1. Chức năng của văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện là đơn vị phu thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng như sau:

Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

2. So sánh giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

2.1 Điểm giống nhau giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện

Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp và không có tài sản riêng, do vậy cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân. Cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều có thể thành lập trong/ ngoài nước, có nhiều địa điểm ở cùng tỉnh/ thành phố với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Đồng thời, chi nhánh và văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định chung về tên, địa chỉ... theo luật Doanh nghiệp 2020.

2.2 Sự khác nhau giữ chi nhánh công ty và văn phòng đại diện

Về chức năng và nhiệm vụ:

Chi nhánh công ty được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả chức năng đại diện kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền.
Trong khi văn phòng đại diện lại không hề có chức năng kinh doanh mà chỉ có thể thực hiện những nhiệm vụ theo ủy quyền đã được nêu ở trên. Văn phòng đại diện chính là nơi để quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp và là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.
Có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng lại không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng như không được tự nhân danh mình để ký kế các hợp đồng riêng mà chức năng của văn phòng đại diện giống như một ban liên lạc với nhiệm vụ chính là cung cấp và trao đổi thông tin, hỗ trợ về nghiệp vụ cũng như phụ trách việc tiếp cận giữa các đối tác và doanh nghiệp, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

Về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế

Chi nhánh công ty phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật, còn văn phòng đại diện thì không bắt buộc nộp thuế môn bài mà xét theo chức năng của từng văn phòng đại diện
Thuế môn bài sẽ được thu định kỳ hàng năm và mức thu được phân theo các bậc, dựa theo số vốn khi đăng ký hoặc doanh thu hoạt động kinh doanh của năm kế trước hoặc giá trị gia tăng của năm kinh doanh kế trước tùy theo từng nước và từng địa phương mà các bậc này là khác nhau.
Trên thực tế, văn phòng đại diện khi thực hiện các hoạt động kinh doanh thì phải nộp 2 loại thuế là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân. Và nếu không thực hiện các hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện chỉ phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

3. Lưu ý khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Vĩnh Phúc

3.1 Tên văn phòng đại diện dự định thành lập:

- Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có nhiệm vụ đai diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

3.2 Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nha, tên phố hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)

Tương tự như trụ sở công ty, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:

Hợp đồng thuê văn phòng
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê
Bản sao chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê.

4. Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số căn cước công dân hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh;

- Thông tin họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý: Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc một trong các trường hợp sau:

Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản
Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Vĩnh Phúc

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng văn phòng đại diện bao gồm:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện
Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Có 2 cách thức để nộp hồ sơ, cụ thể:

Nộp trực tiếp tại bộ phận 1 cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện
Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Bước 4: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Lệ phí giải quyết: 50.000 đồng/lần
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề trên. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại 1900.6162 để được hỗ trợ giải đáp. Trong trường hợp quý khách hàng cần sử dụng dịch vụ mở công ty, thành lập văn phòng đại diện của các công ty trong nước hoặc nước ngoài vui lòng trao đổi trực tiếp với Luật sư: Tô Thị Phương Dung qua số: 0986.386.648 để được báo giá dịch vụ chi tiết. Rất mong nhận được sự hợp tác. Trân trọng./.