Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bình Dương

1. Quy định về văn phòng đại diện.

Khi có mong muốn thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện nhằm mục đích thuận tiện hơn trong việc giao dịch tại địa phương khác với địa chỉ chính của công ty. Các hoạt động như kê khai thuế,phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở trụ sở chính của công ty. Nếu không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh thì nên thành lập một văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện theo quy định không có tư cách pháp nhân do văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập. Văn phòng đại diện có chức năng thực hiện như một văn phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đối tác mới và không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác.

Văn phòng đại diện theo quy định của Luật Doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

- Thứ nhất, Văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vũ thuế độc lập;

- Thứ hai, Văn phòng đại diện vẫn có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện;

- Thứ ba, Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

- Thứ tư, văn phòng đại diện không được thực hiện những hoạt động với vai trò sinh lợi trực tiếp tại Việt NAm mà thực hiện xúc tiến thương mại theo những quy định có trong luật.

- Thứ năm, Văn phòng đại diện không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết ngoại trừ trường hợp đặc biệt có giấy uỷ quyền hợp pháp.

- Thứ sáu, Văn phòng đại diện chỉ có thể giao kết hợp đồng trong các trường hợp như tuyển dụng, thuê, mua vật dụng....

- Ngoài ra, Văn phòng đại diện không được đứng tên ký kết hợp đồng riêng. Công ty mẹ phải chịu nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Theo quy định, doanh nghiệp có thể lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương, có nghĩa là không giới hạn doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện. Dưới đây là thủ tục thành lập chi nhánh tại Bình Dương.

2. Điều kiện để đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Bình Dương.

Thứ nhất, điều kiện về người đứng đầu doanh nghiệp:

Theo quy định người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:

- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan; đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước; trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

-Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Thứ hai, căn cứ tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 hướng dẫn bởi Nghị định 02/2021/NĐ-CP quy định điều kiện về tên văn phòng đại diện

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện; địa điểm kinh doanh. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

- Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Thứ ba, theo quy định điều kiện về trụ sở văn phòng đại diện

- Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố); tên xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

- Địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể; nhà chung cư.

- Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

+ Hợp đồng thuê văn phòng,

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.

Thứ tư, Con dấu của văn phòng đại diện

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Như vậy, không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

3. Trình tự đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại Bình Dương.

Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Hồ sơ bao gồm:

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện như: 

+ 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;

- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;

- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Trình tự thực hiện:

Sau khi chuẩn bị xong các giấy tờ trên, người nộp hồ sơ nộp tại Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Về lệ phí đăng ký: Căn cứ tại Thông tư 47/2019/TT-BTC Lệ phí giải quyết: 50.000 đồng/lần 

Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến Thành lập văn phòng đại diện tại Tỉnh Bình Dương. Nếu có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện hay có vướng mắc liên quan đến bài viết, khách hàng hãy gọi 1900.6162 để được hỗ trợ qua tổng đài trực tuyến.