1. Văn phòng đại diện là gì ?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở.

Như vậy. trong hoạt động dân sự, pháp luật chỉ cho phép pháp nhân được mở văn phòng đại diện và văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại thì đối tượng được mở văn phòng đại diện không chỉ là pháp nhân mà có cả cá nhân hoạt động thương mại. Luật thương mại quy định thương nhân được đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. Thương nhân theo quy định của Luật Thương mại không chỉ bao gôm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp mà còn có thể là cá nhân hoạt động một cách độc lập, thường xuyên, có đăng ký hoạt động thương mại. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của thương nhân. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để xúc tiến thương mại. Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt nam về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Trong thực tế, văn phòng đại diện thương mại thường được mở ở các nơi thương nhân chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại để tiếp cận, tìm hiểu thị trường khi chưa có điều kiện trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại và tìm kiếm khả năng khai thác thị trường tiêu thụ sản phẩm.

Về nguyên tắc, văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế nói chung không được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích thu lợi nhuận mà chỉ có chức năng xúc tiến, tìm kiếm, thúc đẩy và hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh tế mà mình đại diện. Hoạt động của văn phòng đại diện về bản chất là đại diện cho tổ chức kinh tế và trên cơ sở ủy quyền của tổ chức đó. Đặc điểm này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh của pháp nhân. Chi nhánh của pháp nhân được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với hoạt động của pháp nhân và trên cơ sở giấy phép hoạt động của chi nhánh.

Ngoài ra, thuật ngữ văn phòng đại diện còn được dùng để chỉ đơn vị phụ thuộc của các tổ chức phi lợi nhuận như văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức quốc tế hay tổ chức ngoại giao đặt tại nơi mà các tổ chức đó không có trụ sở chính. Các văn phòng đại diện này hoạt động với tư cách đại diện và nhân danh cho các tổ chức kể trên.

2. Đặc điểm của văn phòng đại diện.

Do chế độ hạch toán của văn phòng đại diện là hạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.

Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng.
Không được trực tiếp kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân

3. Chức năng của văn phòng đại diện.

Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:

Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
Xây dụng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

4. Khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương mà không đăng ký sẽ bị xử phạt như thế nào?

Theo quy định khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 "Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện."

=> Như vậy khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện thì cần phải đăng ký tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nếu khi thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương nhưng không thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm a khoản 1 Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP đối với hành vi vi phạm quy định về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, đại điểm kinh doanh của doanh nghiệp "Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh".

5. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Hải Dương.

Để thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Dương hoặc thành lập văn phòng đại diện tại bất cứ tỉnh thành nào Việt Nam thì Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho công ty cổ phần bao gồm:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Quyết định của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng dại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân

Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:

Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài.
Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

6. Trình tự đăng ký văn phòng đại diện tại Hải Dương.

Để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Hải Dương, các doanh nghiệp cần thực các bước sau:

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tại Hải Dương.

- Bước 2: Nộp Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện sau khi nộp đầy đủ, chính xác hồ sơ và nộp lệ phí đăng ký.

Những thủ tục này sẽ được công ty Luật Minh Khuê chúng tôi thay mặt quý khách hàng thực hiện đầy đủ khi bạn lựa chọn dịch vụ của chúng tôi.

7. Thời hạn thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.Tiếp đến Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như hướng dẫn ở trên và nộp qua mạng điện tử đến Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

8. Văn phòng đại diện được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Theo quy định khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020 Quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó. Theo đó Quyền thành lập văn phòng đại diện là quyền của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lập văn phòng đại diện ở cả trong nước và nước ngoài. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Song dựa các quy định liên quan thì chức năng chính của một văn phòng này sẽ là:

Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Nhìn chung chức năng chủ yếu của văn phòng đại diện chỉ phục vụ và bảo vệ các lợi ích vốn có của doanh nghiệp. Vì vậy mà đơn vị này sẽ không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh hay bất cứ hoạt động kinh tế nào. Vì vậy mà doanh nghiệp mẹ sẽ phải chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện khi được thành và trong suốt quá trình hoạt động.

9. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Minh Khuê.

Đối với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Dương hoặc bất kỳ nơi đâu thì công ty Luật Minh Khuê chúng tôi luôn thực hiện các công việc cố định với khách hàng như sau:

Tư vấn các điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện;
Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện;
Hỗ trợ dịch vụ kê khai, đóng bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện;
Hỗ trợ tư vấn miễn phí các thủ tục pháp lý, nội bộ hoạt động của công ty, văn phòng đại diện trong quá trình hoạt động;

Trên đây là một số chia sẻ của công ty Luật Minh Khuê chúng tôi về Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Dương. Quý vị theo dõi bài biết, có vướng mắc khác vui lòng liên hệ hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ nhanh chóng, tận tình. Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến dịch vụ Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Dương. Quý khách vui lòng liên hệ Bà Hoàng Lê Khánh Linh qua số điện thoại: 0984.686.732 để được báo giá, tư vấn kịp thời.