Thủ tục Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh như thế nào?

1. Quy định chung về văn phòng đại diện.

Như vậy văn phòng đại diện có một vài đặc điểm sau đây:

• Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập;
• Có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện;
• Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Mẫu Quyết định thành lập văn phòng đại diện mới nhất

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh.

2.1. Những thông tin cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện.

- Ngành, nghề kinh doanh, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: Không thực hiện đăng ký theo mã ngành cấp 4 trong hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam mà chỉ ghi nhận nội dung hoạt động dựa theo ủy quyền của công ty mẹ, đa số văn phòng đại diện được ghi nhận là thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, trưng bày giới thiệu sản phẩm.

- Văn phòng đại diện không phải kê khai, nộp thuế môn bài; tuy nhiên văn phòng đại diện có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.

- Do có mẫu dấu riêng nên sau khi thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp đối với công ty theo quy định của pháp luật thì đối với việc thành lập văn phòng đại diện sẽ phải thực hiện công bố thông tin bất thường theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 110 của Luật Doanh nghiệp năm 2020. Cụ thể trường hợp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì cần công bố trên trang thông tin điện tử, ấn phẩm (nếu có) và niêm yết công khai tại trụ sở chính, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp trong thời hạn 36 giờ kể từ khi xảy ra sự kiện thành lập văn phòng đại diện.

- Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Các quy định về đặt tên của văn phòng đại diện cũng tương tự các quy định về đặt tên doanh nghiệp theo quy định về pháp luật doanh nghiệp.

- Ngoài ra, trụ sở của văn phòng đại diện: không được là chung cư/ tập thể. Theo quy định của luật nhà ở không được đặt trụ sở của văn phòng đại diện tại nhà chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở. Vì tùy theo chức năng của tòa nhà thì sẽ có kết cấu, điều kiện xây dựng khác nhau vì vậy mà không thể sử dụng nhà để ở vào mục đích kinh doanh thương mại hay là làm trụ sở của văn phòng đại diện. Và cung theo quy định của luật doanh nghiệp địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện phải ghi rõ từ số nhà/ngõ/ngách/hẻm/đường phố/thôn/xóm, xã/ phường/thị trấn, quận/ huyện/ thị xã, tỉnh/ thành phố. Quy định này để tránh sự nhầm lẫn về địa chỉ giữa các cơ sở, tổ chức với nhau. Trụ sở của văn phòng đại diện phải thuộc sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp, công ty.

2.2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh.

- Từ những phân tích trên, có thể thấy doanh nghiệp được quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, đồng thời có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Do đó, trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện ở tỉnh khác so với nơi đặt trụ sở doanh nghiệp thì vẫn có thể thực hiện được và hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh vẫn là hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo quy định chung tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp.

-  Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều 31 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp thì Doanh nghiệp muông thành lập văn phòng đại diện thì sẽ nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện bao gồm: Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (Người đứng đầu có đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc thành viên cổ đông hay không thì đều phải có quyết định bổ nhiệm); Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty);
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Như vậy để thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh hay văn phòng đại diện chung thì hồ sơ thành lập giống nhau và các doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên rồi gửi đến cơ quan quản lý để thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh.

>> Tham khảo: Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện mới và cách viết

2.3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh.

Như đã phân tích ở trên thì hồ sơ hay thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh cũng giống như quy định về thành lập văn phòng đại diện theo quy định về pháp luật doanh nghiệp, cụ thể như sau:

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như đã nêu ở mục trên và nộp tại phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

• Có đầy đủ giấy tờ theo quy định về hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện.
• Đã nộp đủ phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

- Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho doanh nghiệp.

• Sau khi tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thực hiện kiểm tra, xem xét hồ sơ sau đó trả kết quả cho doanh nghiệp.
• Sau khi xem xét hồ sơ doanh nghiệp nộp là hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số của văn phòng đại diện. Sau ba ngày làm việc Phòng Đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện cho doanh nghiệp, thực hiện cập nhật thông tin về văn phòng đại diện lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp sau khi xem xét hồ sơ mà doanh nghiệp nộp không hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản thông báo cho doanh nghiệp, nêu cụ thể vấn đề cần sửa đổi, bổ sung. Sau đó doanh nghiệp sẽ thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ và thực hiện nộp lại hồ sơ theo từng bước như ban đầu.

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi, mọi thắc mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ số Hotline 1900.6162 để được tư vấn. Xin chân thành cảm ơn!