1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Hải Phòng là nơi có nền kinh tế phát triển trọng điểm, đặc biệt là các dịch vụ du lịch tăng lên mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp có thể tìm kiếm lợi nhuận nhất định trong lĩnh vực này.

- Đối với những công ty sản xuất và kinh doanh hàng hóa thì việc lập văn phòng đại diện để công ty trưng bày sản phẩm qua đó đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng.

- Văn phòng đại diện tạo mối liên hệ giữa công ty và khách hàng, đối với những khách hàng và đối tác ở xa, thông qua văn phòng đại diện thì công ty có thể trao đổi, giao dịch trực tiếp với khách hàng, đối tác, tạo ra sự tin tưởng của khách hàng và đối tác với công ty.

- Văn phòng đại diện thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh. văn phòng đại diện tại nơi nào thì đương nhiên sẽ nắm rõ thị trường và nhu cầu tại nơi đó, từ đó đưa ra những kiến nghị giúp công ty có định hướng phát triển trên từng địa bàn cho phù hợp.

- Thủ tục cấp phép đơn giản và có thể được hoạt động chỉ sau 03 - 05 ngày tiến hành đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, từ đó, nhận được nhiều ưu đãi nhất định trong hoạt động của mình.

2. Đặc điểm của văn phòng đại diện

- Về tên của văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo "Văn phòng đại diện".

Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp có chức năng là quảng bá, tiếp thị và giao dịch.

- Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện chỉ là nơi đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.

- Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác có phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình. Có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác theo sự ủy quyền của doanh nghiệp.

3. Văn phòng đại diện được phép hoạt động những gì?

- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc công ty, không có chức năng kinh doanh. Pháp luật hiện hành không định nghĩa rõ ràng như thế nào là "kinh doanh". Thông thường thì "kinh doanh" được hiểu là hoạt động của cá nhân hoặc tổ chức nhằm mục đích đạt lợi nhuận. Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể thấy, văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Vì vậy có thể kết luận rằng, theo quy định của pháp luật hiện hành về doanh nghiệp thì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

- Công ty được lập Văn phòng đại diện ở nhiều địa bàn, địa phương tỉnh/ Thành phố khác nhau và không hạn chế số lượng văn phòng đại diện.

- Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

- Văn phòng đại diện công ty có con dấu, mã số thuế nhưng không có tư cách pháp nhân.

4. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng

- Ngành, nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty.

- Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật.

- Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở phải tuân theo quy định của pháp luật, địa chỉ được xác định gồm nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng

Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết và soạn thảo hồ sơ Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng.

Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện gồm:

- Thông báo lập Văn phòng đại diện;

- Bản sao Biên bản và Quyết định về việc đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện của công ty (đối với công ty TNHH 2 thành viên và Công ty cổ phần);

- Quyết định của chủ sở hữu về việc đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện của công ty (đối với công ty TNHH một thành viên);

- Bản sao Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Bước 2: Doanh nghiệp gửi hồ sơ Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng đến Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

- Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ.

- Nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết, thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

6. Sau khi thành lập văn phòng đại diện cần thực hiện những việc gì?

Các vấn đề cần lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện là: Treo bảng hiệu văn phòng đại diện; Công bố mẫu dấu (nếu văn phòng đại diện có khắc con dấu riêng); Nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài (miễn lệ phí môn bài nếu doanh nghiệp trong thời gian miễn lệ phí môn bài).

Do chế độ hoạch toán của văn phòng đại diện là hoạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.

Theo đó, sau khi thành lập văn phòng đại diện, cần thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện như sau:

+ Theo Khoản 6 Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện của doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật là đối tượng phải nộp lệ phí môn bài.

+ Cũng theo Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP thì mức nộp lệ phí của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

+ Thời hạn kê khai lệ phí môn bài là: Khai lệ phí môn bài một lần khi tổ chức mới ra hoạt động kinh doanh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng. Mọi thắc mắc hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với Luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ một cách nhanh chóng và kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.