Cơ sở pháp lý:

Luật Doanh nghiệp năm 2020

Nghị định 01/2021/NĐ-CP Quy định về Đăng ký doanh nghiệp

1. Khái niệm chi nhánh và văn phòng đại diện

Luật doanh nghiệp năm 2020 đưa ra khái niệm như sau:

- Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

c) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

d, Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ trong trường hợp người đai diện không thể trực tiếp đi nộp.

Thủ tục thành lập

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

- Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

3. So sánh điểm giống và khác nhau của hai mô hình hoạt động

Giống nhau:

Sự giống nhau giữa Chi nhánh và Văn phòng đại diện     

  • Đều là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020.
  • Tên doanh nghiệp đều được gắn tại chi nhánh và văn phòng đại diện.
  • Không có tư cách pháp nhân.
  • Hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó.
  • Hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
  • Các nguyên tắc đặt tên là giống nhau theo quy định tại Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020.
  • Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong lẫn ngoài nước theo quy định tại Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020.

Khác nhau:

Tiêu chí Chi nhánh Văn phòng đại diện

Khái niệm

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Chức năng

Chi nhánh vừa thực hiện được chức năng kinh doanh vừa thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện được chức năng đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp, tức có nghĩa văn phòng đại diện chỉ có chức năng giao dịch và tiếp thị. Mục đích của văn phòng đại diện được hiểu một cách đơn giản là nơi để quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp, là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.

Về hình thức hạch toán

Có thể lựa chọn giữa hình thức hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập Chỉ có hình thức hạch toán phụ thuộc

Hoạt động cụ thể

Được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo quyền. Thực hiện nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

 

Hình thức kế toán và kê khai thuế

Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán phụ thuộc:

Nếu cùng tỉnh: công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm làm báo cáo thuế hàng quý, hàng năm, sử dụng chữ ký số công ty mẹ để nộp thuế môn bài luôn.

Nếu khác tỉnh: chi nhánh sẽ phải khắc con dấu riêng, mua chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài, làm báo thuế hàng quý nhưng báo cáo tài chính cuối năm công ty mẹ sẽ quyết toán.

Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán độc lập: Dù cùng tỉnh hoặc khác tỉnh thì đều phải mua chữ ký số riêng, làm khai thuế ban đầu như hồ sơ công ty mẹ, làm báo thuế hàng quý và quyết toán thuế cuối năm.

Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện.

4. Quy định về việc đặt tên chi nhánh, văn phòng đại diện

Quy định về việc đặt tên chi nhánh, văn phòng diện được quy định tại Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Điều 20. Đăng ký tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thực hiện theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp.
2. Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

3. Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

4. Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.

5. Quy định về mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện phải có tên chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy về tên chi nhánh, văn phòng đại diện. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện, trừ các trường hợp quy định không được sử dụng  trong nội dung mẫu con dấu.

6. Mẫu thông báo về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Phụ lục II-8

(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT

ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

 

 TÊN DOANH NGHIỆP

 

Số:..............

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày...... tháng...... năm......

THÔNG BÁO

Về việc lập chi nhánh/văn phòng đại diện ở nước ngoài

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố...............

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa):.....................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế:..................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):............... Ngày cấp.../.../...... Nơi cấp:..............................

Thông báo về việc lập chi nhánh/

văn phòng đại diện ở nước ngoài như sau:

1. Tên chi nhánh/văn phòng đại diện

Tên chi nhánh/văn phòng đại diện viết bằng Tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa):     

......................................................................................................................

Tên chi nhánh/văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có):.......

Tên chi nhánh/văn phòng đại diện viết tắt (nếu có):.....................................

2. Địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện:

......................................................................................................................

Điện thoại (nếu có):....................................... Fax (nếu có):..........................

Email (nếu có):.............................................. Website (nếu có):....................

3. Số Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương khác:.......................................................................................................

Ngày cấp:......... /..... /...... Nơi cấp:.............................................................

4. Ngành, nghề kinh doanh, nội dung hoạt động:

a) Ngành, nghề kinh doanh (đối với chi nhánh):...........................................

b) Nội dung hoạt động (đối với văn phòng đại diện):....................................

5. Người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện:

Họ tên người đứng đầu (ghi bằng chữ in hoa):................. Giới tính:............

Sinh ngày:........./...../..... Dân tộc:...................... Quốc tịch:.........................

Loại giấy tờ pháp lý của cá nhân:        

Chứng minh nhân dân

Căn cước công dân

Hộ chiếu

Loại khác (ghi rõ):............

Số giấy tờ pháp lý của cá nhân:............................................................................

Ngày cấp:..../..../.... Nơi cấp:.............. Ngày hết hạn (nếu có):.../.../...

Địa chỉ thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn:.........................

Xã/Phường/Thị trấn:............................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh:.........................................

Tỉnh/Thành phố:..................................................................................

Quốc gia:..............................................................................................

Địa chỉ liên lạc:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn:.........................

Xã/Phường/Thị trấn:............................................................................

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh:.........................................

Tỉnh/Thành phố:..................................................................................

Quốc gia:..............................................................................................

Điện thoại (nếu có):....................................... Email (nếu có):.......................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

Người ký tại Thông báo này cam kết là người có quyền và nghĩa vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

 

 

 

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký và ghi họ tên)1

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về vấn đề " Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện năm 2021". Nội dung tư vấn dựa trên quy định pháp luật hiện hành. Mục đích nhằm cung cấp cho các cá nhân và tổ chức tham khảo. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê