1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Quy định về tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng việt, các chữ cái F,J,Z,W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ Văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Chức năng của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên. Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có các chức năng chính sau:

- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo quy định của nhà nước.

- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị

- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động

- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp

- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp

- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

2. Đặc điểm của văn phòng đại diện:

- Do chế độ hạch toán của văn phòng đại diện là hạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại điện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện

- Văn phòng đại diện có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng

- Không được trực tiếp kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó

- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân

Văn phòng đại diện được phép hoạt động những gì:

- Văn phòng đại diện là đơn vị thuộc công ty, không có chức năng kinh doanh

- Công ty được lập văn phòng đại diện ở nhiều địa bàn, địa phương tỉnh/thành phố khac nhau và không hạn chế số lượng văn phòng đại diện

- Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính

- Văn phòng đại diện công ty có con dấu, mã số thuế và không có tư cách pháp nhân

3. Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh

Việc tiến hành thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh được rất nhiều khách hàng quan tâm. Nhưng không phải khách hàng nào cũng nắm rõ được thủ tục đăng ký thành lâp văn phòng đại diện tại Bắc Ninh. Để khách hàng hiểu rõ hồ sơ cần thiết và cần làm những thủ tục gì khi thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh, luật Minh Khuê sẽ gửi tới khách hàng nội dung dưới đây:

3.1 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh:

- Thông báo lập văn phòng đại diện;

- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên

- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;

- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông thành viên, chủ sở hữu công ty

- 01 bản công chứng căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện

- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ

- 01 bản công chứng căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

3.2 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh:

- Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện: Hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp mới được cấp giấy phép chứng nhận văn phòng đại diện

- Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập qua Cổng thông tin điện tử quốc gia: Doanh nghiệp truy cập vào website http://dangkykinhdoan.gov.vn; Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện trên tài khoản; Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

- Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Trường hợp hồ sơ chưa chính xác thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ yêu cầu. Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu

- Bước 4: Giấy chứng nhận thành công đăng ký văn phòng đại diện: Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ thì cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Lưu ý: Khi thành lập văn phòng đại diện ở Bắc Ninh mà không đăng ký sẽ bị xử phạt: Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Vì vậy, khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện thì cần đăng ký tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đối với trường hợp khi thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh nhưng không thực hiện đăng ký thành lập văn phòng sẽ bị phạt hành chính sẽ bị chấm dứt hoạt động kinh doanh chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

3. Dịch vụ của luật Minh Khuê thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực doanh nghiệp Luật Minh Khuê với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp Luật Minh Khuê cam kết hỗ trợ danh nghiệp thành lập văn phòng đại diện với dịch vụ tốt nhất nhằm giúp khách hàng tiết kiệm được công sức, thời gian đăng ký. Với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh, luật Minh Khuê sẽ hỗ trợ khách hàng các công việc như sau:

- Tư vấn đến với khách hàng quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty;

- Soạn thảo, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;

- Hướng dẫn các thủ tục cần thiết sau khi thành lập văn phòng đại diện như: Khắc con dấu văn phòng đại diện công ty, mở tài khoản văn phòng đại diện công ty

- Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Nhận kết quả và bàn giao kết quả đến với khách hàng.

Bài viết trên Luật Minh Khuê đã gửi tới khách hàng về việc thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh. Trong bài viết có nội dung nào chưa hiểu khách hàng có thể liên hệ qua số tổng đài tư vấn pháp luật doanh nghiệp: 1900.6162 để được hỗ trợ trực tiếp. Hoặc liên hệ trực tiếp với Luật sư: Lê Thị Hằng qua số: 098.636.6162 để được báo giá chi tiết. Luật Minh Khuê trân trọng cảm ơn!