Quảng cáo trên bảng quảng cáo cần nộp hồ sơ gì?

Trong cấu trúc pháp lý về quản lý đô thị và hoạt động thương mại, việc lắp đặt và vận hành bảng quảng cáo được coi là một hoạt động kinh doanh có điều kiện, chịu sự giám sát chặt chẽ bởi hệ thống cơ quan quản lý đa ngành. Để một bảng quảng cáo được hiện diện hợp pháp, chủ thể quảng cáo không chỉ phải tuân thủ các quy chuẩn về nội dung, thẩm mỹ mà còn phải hoàn thiện một bộ hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh, đáp ứng đầy đủ các điều kiện về quyền sở hữu, quyền sử dụng đất và các tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng.

Dưới ánh sáng của công cuộc cải cách thủ tục hành chính và sự vận hành của Luật Quảng cáo sửa đổi có hiệu lực từ năm 2026, quy trình nộp hồ sơ đã được tinh gọn theo hướng số hóa, song vẫn đảm bảo tính nghiêm ngặt trong việc kiểm soát các công trình quảng cáo tấm lớn có tác động đến an toàn công cộng. Việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ — từ văn bản thông báo sản phẩm quảng cáo, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho đến các hợp đồng thuê địa điểm và giấy phép xây dựng công trình quảng cáo đối với các thiết bị có kết cấu phức tạp — không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là tấm lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro về đình chỉ thi công, cưỡng chế tháo dỡ và các chế tài xử phạt vi phạm hành chính nghiêm khắc.

1. Căn cứ pháp lý về hoạt động thông báo sản phẩm quảng cáo

Hoạt động quảng cáo ngoài trời, đặc biệt là bảng quảng cáo và băng rôn, chịu sự điều chỉnh của một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đa tầng, từ Luật, Nghị định đến các Thông tư hướng dẫn và Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Tại Việt Nam, nền tảng cốt lõi vẫn là Luật Quảng cáo 2012, hiện đang được cập nhật bởi Luật Quảng cáo sửa đổi 2025 nhằm thích ứng với sự phát triển của công nghệ và hạ tầng đô thị.

1.1. Nghĩa vụ thông báo sản phẩm quảng cáo 

Theo quy định tại Điều 29 Luật Quảng cáo 2012, việc thực hiện quảng cáo trên bảng quảng cáo và băng rôn không còn yêu cầu "Giấy phép quảng cáo" như các giai đoạn pháp lý trước đây, mà được thay thế bằng hình thức "Thông báo sản phẩm quảng cáo". Đây là một bước tiến quan trọng trong việc giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, quyền tự do thực hiện quảng cáo phải đi đôi với nghĩa vụ tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức và vị trí đặt phương tiện.

Nghĩa vụ thông báo theo Điều 29 được thiết lập dựa trên nguyên tắc: tổ chức, cá nhân có nhu cầu quảng cáo phải gửi hồ sơ thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trước khi thực hiện quảng cáo ít nhất 15 ngày. Cơ chế này cho phép cơ quan nhà nước nắm bắt thông tin, thực hiện chức năng giám sát và có ý kiến phản hồi nếu nội dung hoặc hình thức quảng cáo vi phạm các quy định cấm. Nếu trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận không có văn bản trả lời, tổ chức, cá nhân được quyền thực hiện quảng cáo theo đúng nội dung đã thông báo.

1.2. Sự giao thoa giữa Luật Quảng cáo và các luật chuyên ngành

Hoạt động thông báo sản phẩm quảng cáo không tồn tại độc lập mà có sự liên kết chặt chẽ với nhiều lĩnh vực pháp luật khác. Đối với các sản phẩm đặc thù như thực phẩm chức năng, dược phẩm hay mỹ phẩm, hồ sơ thông báo phải căn cứ thêm vào Luật An toàn thực phẩm, Luật Dược và các nghị định hướng dẫn về quảng cáo sản phẩm đặc biệt như Nghị định 342/2025/NĐ-CP. Ngoài ra, việc lắp đặt bảng quảng cáo có kết cấu lớn còn chịu sự điều chỉnh của Luật Xây dựng và các quy chuẩn về an toàn công trình ngoài trời.

Dưới đây là bảng tổng hợp các văn bản pháp lý chủ đạo điều chỉnh hoạt động thông báo sản phẩm quảng cáo giai đoạn 2025–2026:

2. Danh mục hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo trên bảng quảng cáo và băng rôn

Hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo là tập hợp các tài liệu pháp lý và kỹ thuật nhằm chứng minh tính hợp pháp của chủ thể thực hiện, sự an toàn của phương tiện và tính đúng đắn của nội dung quảng cáo. Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp quá trình thông báo diễn ra thông suốt mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt hậu kiểm của thanh tra chuyên ngành.

2.1. Văn bản thông báo nội dung sản phẩm quảng cáo

Đây là tài liệu bắt buộc đóng vai trò như đơn đề nghị chính thức. Theo mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư số 10/2013/TT-BVHTTDL (vẫn được áp dụng cho đến khi có văn bản thay thế), văn bản này phải ghi rõ :

• Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thông báo.
• Nội dung sản phẩm quảng cáo (mô tả thông điệp, hình ảnh chủ đạo).
• Thời gian thực hiện quảng cáo (ngày bắt đầu và kết thúc).
• Địa điểm cụ thể đặt bảng quảng cáo hoặc lộ trình treo băng rôn.
• Số lượng phương tiện quảng cáo sẽ triển khai thực hiện.
• Cam kết tự tháo dỡ sau khi hết thời hạn và chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ.

2.2. Hồ sơ về chất lượng hàng hóa và chứng minh sự hợp chuẩn, hợp quy

Một trong những mục tiêu trọng yếu của quản lý nhà nước về quảng cáo là bảo vệ người tiêu dùng khỏi các thông tin gian dối về chất lượng. Do đó, đối với các loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo quy định tại Điều 20 Luật Quảng cáo, hồ sơ phải kèm theo giấy tờ chứng minh đủ điều kiện để quảng cáo.

Sự phân loại hồ sơ chất lượng tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa:

• Đối với sản phẩm thông thường: Cần bản sao giấy tờ chứng minh sự hợp chuẩn, hợp quy của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật.
• Đối với quảng cáo sự kiện: Nếu thực hiện quảng cáo cho một sự kiện văn hóa, thể thao hoặc chính sách xã hội, hồ sơ phải có bản sao văn bản của đơn vị tổ chức về việc chấp thuận tổ chức sự kiện đó.
• Đối với sản phẩm đặc biệt (Mỹ phẩm, Thực phẩm, Thuốc): Đây là nhóm yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nhất. Theo Nghị định 342/2025/NĐ-CP, nội dung quảng cáo phải phù hợp với tính năng, công dụng đã được cơ quan y tế xác nhận và không được gây hiểu nhầm sản phẩm là thuốc.

2.3. Ma-két quảng cáo in màu

Ma-két (bản thiết kế) là thành phần thể hiện trực quan nội dung quảng cáo. Quy định về ma-két đòi hỏi sự chuẩn xác về mặt kỹ thuật và pháp lý:

• Hình thức: Ma-két sản phẩm quảng cáo phải được in màu trên khổ giấy phù hợp (thường là A4), thể hiện rõ bố cục, hình ảnh và chữ viết.
• Chữ ký và dấu: Ma-két phải có chữ ký của người kinh doanh dịch vụ quảng cáo hoặc người quảng cáo (trường hợp tự thực hiện). Nếu chủ thể là tổ chức, bắt buộc phải có dấu của tổ chức đó để xác nhận trách nhiệm đối với nội dung quảng cáo.
• Lưu ý về ngôn ngữ và biểu trưng: Tiếng Việt phải là ngôn ngữ chính. Nếu có tiếng nước ngoài, khổ chữ không được quá 3/4 khổ chữ tiếng Việt và phải đặt dưới chữ tiếng Việt. Diện tích biểu trưng (logo) của người quảng cáo không được quá 20% diện tích bảng quảng cáo, băng rôn.

2.4. Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng vị trí đặt quảng cáo

Để ngăn chặn việc chiếm dụng không gian công cộng hoặc xâm phạm quyền sở hữu tư nhân, hồ sơ phải bao gồm văn bản chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp bảng quảng cáo (đối với bảng có sẵn) hoặc quyền sử dụng địa điểm (đối với băng rôn).

Đối với các bảng quảng cáo gắn vào công trình xây dựng của bên thứ ba, doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng thuê địa điểm hoặc văn bản thỏa thuận giữa chủ đầu tư quảng cáo và chủ sở hữu công trình. Trong trường hợp địa điểm thuộc diện quy hoạch phải đấu thầu, hồ sơ cần có văn bản thông báo kết quả trúng thầu.

2.5. Bản phối cảnh và Giấy phép xây dựng công trình quảng cáo

Bảng quảng cáo ngoài trời không chỉ là phương tiện truyền thông mà còn là một bộ phận của hạ tầng đô thị. Do đó, tính an toàn và mỹ quan được đặt lên hàng đầu :

• Bản phối cảnh: Giúp cơ quan chức năng hình dung được vị trí, kích thước và sự tương quan của bảng quảng cáo với cảnh quan xung quanh.
• Giấy phép xây dựng: Đây là yêu cầu bắt buộc đối với các loại bảng quảng cáo có kích thước lớn hoặc kết cấu phức tạp theo quy định tại Điều 31 Luật Quảng cáo. Việc không có giấy phép xây dựng cho các công trình thuộc diện bắt buộc sẽ khiến hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo bị coi là không hợp lệ.

3. Cắt giảm thành phần hồ sơ từ ngày 01/01/2026

Năm 2026 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong chương trình cắt giảm và đơn giản hóa thủ tục hành chính của Chính phủ Việt Nam. Dựa trên sự hoàn thiện của hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và định danh điện tử, nhiều loại giấy tờ mang tính chất "chứng minh nhân thân pháp lý" đã được loại bỏ khỏi hồ sơ giấy.

Từ ngày 01/01/2026, theo tinh thần của Khoản 2 bị bãi bỏ bởi Khoản 25 Điều 1 Luật Quảng cáo sửa đổi 2025 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 Luật Quảng cáo sửa đổi 2025, người thực hiện thủ tục thông báo sản phẩm quảng cáo không còn phải nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GCN ĐKKD). Quy định này áp dụng cho cả doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh khi thông tin của họ đã được khai thác đầy đủ và chính xác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sự thay đổi này không chỉ là việc cắt giảm một loại giấy tờ, mà là sự thay đổi toàn diện về quy trình vận hành dựa trên công nghệ :

• Thống nhất dữ liệu: Việc sử dụng dữ liệu trực tiếp từ hệ thống quốc gia giúp loại bỏ các sai sót do doanh nghiệp sử dụng các bản sao cũ, hết hiệu lực hoặc bản sao giả mạo. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu này để giải quyết hồ sơ.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Doanh nghiệp tiết kiệm được hàng loạt chi phí liên quan đến sao y, chứng thực, in ấn và đi lại. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các doanh nghiệp quảng cáo lớn thường xuyên phải thực hiện hàng trăm thông báo mỗi năm tại nhiều địa phương khác nhau.
• Thúc đẩy chuyển đổi số: Quy định này tạo áp lực tích cực buộc các cơ quan quản lý nhà nước phải hoàn thiện hạ tầng kết nối và chia sẻ dữ liệu. Nếu hệ thống dữ liệu không thể khai thác, cơ quan chức năng phải thông báo cho doanh nghiệp trong vòng 08 giờ làm việc thay vì để doanh nghiệp phải chờ đợi lâu.
• Minh bạch hóa môi trường kinh doanh: Một hệ thống đăng ký vận hành bằng dữ liệu chuẩn hóa sẽ tạo ra môi trường kinh doanh ổn định, dễ dự đoán và giảm thiểu các yêu cầu bổ sung hồ sơ mang tính chủ quan từ phía cán bộ tiếp nhận.

4. Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ thông báo sản phẩm quảng cáo thực tế

Việc nắm vững trình tự thực tế giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch truyền thông, tránh tình trạng bảng quảng cáo đã lắp đặt nhưng chưa được chấp thuận về mặt pháp lý.

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao tại địa phương nơi thực hiện quảng cáo là cơ quan duy nhất có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ phổ biến:

• Nộp trực tiếp: Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận một cửa) của Sở.
• Qua bưu chính: Gửi hồ sơ qua hệ thống bưu điện công ích đến địa chỉ của cơ quan thẩm quyền.
• Nộp trực tuyến: Thực hiện thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh, thành phố hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia. Từ năm 2026, việc nộp trực tuyến qua VNeID sẽ được khuyến khích với các chính sách giảm phí, lệ phí (nếu có).

Quy trình giải quyết hồ sơ được thiết kế theo các mốc thời gian nghiêm ngặt để bảo đảm quyền lợi của người quảng cáo :

• Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ: Ngay khi nhận hồ sơ, cán bộ chuyên môn sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các thành phần.
• Thẩm định và trả lời: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan nhà nước phải có ý kiến phản hồi bằng văn bản. Văn bản này có thể là sự chấp thuận (để thực hiện quảng cáo) hoặc văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu hồ sơ chưa hợp lệ).
• Hiệu lực: Thời hạn thực hiện quảng cáo trên bảng, băng rôn thường được ghi rõ trong văn bản thông báo và văn bản trả lời của cơ quan chức năng. Đối với băng rôn, thời hạn thực hiện thường không quá 15 ngày. Sau thời hạn này, doanh nghiệp có nghĩa vụ tháo dỡ phương tiện quảng cáo.

5. Rủi ro pháp lý và các mức xử phạt vi phạm hành chính liên quan

Trong bối cảnh Luật Quảng cáo 2025 thắt chặt trách nhiệm hậu kiểm, rủi ro pháp lý không chỉ dừng lại ở việc bị từ chối hồ sơ mà còn bao gồm các chế tài hành chính nặng nề, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

5.1. Vi phạm về thủ tục thông báo và điều kiện quảng cáo

Hành vi không nộp hồ sơ thông báo hoặc nộp hồ sơ nhưng thực hiện không đúng nội dung đã thông báo là những lỗi phổ biến nhất. Theo Nghị định 38/2021/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 128/2022/NĐ-CP), các mức phạt được quy định cụ thể:

• Hành vi không thông báo nội dung sản phẩm quảng cáo: Đối với các tổ chức thực hiện lễ hội, sự kiện phải thông báo mà không thông báo, mức phạt có thể từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
• Vi phạm về điều kiện quảng cáo: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi không có tài liệu chứng minh về sự hợp chuẩn, hợp quy theo quy định.
• Treo, dán quảng cáo sai quy định: Hành vi treo, dán sản phẩm quảng cáo trên cột điện, trụ điện, cây xanh công cộng bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng (đối với cá nhân).

5.2. Vi phạm đối với các sản phẩm đặc thù và nội dung quảng cáo

Nhóm vi phạm về nội dung quảng cáo thường có khung hình phạt cao hơn do tác động trực tiếp đến an ninh, trật tự và sức khỏe cộng đồng.

Ngoài phạt tiền, đơn vị vi phạm còn bị buộc thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả như: buộc tháo gỡ, xóa bỏ quảng cáo; buộc cải chính thông tin sai sự thật; và nộp lại số lợi bất hợp pháp có được từ hành vi vi phạm. Từ năm 2026, người có ảnh hưởng (KOLs) nếu quảng cáo sai sự thật cũng có thể bị phạt tiền lên đến 80 triệu đồng và chịu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

Kết luận

Hồ sơ thực hiện quảng cáo trên bảng quảng cáo không chỉ là tập hợp các văn bản hành chính đơn thuần, mà là bằng chứng pháp lý khẳng định sự thượng tôn pháp luật và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cộng đồng và không gian đô thị. Việc chuẩn bị hồ sơ một cách khoa học, chi tiết và bám sát các quy định về Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) chính là chìa khóa để rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường, đồng thời tạo dựng niềm tin vững chắc với cơ quan quản lý nhà nước.

Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chuyển dịch từ cơ chế "tiền kiểm" sang "hậu kiểm" kết hợp với giám sát số, tính chính xác và trung thực của các tài liệu trong hồ sơ trở thành yếu tố sống còn. Chủ thể quảng cáo cần đặc biệt lưu ý đến tính thời điểm của các loại giấy phép và sự tương thích giữa nội dung quảng cáo thực tế với hồ sơ đã đăng ký. Một bộ hồ sơ hoàn hảo không chỉ giúp chiến dịch truyền thông được vận hành thông suốt mà còn góp phần xây dựng một môi trường quảng cáo minh bạch, an toàn và chuyên nghiệp, nơi các lợi ích kinh tế của doanh nghiệp luôn song hành cùng với trật tự quản lý hành chính và mỹ quan của quốc gia.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!