Mục lục bài viết

1. Một doanh nghiệp có thể thành lập tối đa mấy văn phòng đại diện?

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về văn phòng đại diện như sau:

Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp đều là những cơ sở phụ thuộc của doanh nghiệp, nhưng với chức năng và nhiệm vụ cụ thể khác nhau.

Trong đó, văn phòng đại diện được xác định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quan trọng là văn phòng đại diện không được phép thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích chính của văn phòng đại diện là đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp trong các hoạt động hành chính, như giao dịch với cơ quan nhà nước, tổ chức, và cá nhân khác.

Dựa vào khoản 1 Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2020 về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, cũng như thông báo địa điểm kinh doanh, quy định như sau:

Doanh nghiệp được đặc quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện cả trong và ngoài nước. Việc thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện có thể được thực hiện tại một hoặc nhiều địa phương, tuân theo địa giới hành chính của các đơn vị chính quyền. Điều này mở ra khả năng doanh nghiệp có thể mở nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại cùng một địa phương hoặc nhiều địa phương khác nhau, tùy thuộc vào chiến lược phát triển kinh doanh của họ.

Quan trọng hơn, hiện hành, luật pháp không đặt ra bất kỳ hạn chế nào về số lượng văn phòng đại diện mà một doanh nghiệp có thể thành lập. Điều này mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quyết định số lượng và vị trí của các văn phòng đại diện, giúp họ tối ưu hóa quản lý và mở rộng quy mô kinh doanh của mình.

 

2. Quy định về con dấu của văn phòng đại diện 

Dấu là một yếu tố quan trọng trong quản lý và thực hiện các giao dịch của doanh nghiệp. Dấu có thể được làm tại cơ sở khắc dấu truyền thống hoặc dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện thuộc thẩm quyền quyết định của doanh nghiệp. Quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác có dấu ban hành.

Không có yêu cầu bắt buộc về việc có hoặc không có con dấu tại văn phòng đại diện, điều này phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm các khoản chi phí như lệ phí nhà nước, phí khắc con dấu và phí dịch vụ. Lệ phí nhà nước là lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty, được quy định trong Biểu phí kèm theo Thông tư 47/2019/TT-BTC với mức 50.000 đồng.

Phí khắc con dấu là chi phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu, phụ thuộc vào số lượng mẫu, kích thước và loại con dấu. Phí dịch vụ là chi phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, có thể bao gồm hoặc không bao gồm cả lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu. Cả hai chi phí này đều phụ thuộc vào quy định của đơn vị cung cấp dịch vụ và có thể thay đổi tùy theo dịch vụ cụ thể.

 

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

Theo Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định về hồ sơ, trình tự, và thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cũng như thông báo lập địa điểm kinh doanh, các doanh nghiệp cần tuân theo các quy định cụ thể sau đây:

Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện:

- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

- Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

 Hồ sơ lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:

- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài;

- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Đồng thời, việc nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục này cần phải tuân thủ đúng quy trình và các quy định chi tiết tại Nghị định nêu trên để đảm bảo tính hợp pháp và thuận lợi trong quá trình hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện.

 

4. Các loại thuế mà văn phòng đại diện phải nộp? 

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 2, Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định người nộp lệ phí môn bài như sau: Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức. 

Tại khoản 2 Điều 30 Công văn 1279/TCT-CS năm 2017 quy định về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như sau:

Nguyên tắc khai thuế và tính thuế là một phần quan trọng của hệ thống thuế, đặc biệt là với lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ, người nộp lệ phí môn bài bao gồm tổ chức và cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ một số trường hợp được quy định chi tiết khác. Cụ thể, với văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, quy định như sau:

- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật: Đây là các doanh nghiệp được phép hoạt động dưới hình thức tổ chức doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, và chúng phải nộp lệ phí môn bài.

- Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh:

+ Nếu chi nhánh, văn phòng đại diện, và địa điểm kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thì chúng phải nộp lệ phí môn bài.

+ Nếu chi nhánh, văn phòng đại diện, và địa điểm kinh doanh không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, thì chúng không phải nộp lệ phí môn bài.

Căn cứ vào quy định trên, nguyên tắc nộp lệ phí môn bài của văn phòng đại diện được phân loại thành hai trường hợp:

- Trường hợp 1: Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: Văn phòng đại diện phải nộp lệ phí môn bài.

- Trường hợp 2: Không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: Văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài.

Thuế giá trị gia tăng:

Văn phòng đại diện, khi chỉ đóng vai trò đại diện cho doanh nghiệp mà không tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh, sẽ không chịu nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng.

Với việc không thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh và không tạo ra doanh thu, văn phòng đại diện không cần thực hiện các thủ tục kê khai thuế. Trách nhiệm này sẽ được tập trung tại trụ sở chính của công ty, giúp giảm bớt gánh nặng và tối ưu hóa quy trình quản lý thuế.

Thuế thu nhập cá nhân:

Theo quy định của khoản 3, Điều 19 của Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu văn phòng đại diện không ký hợp đồng lao động và không chi trả lương cho người lao động, mà doanh nghiệp thực hiện ký hợp đồng lao động và thanh toán tiền lương, tiền công cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện, thì văn phòng đại diện không phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân.

Theo quy định chi tiết, khi người nộp thuế là doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác với nơi có trụ sở chính, họ sẽ thực hiện thủ tục khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân theo mẫu số 05/KK-TNCN và phụ lục bảng xác định số thuế theo quy định.

Cụ thể, công ty sẽ thực hiện khấu trừ và nộp số thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện vào ngân sách nhà nước của từng tỉnh nơi người lao động đó làm việc, theo quy định của Điều 12 Thông tư 80/2021/TT-BTC. Việc này sẽ giúp đảm bảo tuân thủ quy định về khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân một cách chính xác và hiệu quả.

Quý khách xem thêm bài viết sau: Văn phòng đại diện có phải nộp tờ khai thuế hàng tháng không?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.