Quy định mới nhất về việc gửi thư điện tử, tin nhắn quảng cáo

Trong kỷ nguyên số hóa, thư điện tử và tin nhắn đã trở thành những phương thức tiếp thị trực tiếp có sức lan tỏa mạnh mẽ và chi phí thấp. Tuy nhiên, sự bùng nổ của các hình thức này cũng kéo theo hệ lụy về vấn nạn "rác" viễn thông, xâm phạm quyền riêng tư và gây phiền hà cho người sử dụng. Nhận diện được thách thức đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác và gần đây nhất là các nội dung sửa đổi trong Luật Quảng cáo (sửa đổi) có hiệu lực từ năm 2026.

Dưới góc độ pháp lý, việc gửi thư điện tử và tin nhắn quảng cáo không còn là quan hệ dân sự đơn thuần, mà là một hoạt động kinh doanh có điều kiện, chịu sự điều chỉnh khắt khe về tên định danh, tần suất gửi và đặc biệt là cơ chế "Danh sách không quảng cáo". Việc tìm hiểu các quy định mới nhất không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt hành chính lên đến hàng trăm triệu đồng, mà còn là thước đo cho tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng pháp luật đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng trong bối cảnh thượng tôn quyền riêng tư đang trở thành xu thế toàn cầu.

1. Điều kiện để tổ chức, cá nhân được phép gửi tin nhắn, thư điện tử quảng cáo

Nguyên tắc "Sự đồng ý trước" (Opt-in) là hòn đá tảng trong quản lý quảng cáo điện tử hiện đại. Trước khi đi sâu vào các khía cạnh kỹ thuật, cần nhận thức rõ rằng quyền riêng tư về phương tiện thông tin liên lạc là một phần của quyền con người được hiến định, và việc xâm phạm không gian cá nhân qua tin nhắn hay thư điện tử mà không được phép là hành vi vi phạm nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự và quảng cáo.

1.1. Bản chất của nguyên tắc Opt-in 

Dẫn chiếu trực tiếp đến Điểm a Khoản 1 Điều 24 Luật Quảng cáo 2012, tổ chức và cá nhân chỉ được phép gửi thư điện tử quảng cáo, tin nhắn quảng cáo khi có sự đồng ý một cách rõ ràng và trước đó của người nhận. Đây là một sự chuyển đổi tư duy pháp lý quan trọng so với cơ chế "Opt-out" (cho phép gửi cho đến khi bị từ chối) từng tồn tại trước đây. Trong mô hình Opt-in, im lặng không đồng nghĩa với đồng ý. Nếu người quảng cáo không thể chứng minh được khách hàng đã thực hiện một hành động chủ động để đăng ký nhận tin, thì mọi tin nhắn được gửi đi đều bị coi là bất hợp pháp.

Nghị định 91/2020/NĐ-CP đã cụ thể hóa nguyên tắc này bằng cách yêu cầu người quảng cáo phải xây dựng hệ thống thu thập sự đồng ý thông qua các phương thức chính thống. Việc thu thập này không được thực hiện một cách cưỡng ép hoặc lén lút thông qua các điều khoản ẩn trong hợp đồng dịch vụ chính. Người dùng phải được thông báo rõ ràng về việc họ đang đăng ký nhận thông tin quảng cáo, loại hình thông tin sẽ nhận và cách thức hủy đăng ký trong tương lai.

1.2. Các phương thức xác lập sự đồng ý hợp pháp

Để đáp ứng yêu cầu kiểm tra của các cơ quan chức năng như Cục An toàn thông tin (Bộ Thông tin và Truyền thông), người quảng cáo cần thiết lập các quy trình xác nhận sự đồng ý một cách minh bạch. Các hình thức phổ biến bao gồm:

Cần lưu ý rằng, theo Khoản 3 Điều 13 Nghị định 91/2020/NĐ-CP, trường hợp người sử dụng từ chối nhận quảng cáo hoặc không trả lời sau khi nhận tin nhắn đăng ký quảng cáo đầu tiên, người quảng cáo tuyệt đối không được phép gửi bất kỳ tin nhắn đăng ký quảng cáo hoặc tin nhắn quảng cáo nào khác đến số điện thoại đó. Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng quấy rối dưới danh nghĩa "xin phép gửi quảng cáo".

2. Quy định về thời gian và tần suất gửi tin nhắn quảng cáo người kinh doanh cần biết

Khi đã có sự đồng ý của người nhận, hoạt động quảng cáo vẫn phải tuân thủ các ràng buộc về mặt không gian và thời gian để tránh biến các thông tin hữu ích thành sự phiền toái. Điểm b Khoản 1 Điều 24 Luật Quảng cáo 2012 thiết lập khung giới hạn mà mọi người kinh doanh phải nằm lòng.

Pháp luật Việt Nam phân định rạch ròi khoảng thời gian được phép tương tác với khách hàng qua thiết bị đầu cuối. Đối với tin nhắn quảng cáo, khung giờ cho phép là từ 07h00 đến 22h00 hàng ngày. Quy định này dựa trên nhịp sinh học thông thường của con người, đảm bảo rằng quảng cáo không xâm phạm vào thời gian nghỉ ngơi vào ban đêm. Đối với thư điện tử, mặc dù tính chất thông báo ít mang tính tức thời và gây tiếng động như tin nhắn, các chuyên gia pháp lý vẫn khuyến nghị tuân thủ khung giờ này để tối ưu hóa tỷ lệ chấp nhận của người dùng và tránh các khiếu nại về việc làm phiền ngoài giờ hành chính.

Để ngăn chặn tình trạng "ngập lụt" hộp thư đến, pháp luật quy định một hạn mức cứng về số lượng tin nhắn và thư điện tử có nội dung quảng cáo:

• Hạn mức: Mỗi người quảng cáo không được phép gửi quá 03 tin nhắn quảng cáo tới một số điện thoại trong vòng 24 giờ.
• Thư điện tử: Tương tự, hạn mức là không quá 03 thư điện tử quảng cáo tới một địa chỉ thư điện tử trong vòng 24 giờ.
• Trường hợp ngoại lệ: Các hạn mức này có thể được thay đổi nếu giữa người quảng cáo và người nhận có "thỏa thuận khác". Tuy nhiên, thỏa thuận này phải được thể hiện rõ ràng và doanh nghiệp phải lưu trữ bằng chứng để đối soát khi cần thiết.

Việc gửi quá số lượng quy định, ngay cả khi người dùng đã đồng ý nhận tin, vẫn cấu thành hành vi vi phạm hành chính và sẽ bị xử phạt theo Nghị định 15/2020/NĐ-CP.

3. Cơ chế từ chối quảng cáo

Một chiến dịch quảng cáo điện tử văn minh phải luôn đi kèm với một "lối thoát" cho người nhận. Cơ chế từ chối quảng cáo (Opt-out) không chỉ là một yêu cầu kỹ thuật mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Điểm c Khoản 1 Điều 24 Luật Quảng cáo 2012. Nghị định 91/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn (như Thông tư 22/2021/TT-BTTTT) quy định rất chi tiết về chức năng từ chối trong mỗi tin nhắn quảng cáo. Người quảng cáo phải cung cấp công cụ để người nhận có thể dễ dàng từ chối nhận các tin nhắn quảng cáo trong tương lai.

Các yếu tố bắt buộc của chức năng từ chối bao gồm:

• Vị trí: Phải nằm ở cuối nội dung tin nhắn quảng cáo.
• Cú pháp: Thông thường là các mã lệnh ngắn gọn, dễ nhớ như: "TC", "STOP", "HUY", hoặc "DK" (để hủy đăng ký) gửi đến đầu số hoặc tên định danh của người quảng cáo.
• Xác nhận: Ngay khi nhận được yêu cầu từ chối, người quảng cáo hoặc nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo phải gửi ngay thông tin xác nhận đã nhận được yêu cầu từ chối và phải chấm dứt việc gửi loại tin nhắn quảng cáo đã bị từ chối đến người nhận đó.

Một trong những quy định bảo vệ người tiêu dùng mạnh mẽ nhất là tính miễn phí của việc từ chối. Người sử dụng dịch vụ viễn thông không được bị thu bất kỳ khoản cước phí nào khi gửi tin nhắn từ chối nhận quảng cáo hoặc khi phản ánh tin nhắn rác về đầu số 5656. Nhà quảng cáo phải có trách nhiệm thanh toán các chi phí vận hành hệ thống tiếp nhận này với nhà mạng viễn thông. Nếu người quảng cáo thu phí từ chối của khách hàng, đây là lỗi vi phạm nghiêm trọng và sẽ bị thu hồi mã số quản lý hoặc tên định danh.

4. Phân biệt quảng cáo hợp pháp và tin nhắn rác 

Sự ra đời của Nghị định 91/2020/NĐ-CP đã tạo ra một ranh giới rõ ràng về mặt định danh pháp lý để phân biệt giữa các hoạt động tiếp thị lành mạnh và vấn nạn rác viễn thông vốn gây bức xúc trong dư luận nhiều năm qua.

Theo Khoản 3 Điều 3 Nghị định 91/2020/NĐ-CP, tin nhắn rác không chỉ là những tin nhắn có nội dung độc hại hay lừa đảo, mà còn bao gồm mọi tin nhắn quảng cáo vi phạm các nguyên tắc gửi tin quy định trong Nghị định này. Cụ thể, một tin nhắn bị coi là rác khi:

• Gửi mà không được sự đồng ý trước của người nhận (vi phạm Opt-in).
• Gửi đến các số điện thoại nằm trong Danh sách không quảng cáo (DoNotCall).
• Vi phạm các quy định về thời gian (sau 22h) hoặc tần suất (quá 3 tin/ngày).
• Không có đầy đủ nhãn quảng cáo [QC] hoặc và thông tin từ chối.

Để tăng cường tính minh bạch, Nghị định 91/2020/NĐ-CP yêu cầu tất cả các tin nhắn quảng cáo phải sử dụng Tên định danh thay cho các số thuê bao thông thường (SIM rác). Tên định danh là tập hợp không quá 11 ký tự chữ cái và số, được Cục An toàn thông tin cấp giấy chứng nhận và quản lý tập trung.

Kết luận

Những quy định mới nhất về gửi thư điện tử và tin nhắn quảng cáo đã tạo ra một "màng lọc" pháp lý hữu hiệu, buộc các chủ thể quảng cáo phải thay đổi tư duy từ tiếp thị đại trà sang tiếp thị dựa trên sự đồng ý. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nhãn quảng cáo, cung cấp chức năng từ chối nhận thông tin và tôn trọng khung giờ gửi tin chính là cách thức để doanh nghiệp xây dựng uy tín thương hiệu trong lòng công chúng.

Trong tương lai, với sự thực thi quyết liệt của Luật Quảng cáo và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, hành vi phát tán tin nhắn, thư điện tử sai quy định sẽ không chỉ dừng lại ở việc bị xử phạt hành chính mà còn có thể đối mặt với những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng hơn về trách nhiệm dân sự. Do đó, nắm vững hành lang pháp lý không chỉ là nghĩa vụ mà còn là tấm lá chắn bảo vệ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, góp phần xây dựng một môi trường mạng minh bạch, an toàn và văn minh, nơi quyền lợi của người tiêu dùng và lợi ích kinh tế của nhà đầu tư luôn được hài hòa và bảo hộ bởi pháp luật.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!