Văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại có cần báo cáo hoạt động trong năm?

1. Được lập tối đa bao nhiêu văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài?

Tính đến hiện tại, theo quy định của Điều 24 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài chỉ được phép thành lập tối đa một văn phòng đại diện trên địa bàn mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Theo nguyên tắc hoạt động quy định trong nghị định nói trên, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài bao gồm các tổ chức thuộc Chính phủ hoặc phi Chính phủ, cũng như các hội, hiệp hội, hoặc các hình thức khác tương đương. Để thực hiện các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại tại Việt Nam, các tổ chức này phải thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy định không áp dụng đối với thương nhân nước ngoài, tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức hợp tác, nghiên cứu, cơ sở văn hóa giáo dục và các tổ chức nước ngoài khác được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Một điều quan trọng là tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài không được phép thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện trên một địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Điều này nhấn mạnh sự hạn chế về số lượng văn phòng đại diện mà mỗi tổ chức có thể thực hiện tại một địa điểm cụ thể.

Điều lệ hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam phải tuân thủ theo luật pháp Việt Nam và không được thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Văn phòng đại diện được xem là đơn vị trực thuộc tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài và không có thẩm quyền thành lập văn phòng đại diện khác dưới sự quản lý của nó.

Quản lý nhân sự cũng được quy định chặt chẽ, với người đứng đầu và nhân sự của văn phòng đại diện tại Việt Nam do tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tự xác định và phải được đăng ký với cơ quan cấp giấy phép. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm người nước ngoài cũng phải tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam và các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã tham gia.

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam, đồng thời không được phép thành lập văn phòng đại diện trực thuộc Văn phòng đại diện. Điều này nhấn mạnh tính độc lập và trách nhiệm của mỗi văn phòng đại diện trong hệ thống tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam.

Tổng cộng, những quy định và nguyên tắc hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài theo Nghị định 28/2018/NĐ-CP tạo ra một khung pháp lý rõ ràng và cụ thể, nhằm đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch trong các hoạt động xúc tiến thương mại tại Việt Nam.

2. Điều kiện để tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được cấp lại giấy phép thành lập

Theo quy định của Điều 29 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài chỉ có thể được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng đầy đủ ba điều kiện cụ thể sau đây:

- Có nhu cầu tiếp tục thực hiện: Điều này yêu cầu tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải chứng minh rằng họ vẫn có nhu cầu và ý định tiếp tục hoạt động tại Việt Nam theo hình thức Văn phòng đại diện. Điều này có thể bao gồm việc duy trì mối quan hệ kinh doanh, tham gia vào các dự án thương mại, hoặc thực hiện các dự án cụ thể.

- Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài đang hoạt động theo pháp luật nước thành lập: Điều kiện này đòi hỏi rằng tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài vẫn đang hoạt động theo pháp luật của quốc gia mà họ đã được thành lập. Điều này chứng minh tính liên tục và phù hợp của hoạt động của họ với quy định và luật lệ của quốc gia nguồn.

- Không có hành vi vi phạm: Điều kiện cuối cùng là tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài không được thực hiện các hành vi vi phạm quy định tại điểm c của Khoản 6 Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP. Điều này có thể liên quan đến các quy định và hạn chế cụ thể về hoạt động của văn phòng đại diện.

Quy định trên nhấn mạnh sự quan trọng của việc duy trì nhu cầu và tính pháp lý của hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định của Nghị định là điều quan trọng để đảm bảo rằng các tổ chức này không vi phạm các quy định pháp luật và có thể tiếp tục hoạt động một cách bền vững trong thị trường Việt Nam.

3. Định kỳ văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại tại Việt Nam phải gửi báo cáo hoạt động trong năm 

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 28/2018/NĐ-CP về báo cáo hoạt động, văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại tại Việt Nam phải thực hiện việc gửi báo cáo hàng năm trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp. Điều này là một yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả về hoạt động của tổ chức trong nước.

- Quy định cụ thể là trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp. Điều này tạo ra một khung thời gian cụ thể cho văn phòng đại diện để tổ chức và chuẩn bị báo cáo về các hoạt động trong năm đã qua. Việc thực hiện đúng thời hạn này giúp cơ quan cấp Giấy phép và các cơ quan quản lý có đủ thông tin để đánh giá và giám sát hoạt động của tổ chức.

- Báo cáo được yêu cầu phải là bằng văn bản và tuân theo Mẫu số 06 tại Phụ lục được ban hành kèm theo Nghị định. Điều này đồng nghĩa với việc có sự đồng nhất và đầy đủ trong việc trình bày thông tin về hoạt động, giúp tạo ra một hệ thống thông tin dễ theo dõi và đối chiếu.

Ngoài báo cáo hoạt động hàng năm, văn phòng đại diện còn có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính và các chỉ số thống kê có liên quan.

Văn phòng đại diện không chỉ gửi báo cáo mà còn có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu, hoặc giải trình về những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình khi được yêu cầu bởi cơ quan cấp Giấy phép hoặc các cơ quan quản lý, theo quy định tại Khoản 7 Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP. Điều này thể hiện sự trách nhiệm và sẵn sàng hợp tác của tổ chức xúc tiến thương mại với các cơ quan quản lý.

Vì vậy, quy định về báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện theo Nghị định 28/2018/NĐ-CP là một cơ chế quan trọng giúp tăng cường sự minh bạch và kiểm soát trong quản lý hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam.

4. Xử phạt khi văn phòng đại diện không thực hiện báo cáo

Điều 68 của Nghị định 98/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Khoản 39 Điều 3 của Nghị định 17/2022/NĐ-CP, quy định về các hành vi vi phạm trong việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam. Cụ thể, mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng được áp dụng đối với một số hành vi vi phạm nhất định.

Một trong những hành vi bị xem xét là việc không thực hiện hoặc thực hiện báo cáo không đúng thời hạn quy định hoặc không cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề liên quan đến hoạt động của văn phòng theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này thể hiện sự quan trọng của việc cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời, giúp cơ quan quản lý đối chiếu và đánh giá hoạt động của văn phòng.

Hành vi tiếp theo là hoạt động không đúng nội dung quy định trong giấy phép thành lập văn phòng. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ nội dung cụ thể được quy định trong giấy phép để đảm bảo rằng văn phòng chỉ thực hiện các hoạt động được phép.

Ngoài ra, việc người đứng đầu văn phòng kiêm nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân, tổ chức nước ngoài khác tại Việt Nam cũng là một trong những điểm được quy định. Điều này thể hiện sự rõ ràng về trách nhiệm của người đứng đầu trong việc quản lý và giám sát các hoạt động của tổ chức.

Mức phạt cũng áp dụng đối với trường hợp tiếp tục hoạt động sau khi giấy phép thành lập văn phòng bị thu hồi hoặc hết thời hạn mà chưa được gia hạn, cũng như trường hợp tiếp tục hoạt động sau khi tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài đã chấm dứt hoạt động.

Các quy định này nhấn mạnh tính chặt chẽ và rõ ràng trong quản lý văn phòng đại diện, đồng thời thể hiện quyết tâm của nhà nước Việt Nam trong việc đảm bảo sự tuân thủ của các tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam.