Xử phạt khi làm mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Khách hàng: Kính chào luật sư! Tôi có một số thắc mắc muốn nhờ luật sư tư vấn như sau: Công ty tôi có đặt mua một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN của cơ quan thuế. Tuy nhiên, do chuyển giao công việc giữa kế toán cũ và kế toán mới nên đã làm thất lạc quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN đó. Vậy cho tôi hỏi là công ty tôi sẽ bị xử phạt như thế nào?

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục Tư vấn pháp luật thuế của Công ty Luật Minh Khuê.

Luật sư tư vấn pháp luật thuế gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào anh, cảm ơn anh đã gửi thắc mắc đến Công ty Luật Minh Khuê, căn cứ vào những thông tin mà anh cung cấp xin được tư vấn cho anh như sau:

Cơ sở pháp lý cần được sử dụng trong bài viết:

-Quyết định 747/QĐ-TCT về việc ban hành quy trình quản lý ấn chỉ

- Luật kế toán 2003

- Nghị định 105/2013/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

1. Khái niệm và đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân 

Hiện nay, ở Việt Nam chưa có định nghĩa chính xác, cụ thể về thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, dựa trên các quy định của pháp luật được ghi nhận tại Luật thuế thu nhập cá nhân, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn, có thể hiểu thuế thu nhập cá nhân như sau:

Thuế thu nhập cá nhân là thuế trực thu, tính trên thu nhập của người nộp thuế sau khi đã trừ các thu nhập miễn thuế và các khoản được giảm trừ gia cảnh.

Theo quy định tại Điều 2 Luật thuế thu nhập cá nhân 2007, sửa đổi bổ sung 2012, đối tượng nộp thuế thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

Cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, đáp ứng các điều kiện sau:

1. Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam;
2. Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.

Cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam

Theo đó, kỳ tính thuế được quy định:

- Kỳ tính thuế đối với cá nhân cư trú được quy định như sau:

a) Kỳ tính thuế theo năm áp dụng đối với thu nhập từ kinh doanh; thu nhập từ tiền lương, tiền công;

b) Kỳ tính thuế theo từng lần phát sinh thu nhập áp dụng đối với thu nhập từ đầu tư vốn; thu nhập từ chuyển nhượng vốn, trừ thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán; thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản; thu nhập từ trúng thưởng; thu nhập từ bản quyền; thu nhập từ nhượng quyền thương mại; thu nhập từ thừa kế; thu nhập từ quà tặng;

c) Kỳ tính thuế theo từng lần chuyển nhượng hoặc theo năm đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán. Trường hợp cá nhân áp dụng kỳ tính thuế theo năm thì phải đăng ký từ đầu năm với cơ quan thuế.

- Kỳ tính thuế đối với cá nhân không cư trú được tính theo từng lần phát sinh thu nhập áp dụng đối với tất cả thu nhập chịu thuế.

2. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và kiểm kê tài sản

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán (Theo điều 12 Nghị định 105/2013/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập).

- Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;

b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;

b) Tiêu hủy tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản (Theo điều 13 Nghị định 105/2013/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập)

- Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê theo quy định;

b) Không xác định nguyên nhân chênh lệch; không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán vào sổ kế toán.

- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm hoặc không thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp khác theo quy định.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo, khai man kết quả kiểm kê tài sản.

3. Các loại ấn chỉ thuế

Khoản 1.2 Mục V Phần I Quyết định 747/QĐ-BTC có quy định về các loại ấn chỉ thuế như sau:

"1.2. Biên lai thuế gồm: Biên lai thu thuế, biên lai thu tiền phạt (có mệnh giá, không có mệnh giá), chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân; biên lai thu tiền, Tem thuốc lá được quản lý như biên lai..."

Theo quy định trên thì chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một trong những biên lai thuế và được quản lý theo quy định về ấn chỉ thuế nên khi xảy ra việc mất, công ty phải làm báo cáo mẫu BC21/AC gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

"Điều 30: Các trường hợp làm mất biên lai ấn chỉ thuế đều phải thông báo mất, lập biên bản vi phạm hành chính, ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất biên lai, ấn chỉ thuế (theo mẫu đính kèm). Việc quản lý thu hồi tiền phạt sử dụng biên lai thu tiền hoặc giấy nộp tiền; số tiền phạt thu được phải nộp vào ngân sách nhà nước theo mục lục ngân sách hiện hành."

4. Quy trình xử lý mất ấn chỉ thuế của cơ quan thuế

Khoản 2.2 Mục V Phần II Quyết định 747/QĐ-BTC cũng quy định về quy trình xử lý mất ấn chỉ thuế của cơ quan thuế như sau:

"2.2. Quản lý mất, cháy, hỏng ấn chỉ tại các tổ chức, cá nhân

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Nhận Báo cáo mất, cháy, hỏng ấn chỉ (mẫu: BC21/AC) do tổ chức, cá nhân sử dụng ấn chỉ gửi đến, đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển Báo cáo mất, cháy, hỏng ấn chỉ (mẫu: BC21/AC) cho Bộ phận ấn chỉ ngay trong ngày.

Phòng/Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Báo cáo mất, cháy, hỏng ấn chỉ (mẫu: BC21/AC) của tổ chức, cá nhân sử dụng do Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế gửi đến; nhập Báo cáo mất, cháy, hỏng ấn chỉ vào chương trình Quản lý ấn chỉ. Trường hợp tổ chức, cá nhân gửi Báo cáo mất, cháy, hỏng ấn chỉ qua mạng thông tin điện tử thì Chương trình Quản lý ấn chỉ hỗ trợ tiếp nhận.

- Truyền Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn lên trang Thông tin điện tử của ngành Thuế và trang Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được Báo cáo mất, cháy, hỏng ấn chỉ, cơ quan Thuế phải lập Biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực ấn chỉ và trình lãnh đạo cơ quan Thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền.

+ Phòng/Bộ phận Thanh tra, Kiểm tra phát hiện mất, cháy, hỏng ấn chỉ thì Phòng/Bộ phận Thanh tra, Kiểm tra lập Biên bản vi phạm hành chính và tham mưu lãnh đạo cơ quan Thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền.

+ Các trường hợp mất, cháy, hỏng ấn chỉ còn lại do Phòng/Bộ phận Ấn chỉ lập Biên bản vi phạm hành chính và tham mưu lãnh đạo cơ quan Thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền.

- Đối với biên lai chưa thực hiện truyền lên trang thông tin điện tử của ngành thuế và trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; thực hiện: In Thông báo mất, cháy, hỏng ấn chỉ (mẫu: BC22/AC), trình lãnh đạo cơ quan Thuế ký duyệt. Nhập số, ngày của Thông báo mất, cháy, hỏng ấn chỉ vào Chương trình quản lý ấn chỉ.

- Nhập Quyết định xử phạt vào Chương trình Quản lý ấn chỉ. Chương trình hỗ trợ ghi SổQuản lý mất, cháy, hỏng ấn chỉ và kết quả xử lý (mẫu: ST21/AC).

Bộ phận Hành chính Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Trường hợp Thông báo mất, cháy, hỏng ấn chỉ của tổ chức, cá nhân, Cục Thuế, Chi cụcThuế chưa đưa lên Trang Thông tin điện tử ngành Thuế và Trang Thông tin điện tử Tổng cục Thuế thì phải gửi Tổng cục Thuế và Cục Thuế các tỉnh, thành phố; Thông báo mất, cháy, hỏng ấn chỉ của Chi cục Thuế phải gửi Cục Thuế và các Chi cục Thuế trong tỉnh, thành phố. Thời hạn gửi Thông báo mất, cháy, hỏng ấn chỉ là 07 ngày làm việc kể từ ngày ký Thông báo mất, cháy, hỏng ấn chỉ.

- Chuyển ngay Quyết định xử phạt vi phạm hành chính cho các tổ chức, cá nhân vi phạm."

Khoản 7 Điều 4 Luật kế toán 2003 cũng quy định: "7. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

8. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán."

5. Xử phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp làm mất chứng từ khấu trừ

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập phát sinh cũng được quản lý nhưng chứng từ kế toán, nên khi xảy ra việc mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, Công ty sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 12 Nghị định 105/2013/NĐ-CP như sau:

"Điều 12. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;

b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ."

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật về thuế và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.

Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế.