Hồ sơ hợp đồng theo đơn giá cố định với nhà thầu gồm những gì?

1. Khái niệm hợp đồng theo đơn giá cố định với nhà thầu

Theo quy định tại khoản 2 Điều 64 Luật Đấu thầu năm 2023 quy định về hợp đồng theo đơn giá cố định:

* Đặc điểm:

- Đơn giá không thay đổi: Suốt thời gian thực hiện hợp đồng, đơn giá cho từng hạng mục công việc được cố định và không điều chỉnh.

- Thanh toán theo khối lượng: Nhà thầu được thanh toán dựa trên số lượng, khối lượng công việc thực tế được nghiệm thu theo quy định của hợp đồng, áp dụng đơn giá cố định đã thỏa thuận.

- Áp dụng khi:

+ Bản chất công việc đã rõ ràng tại thời điểm lựa chọn nhà thầu.

+ Số lượng, khối lượng công việc thực tế chưa xác định chính xác.

+ Giá hợp đồng ban đầu được xác định dựa trên:

-> Số lượng, khối lượng công việc dự kiến.

-> Đơn giá cố định theo hợp đồng.

-> Chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh (theo quy định pháp luật).

* Ưu điểm:

- Đối với chủ đầu tư:

+ Dễ dàng dự toán chi phí, kiểm soát ngân sách hiệu quả.

+ Giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

+ Thuận lợi cho việc theo dõi, giám sát tiến độ thi công.

- Đối với nhà thầu:

+ Có động lực hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả để tối ưu lợi nhuận.

+ Giảm thiểu rủi ro biến động giá vật liệu, nhân công.

* Nhược điểm:

- Đối với chủ đầu tư:

+ Khó khăn trong việc điều chỉnh phạm vi công việc sau khi đã ký hợp đồng.

+ Rủi ro thiệt hại nếu số lượng, khối lượng công việc thực tế ít hơn dự kiến.

- Đối với nhà thầu:

+ Rủi ro thua lỗ nếu số lượng, khối lượng công việc thực tế nhiều hơn dự kiến.

+ Áp lực hoàn thành công việc đúng tiến độ, chất lượng với giá cố định.

* Lưu ý:

- Hợp đồng theo đơn giá cố định phù hợp với các dự án có bản chất công việc rõ ràng, ít biến động về phạm vi thi công.

- Cần cẩn trọng khi lập dự toán khối lượng công việc và dự phòng chi phí phát sinh để đảm bảo tính hợp lý cho hợp đồng.

- Hai bên cần phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện hợp đồng để đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình và quyền lợi của các bên.

Hợp đồng theo đơn giá cố định là một hình thức phổ biến trong các dự án thi công xây dựng. Việc lựa chọn hình thức hợp đồng nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đặc điểm dự án, khả năng dự toán khối lượng công việc và tiềm lực tài chính của các bên tham gia.

2. Hồ sơ hợp đồng theo đơn giá cố định với nhà thầu có những nội dung gì?

Theo quy định tại Điều 65 Luật Đấu thầu năm 2023 thì hồ sơ hợp đồng theo đơn giá cố định với nhà thầu bao gồm các tài liệu sau:

* Văn bản hợp đồng:

- Là tài liệu cốt lõi ghi nhận thỏa thuận giữa hai bên về các điều khoản và điều kiện thực hiện hợp đồng.

- Nội dung chính của văn bản hợp đồng bao gồm:

+ Thông tin các bên tham gia hợp đồng.

+ Phạm vi công việc và yêu cầu kỹ thuật.

+ Giá hợp đồng và phương thức thanh toán.

+ Tiến độ thực hiện hợp đồng.

+ Trách nhiệm của các bên.

+ Điều khoản giải quyết tranh chấp.

+ Các điều khoản khác liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

* Phụ lục hợp đồng:

- Cung cấp thông tin chi tiết bổ sung cho các nội dung trong văn bản hợp đồng.

- Các phụ lục phổ biến bao gồm:

+ Danh mục chi tiết về phạm vi công việc: Liệt kê cụ thể các hạng mục công việc cần thực hiện, đơn vị tính, khối lượng dự kiến.

+ Biểu giá: Thể hiện đơn giá cố định cho từng hạng mục công việc.

+ Lịch trình thi công: Chi tiết hóa tiến độ thực hiện từng giai đoạn công việc.

+ Biên bản bàn giao mặt bằng: Ghi nhận tình trạng mặt bằng bàn giao cho nhà thầu thi công.

+ Các mẫu biểu mẫu liên quan đến công tác thanh toán, nghiệm thu.

* Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu:

- Là văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành, thể hiện việc lựa chọn nhà thầu trúng thầu để thực hiện hợp đồng.

- Nội dung chính của quyết định bao gồm:

+ Thông tin về gói thầu.

+ Tên, địa chỉ nhà thầu trúng thầu.

+ Giá trúng thầu.

+ Lý do lựa chọn nhà thầu trúng thầu.

* Ngoài các tài liệu nêu trên, hồ sơ hợp đồng theo đơn giá cố định với nhà thầu có thể bao gồm thêm một hoặc một số tài liệu sau đây, tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu:

- Biên bản hoàn thiện hợp đồng:

+ Ghi nhận các nội dung thỏa thuận cuối cùng giữa hai bên sau khi thương thảo hợp đồng.

+ Giúp đảm bảo tính chính xác và thống nhất của các điều khoản trong hợp đồng.

- Biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có):

+ Thể hiện quá trình trao đổi, thống nhất ý kiến giữa hai bên về các điều khoản hợp đồng.

+ Có thể làm bằng văn bản hoặc ghi âm, ghi hình.

- Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng:

+ Ghi nhận các điều khoản thỏa thuận bổ sung hoặc thay đổi so với nội dung hợp đồng mẫu hoặc dự thảo hợp đồng ban đầu.

+ Thể hiện sự tự nguyện, thỏa thuận của các bên tham gia.

- Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn:

+ Cung cấp thông tin chi tiết về đề xuất kỹ thuật, phương án thi công, giá cả của nhà thầu trúng thầu.

+ Giúp chủ đầu tư đánh giá năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu và so sánh với các nhà thầu khác.

- Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu:

+ Thể hiện các yêu cầu của chủ đầu tư về phạm vi công việc, chất lượng công trình, giá cả,...

+ Giúp nhà thầu hiểu rõ yêu cầu của chủ đầu tư và chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp.

- Tài liệu khác có liên quan: Ví dụ: Giấy phép kinh doanh của nhà thầu, bảo hiểm thi công, bảo lãnh thanh toán,...

3. Tầm quan trọng của việc chuẩn bị hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác

Việc chuẩn bị hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động kinh tế, thương mại, đặc biệt là đối với các dự án thi công xây dựng. Một hồ sơ hợp đồng hoàn chỉnh sẽ mang lại những lợi ích thiết thực sau:

- Đảm bảo tính pháp lý cho hợp đồng:

+ Hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng.

+ Giúp hạn chế tranh chấp, rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện hợp đồng.

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra.

- Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp:

+ Hồ sơ hợp đồng được trình bày khoa học, đầy đủ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc thực hiện các giao dịch kinh tế.

+ Tạo dựng uy tín và niềm tin với các đối tác, khách hàng.

+ Góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

- Giúp quản lý hợp đồng hiệu quả:

+ Hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác giúp các bên dễ dàng tra cứu, theo dõi thông tin về hợp đồng.

+ Giúp việc quản lý hợp đồng hiệu quả, tránh sai sót, nhầm lẫn.

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán, nghiệm thu công việc.

- Bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia:

+ Hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia hợp đồng một cách rõ ràng, minh bạch.

+ Hạn chế tình trạng vi phạm hợp đồng, tranh chấp phát sinh.

+ Góp phần đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng tiến độ, chất lượng.

- Tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng:

+ Hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác giúp các bên hiểu rõ về nghĩa vụ, trách nhiệm của mình.

+ Tạo cơ sở để các bên phối hợp, hợp tác hiệu quả trong quá trình thực hiện hợp đồng.

+ Giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác là trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Các bên cần dành thời gian, công sức để chuẩn bị hồ sơ hợp đồng một cách cẩn thận, chu đáo để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình và góp phần vào thành công của hợp đồng.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Quy định về việc giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.