Thủ tục Thành lập Văn phòng Đại diện Công ty như thế nào?

1. Văn phòng đại diện công ty là gì?

Căn cứ vào khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

 Văn phòng đại diện có những chức năng sau:

- Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.

- Là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

- Có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

- Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.

2. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty

  Mã số của văn phòng đại diện

  Khi văn phòng đại diện được thành lập thì văn phòng đó sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của văn phòng đại diện.

  Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện 

  Văn phòng đại diện công ty không được thực hiện chức năng kinh doanh nên trong hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, thay vì ghi mục ngành nghề kinh doanh thì ghi là "nội dung hoạt động".

  Tên của văn phòng đại diện

  Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, có đưa ra quy định đối với vấn đề đặt tên cho văn phòng đại diện như sau:

 - Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

 - Tên gọi của văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".

 - Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài. 

 - Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện ấy phát hành.

Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

 - Là địa điểm liên lạc của văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

 - Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cụ thể như sau: 

 - Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

 - Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

 - Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

 - Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

 - Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

 - Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản. 

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty

  Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể thực hiện song song thủ tục thành lập công ty và thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện.

  Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh. Do đó, người đứng đầu phòng địa diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đối với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự, ...

  Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trí - xã hội - nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".

  Khi làm biểu hiện thì tên văn phòng đại diện phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký hợp đồng riêng.

  Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật. Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư.

  Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại công ty tại Việt Nam

  Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài như sau:

 - Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

 - Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

 - Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

 - Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

 - Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

4. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

  Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty gồm có các loại giấy tờ như sau:

 - Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (mẫu tại Phụ lục II-7, Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);

 - Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

 - Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;

 - Bản sao Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;

 - Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.

Đối với trường hợp thương nhân nước ngoài đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam 

Tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện sẽ bao gồm:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Giấy tờ này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

 - Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện; 

 - Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự toàn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

 - Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

 - Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Có 03 phương thức để nộp hồ sơ:

 - Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đạt văn phòng đại diện

 - Nộp qua dịch vụ bưu chính

 - Nộp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số công hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép đăng ký sẽ kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa bổ sung hồ sơ theo yêu cầu. Nếu hồ sơ bị thông báo sửa bổ sung và nộp lại hồ sơ qua mạng thì thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.

 - Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành lập Văn phòng đại diện

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty

Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia. Văn phòng đại diện Công ty chính thức đi vào hoạt động.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Công ty Luật Minh Khuê chúng tôi về "Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện Công ty" và một số vấn đề pháp lý liên quan. Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có vấn đề hỗ trợ pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ đến bộ phận tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài điện thoại, gọi ngay tới số: 1900.6162. Trân trọng !