy định cụ thể về thủ tục xác minh, thu thập chứng cứ cũng như quy định về hình thức và điều kiện của các chứng cứ được xử dụng để xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động. Song khi xử lý kỷ luật lao động người lao động người sử dụng lao động có thể sẽ phải đối mặt với rủi ro bị người lao động khởi kiện dân sự tại Tòa án do đó, về giá trị pháp lý của chứng cứ xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp có thể tham khảo các quy định về chứng cứ ghi nhận trong Bộ luật tố tụng dân sự. Cụ thể tại các Điều 94, Điều 95. Theo đó, chứng cứ hợp pháp có thể bao gồm:

- Tài liệu đọc được (bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận);

- Tài liệu nghe được, nhìn được (phải được xuất trình kèm theo văn bản trình bày của người có tài liệu đó về xuất xứ của tài liệu nếu họ tự thu âm, thu hình hoặc văn bản có xác nhận của người đã cung cấp cho người xuất trình về xuất xứ của tài liệu đó hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó);

- Dự liệu điện tử (trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo fax và các hình thức tương tự khác);

- Vật chứng (là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc);

- Lời khai của đương sự, của người làm chứng (được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, thiết bị khác chứa âm thanh, hình ảnh);

- Kết luận giám định;

- Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ;

- Kết quả định giá tài sản, thẩm định giá tài sản;

- Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập (ví dụ như vi bằng được lập bởi đơn vị thừa phát lại);

- văn bản công chứng, chứng thực.

Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức, cá nhân đều có quyền tự mình thu thập chứng cứ bằng cách tự mình:

- Thu thập các tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, thông điệp dữ liệu điện tử, vật chứng có liên quan đến vụ việc;

- Xác định người làm chứng và lấy xác nhận của người làm chứng;.

Bên cạnh đó, việc thu thập chứng cú cũng có thể được thực hiện bằng việc yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cho sao chép hoặc cung cấp những tài liệu có liên quan và yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký của người làm chứng.

Riêng đối với trường hợp phát sinh tranh chấp được giải quyết tại tòa án, cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu Tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ nếu đượng sự không thể thu thập tài liệu, chứng cứ; đồng thời cũng có thể yêu cầu Tòa án ra quyết định trung cầu giám định, định giá tài sản cho mục đích thu thập chứng cứ.

3.2. Lưu ý đối với người sử dụng lao động

Như vậy, để có được chứng cứ hợp pháp để phục vụ cho việc xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm và sử dụng được trước Tòa án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi phát sinh tranh chấp thì người sử dụng lao động có thể tự mình hoặc ủy quyền hợp lệ cho một bên thứ ba tiến hành thu thập chứng cứ (tất nhiên cần lưu ý là việc ủy quyền cho bên thứ ba phải đảm bảo sẽ không để xảy ra tình trạng xâm phạm thông tin cá nhân như đã phân tích).

Tóm lại, để có chứng cứ hợp pháp để xử lý kỷ luật lao động người lao động có hành vi vi phạm người sử dụng lao động có thể làm việc với người lao động có liên quan hoặc người chứng kiến vụ việc và lập biên bản các buổi làm việc này lại hoặc cũng có thể đề nghị những người này viết bản tường trình về sự việc. Bên cạnh đó, để chứng cứ thu thập được có giá trị pháp lý mạnh hơn người sử dụng lao đọng có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ thừa phát lại.

Như trường hợp quý khách hỏi có dấu hiệu của hành vi trộm cắp thì công ty hoàn toàn có quyền báo cáo những hành vi vi phạm đó tới cơ quan công an để được tiếp nhận, điều tra và xử lý theo quy định của pháp luật mà lại hạn chế được rủi ro cho công ty khi lựa chọn thuê thám tử tư. Trong trường hợp này, từ những tài liệu, chứng cứ do bên cơ quan công an thu thập được công ty cũng có thể sử dụng để là căn cứ tiến hành xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm.

Cũng cần lưu ý thêm, dù đã có căn cứ hợp pháp để xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động, song doanh nghiệp cũng cần lưu ý, phải đảm bảo tuân thủ đúng trình tự thủ tục xử lý kỷ luật lao động và thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo quy định của Bộ luật lao động và văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo quyết định xử lý kỷ luật lao động có hiệu lực.

4. Xác định ngày hành vi vi phạm kỷ luật lao động xảy ra để tính thời hiệu xử lý kỷ luật lao động?

Khoản 1 Điều 123 Bộ luật lao động quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động tối đa là 06 tháng, được tính từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; nếu hành vi vi phạm có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 12 tháng. Ngoài quy định nêu trên, Bộ luật lao động chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể về việc xác định ngày xảy ra hành vi vi phạm làm cơ sở tính thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Vì vậy, việc giải thích và áp dụng pháp luật trong trường hợp này sẽ tùy thuộc nhiều vào quan điểm của các cơ quan quản lý lao động và Tòa án có thẩm quyền trực tiếp thụ lý giải quyết vụ án khi có phát sinh tranh chấp. 

Trên thực tế, việc xác định ngày xảy ra hành vi vi phạm của người lao động là rất khó, nhất là đối với doanh nghiệp không trang bị các công cụ hỗ trợ quản lý. Theo đó, người sử dụng lao động không thể phát hiện được ngay tức hời các hành vi vi phạm của người lao động hoặc không thể trích xuất lại thời điểm chính xác xảy ra các hành vi vi phạm của người lao động. Vì vậy, nếu cả người sửu dụng lao động và người lao động đều không thể xác định được chính xác ngày xảy ra hành vi vi phạm là ngày nào thì người sử dụng lao động nên lập biên bản ghi nhận vi phạm của người lao động tại thời điểm phát hiện hành vi vi phạm và căn cứ vào đó để tính thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Tuy nhiên, trường hơp này vẫn có thể có rủi ro vì khi đưa vụ việc ra giải quyết tại Tòa án hoặc cơ quan quản lý nhà nước người lao động có thể sẽ lại đưa ra căn cứ xác định ngày vi phạm là ngày khác để xác định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động. Do đó, để đảm bảo trật tự của doanh nghiệp cũng như hạn chế những rủi ro trong xử lý tranh chấp lao động, doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế quản lý nhân sự chặt chẽ đồng thời lắp đặt các thiết bị hỗ trợ.

1900.6162

Luật Minh Khuê (tổng hợp và phân tích)