Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan nhà nước?

1. Cập nhật mới nhất về quy định thời hạn bảo quản tài liệu: 

Tài liệu của cơ quan nhà nước thường chứa các thông tin quan trọng về quá trình ra quyết định, hoạt động, chính sách và lịch sử của quốc gia. Chính vì vậy, bảo quản tài liệu theo thời hạn cụ thể giúp đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và truy cập được trong tương lai, đồng thời góp phần vào nghiên cứu, truyền thống và phân tích lịch sử. Mặt khác, tài liệu cơ quan nhà nước chứa đựng tri thức, kinh nghiệm và kiến thức quan trọng, do đó việc bảo quản tài liệu sẽ tránh sự mất mát thông tin quan trọng. Quy định thời hạn bảo quản tài liệu giúp cơ quan nhà nước tổ chức và quản lý tài liệu một cách hiệu quả. Việc xác định thời hạn bảo quản giúp cơ quan nhận biết tài liệu nào cần được lưu trữ lâu dài và tài liệu nào có thể bị xóa bỏ sau một thời gian nhất định. Điều này giúp giải phóng không gian lưu trữ, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm chi phí quản lý tài liệu. 

Hiện nay, sau nhiều năm đi vào hoạt động, pháp luật về bảo quản tài liệu nói chung và quy định về thời hiệu bảo quản tài liệu của cơ quan nhà nước nói riêng đã có nhiều thay đổi để phù hợp với thực tiễn cũng như khả năng của nhà nước. 

Theo đó, hiện tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV của Bộ nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có hiệu lực từ ngày 15 tháng 02 năm 2023. Như vậy, có nghĩa là hiện nay quy định pháp luật có hiệu lực và được áp dụng về thời hạn bản quản tài liệu của cơ quan nhà nước đang được quy định tại Thông tư 10/2022/TT-BNV. Điều này cũng có nghĩa rằng, cơ quan nhà nước phải thực hiện đúng các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như thông tư đã nêu. Trường hợp, nếu người dân muốn tìm hiểu thì cũng dựa trên quy định đã đề ra tại Thông tư 10/2022/TT-BNV. 

2. Phân loại thời hạn bảo quản tài liệu

Theo phụ lục của Thông tư 10/2022/TT-BNV có quy định thời hạn đối với mỗi loại tài liệu là khác nhau. Có thể chia thời hạn bảo quản ra những loại chủ yếu sau: 

Vĩnh viễn:

- Tài liệu về Hiến pháp, Luật, Nghị định, quy định, quy chế do cơ quan nhà nước ban hành: Những tài liệu này có giá trị pháp lý và quy định quyền lợi, nghĩa vụ của công dân và tổ chức. Thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho loại tài liệu này thường được áp dụng, đảm bảo tính liên tục và truy xuất thông tin trong tương lai. 

- Hồ sơ về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan nhà nước: Đối với các hồ sơ này, thời hạn bảo quản vĩnh viễn thường được áp dụng. Việc bảo quản lâu dài giúp duy trì thông tin về cơ cấu tổ chức, lịch sử cán bộ, và các quyết định quan trọng trong quá khứ. 

- Hồ sơ hoạt động tài chính, kế toán của nhà nước: Thời hạn bảo quản là vĩnh viễn cũng thường được áp dụng cho các hồ sơ liên quan đến tài chính và kế toán. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và truy xuất thông tin khi cần thiết trong việc kiểm tra, xem xét hoặc giải quyết các vấn đề tài chính trong tương lai. 

- Hồ sơ về hoạt động đối ngoại của cơ quan nhà nước: áp dụng thời hạn bản quản vĩnh viễn để đảm bảo tính bảo mật và truy xuất thông tin về các thỏa thuận, đàm phán, và quan hệ quốc tế. 

- Tài liệu khác có giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, kỹ thuật: những tài liệu này có thể cung cấp thông tin quan trọng và giá trị cho các nghiên cứu, việc phục hồi lịch sử, và phát triển khoa học, kỹ thuật trong tương lai. 

Từ 30 năm trở lên: 

- Hồ sơ về hoạt động lập pháp, hành pháp của cơ quan nhà nước: Các tài liệu liên quan đến việc lập pháp, ban hành luật pháp, quyết định hành pháp của cơ quan nhà nước thường được bảo quản trên 30 năm. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn của quá trình quyết định chính sách và truy xuất thông tin khi cần thiết trong tương lai

- Hồ sơ về hoạt động tư pháp của cơ quan nhà nước: Đối với các hồ sơ liên quan đến hoạt động tư pháp, như vụ án, văn bản tư pháp, quyết định của tòa án, thời hạn bảo quản tài liệu thường kéo dài hơn 30 năm. Điều này giúp bảo đảm tính toàn vẹn và truy xuất thông tin về quá trình pháp lý và quyết định tư pháp trong tương lai. 

- Hồ sơ quản lý nhà nước của cơ quan nhà nước: Thời hạn bảo quản tài liệu từ 30 năm trở lên cũng được áp dụng cho các hồ sơ liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước, bao gồm quản lý chính sách, quy định, quyết định quan trọng. Việc bảo quản lâu dài giúp duy trì thông tin về quá trình quản lý và truy xuất thông tin khi cần thiết trong tương lai

- Hồ sơ hoạt động kinh tế, xã hội của cơ quan nhà nước: Các hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội như kế hoạch phát triển, dự án quan trọng, chính sách kinh tế thường được bảo quản từ 30 năm trở lên. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và truy xuất thông tin về quá trình phát triển kinh tế, xã hội và các quyết định quan trọng trong tương lai. 

Dưới 30 năm: 

- Hồ sơ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước: các tài liệu liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra thường được bảo quản trong khoảng thời gian dưới 30 năm. 

- Hồ sơ về công tác thi tuyển, bổ nhiệm và đánh giá cán bộ, công chức viên chức

- Hồ sơ về công tác thi đua khen thưởng của cơ quan nhà nước

- Hồ sơ công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân

- Hồ sơ về công tác khác của cơ quan nhà nước: bao gồm tài liệu liên quan đến các hoạt động chuyên ngành, dự án, sự kiện quan trọng

Mặc dù không có thời hạn bảo quản dài như các tài liệu khác nhưng những tài liệu này cũng được xem là quan trọng và cần thiết được bảo quản trong thời gian nhất định để đảm bảo tính toàn vẹn và cần thiết truy xuất thông tin trong tương lai. 

3. Quy trình xác định thời hạn bảo quản tài liệu

Việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu phải trải qua các bước cơ bản sau: 

Bước 1: Thu thập thông tin: Trước tiên, cần thu thập thông tin về các loại tài liệu mà cơ quan nhà nước sản xuất như văn bản hành chính, biên bản, Luật, quyết định,... Đồng thời xác định mục tiêu, nội dung và nguồn gốc của từng loại tài liệu. 

Bước 2: Phân loại tài liệu: Tiếp theo, phân loại tài liệu thành các loại, ví dụ như tài liệu quan trọng, tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu không có giá trị sử dụng và tài liệu có tính chất nhạy cảm. Mỗi loại tài liệu có quy định riêng về thời hạn nên cần thiết quá trình phân loại tài liệu. 

Bước 3: Xem xét quy định pháp lý: Kiểm tra các quy định pháp lý liên quan đến việc bảo quản tài liệu của cơ quan nhà nước. Các quy định này có thể được đưa ra bởi cơ quan quản lý văn bản, Bộ phận lưu trữ quốc gia hoặc quy định pháp luật về quản lý tài liệu. 

Bước 4: Xác định thời hạn bảo quản: Dựa trên thông tin cũng như quy định pháp luật đã được tìm hiểu ở các bước trên để xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Thời hạn này có thể được tính từ ngày tài liệu được tạo ra hoặc từ ngày sự kiện quan trọng liên quan đến tài liệu xảy ra. 

Bước 5: Lưu trữ và quản lý: Thực hiện lưu trữ và quản lý tài liệu theo quy định đã được xác định. Đảm bảo tài liệu được bảo quản một cách an toàn và tiếp cận được khi cần thiết. Có thể sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoặc hệ thống lưu trữ vật lý để quản lý tài liệu. 

Trên đây là hướng giải thích của Luật Minh Khuê về vấn đề Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan nhà nước? Nếu có thắc mắc, bạn đọc có thể liên hệ Công ty Luật Minh Khuê để được trả lời các vấn đề pháp lý liên quan. Mọi thắc mắc xin được liên hệ qua số tổng đài tư vấn trực tuyến: 1900.6162 hoặc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!