1. Số lần nộp Báo cáo sử dụng lao động trong một năm
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP) thì doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hai lần Báo cáo sử dụng lao động trong một năm, cụ thể:
- Báo cáo định kỳ 6 tháng: Nộp trước ngày 05 tháng 6. Báo cáo này phản ánh tình hình thay đổi về lao động trong 6 tháng đầu năm.
- Báo cáo hằng năm: Nộp trước ngày 05 tháng 12. Báo cáo này là báo cáo tổng kết tình hình sử dụng lao động trong toàn năm.
Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp bằng bản giấy nếu không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Lưu ý:
+ Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin trong báo cáo.
+ Việc nộp báo cáo sử dụng lao động đúng hạn là trách nhiệm của doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động. Nếu nộp báo cáo không đúng hạn hoặc báo cáo sai lệch thông tin, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
2. Đối tượng nộp Báo cáo sử dụng lao động
Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đối tượng nộp Báo cáo sử dụng lao động là:
- Doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động, bao gồm:
+ Doanh nghiệp nhà nước;
+ Doanh nghiệp tư nhân;
+ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài;
+ Hợp tác xã;
+ Hộ kinh doanh;
+ Các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng lao động.
- Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp đặt trụ sở ở nước ngoài có sử dụng lao động trên địa bàn Việt Nam.
- Tổ chức sự nghiệp công lập, sự nghiệp được giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước sử dụng lao động.
- Lưu ý:
+ Cá nhân sử dụng lao động theo hợp đồng lao động không thuộc đối tượng nộp Báo cáo sử dụng lao động.
+ Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện tại nhiều địa phương phải nộp báo cáo tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội địa phương nơi đặt trụ sở chính và thông báo đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội địa phương nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Nội dung của Báo cáo sử dụng lao động
Báo cáo sử dụng lao động theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin chung về doanh nghiệp, tổ chức:
+ Tên doanh nghiệp, tổ chức;
+ Địa chỉ trụ sở chính;
+ Số điện thoại, email;
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh;
+ Họ và tên người đại diện theo pháp luật.
- Tình hình thay đổi về lao động:
+ Số lượng lao động đầu kỳ, cuối kỳ;
+ Số lao động tăng, giảm;
+ Số lao động ký, chấm dứt hợp đồng lao động;
+ Số lao động đi làm việc theo thời hạn nhất định;
+ Số lao động nghỉ việc không lương;
+ Số lao động nghỉ sinh, ốm, thai sản;
+ Số lao động được đào tạo, bồi dưỡng;
+ Số lao động tham gia tập huấn an toàn lao động, vệ sinh lao động;
+ Số lao động vi phạm kỷ luật lao động;
+ Số lao động được thưởng, kỷ luật;
+ Số lao động nghỉ hưu, mất việc;
+ Thông tin về lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế.
- Đánh giá tình hình sử dụng lao động:
+ Phân tích số lượng, cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn, kỹ thuật;
+ Phân tích tình hình tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động;
+ Phân tích tình hình quản lý lao động, kỷ luật lao động;
+ Phân tích tình hình thực hiện chế độ tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động;
+ Phân tích tình hình điều kiện lao động, vệ sinh lao động, an toàn lao động.
- Kiến nghị, đề xuất:
+ Đề xuất các giải pháp để sử dụng lao động hiệu quả hơn;
+ Đề xuất các giải pháp để cải thiện điều kiện lao động, vệ sinh lao động, an toàn lao động;
+ Đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
- Lưu ý:
+ Nội dung báo cáo phải được trình bày một cách rõ ràng, súc tích, chính xác, đầy đủ.
+ Doanh nghiệp, tổ chức phải lưu giữ bản gốc Báo cáo sử dụng lao động ít nhất 02 năm.
4. Hình thức nộp Báo cáo sử dụng lao động
Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động có hai hình thức nộp Báo cáo sử dụng lao động theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
* Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia:
- Ưu điểm:
+ Nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí.
+ An toàn, bảo mật thông tin.
+ Dễ dàng theo dõi tình hình báo cáo.
- Cách thức thực hiện:
+ Doanh nghiệp, tổ chức truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
+ Đăng ký tài khoản và đăng nhập vào hệ thống.
+ Chọn dịch vụ "Báo cáo tình hình sử dụng lao động".
+ Điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của hệ thống.
+ Ký tên, đóng dấu điện tử vào báo cáo.
+ Nộp báo cáo và theo dõi kết quả.
- Lưu ý:
+ Doanh nghiệp, tổ chức cần có chữ ký số để ký tên, đóng dấu điện tử vào báo cáo.
+ Báo cáo phải được nộp đúng hạn quy định.
* Nộp bằng bản giấy:
- Trường hợp nộp bằng bản giấy:
+ Doanh nghiệp, tổ chức không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
+ Doanh nghiệp, tổ chức có trụ sở ở địa phương chưa triển khai dịch vụ nộp báo cáo trực tuyến.
- Cách thức thực hiện:
+ Doanh nghiệp, tổ chức tải Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
+ Điền đầy đủ thông tin vào mẫu báo cáo.
+ Ký tên, đóng dấu đỏ vào báo cáo.
+ Nộp báo cáo tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội địa phương nơi đặt trụ sở chính.
- Lưu ý:
+ Báo cáo phải được nộp đúng hạn quy định.
+ Báo cáo phải được lập thành 02 bản, 01 bản lưu trữ tại doanh nghiệp, tổ chức, 01 bản nộp cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
5. Vai trò của báo cáo tình hình sử dụng lao động
Báo cáo tình hình sử dụng lao động đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về lao động, góp phần đảm bảo thực hiện tốt các chính sách, pháp luật lao động, tạo môi trường lao động bình đẳng, an toàn, vệ sinh. Cụ thể, báo cáo có những vai trò sau:
- Phản ánh tình hình sử dụng lao động:
+ Báo cáo giúp nắm bắt đầy đủ, chính xác số lượng, cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, ngành nghề, lĩnh vực hoạt động.
+ Theo dõi tình hình biến động của thị trường lao động, nguồn cung và cầu lao động.
+ Đánh giá hiệu quả công tác quản lý lao động, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động.
+ Nắm bắt tình hình thực hiện chế độ tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động.
+ Đánh giá tình hình điều kiện lao động, vệ sinh lao động, an toàn lao động.
- Cung cấp thông tin cho công tác quản lý nhà nước về lao động:
+ Cung cấp cơ sở để xây dựng, điều chỉnh chính sách, pháp luật lao động phù hợp với thực tế.
+ Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật lao động.
+ Giúp giải quyết các tranh chấp lao động, mâu thuẫn giữa người sử dụng lao động và người lao động.
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
- Góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng lao động:
+ Giúp doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động một cách hợp lý, hiệu quả.
+ Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội.
+ Tạo môi trường lao động bình đẳng, an toàn, vệ sinh, thu hút người lao động tham gia lao động.
+ Góp phần nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
- Đảm bảo thực hiện tốt các quyền lợi, chế độ cho người lao động:
+ Giúp người lao động nắm được quyền lợi, nghĩa vụ của mình.
+ Tạo điều kiện cho người lao động tham gia giám sát việc thực hiện pháp luật lao động.
+ Bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của người lao động.
- Phục vụ công tác nghiên cứu khoa học về lao động:
+ Cung cấp dữ liệu cho các nghiên cứu về thị trường lao động, nguồn cung và cầu lao động.
+ Giúp đánh giá hiệu quả các chính sách, pháp luật lao động.
+ Đề xuất các giải pháp cải thiện môi trường lao động, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Tóm lại, Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về lao động, góp phần đảm bảo thực hiện tốt các chính sách, pháp luật lao động, tạo môi trường lao động bình đẳng, an toàn, vệ sinh.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động năm trước và kế hoạch sử dụng lao động (Mẫu số 01). Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
