Quy định về thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật

1. Thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH hai thành viên trở lên

Khoản 3 của Điều 54 trong Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rằng mỗi công ty phải có ít nhất một người đại diện theo quy định của pháp luật, và người này phải giữ một trong các chức danh sau: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp Điều lệ của công ty không có quy định cụ thể, thì Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ đóng vai trò người đại diện theo pháp luật cho công ty.

Để thực hiện thủ tục bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật, quy trình được thực hiện như sau:

Bước 1: Triệu tập Hội đồng thành viên

- Hội đồng thành viên sẽ được triệu tập họp khi có yêu cầu từ Chủ tịch Hội đồng thành viên, từ các thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu từ 10% trở lên của vốn điều lệ, hoặc từ một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ.

- Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp theo yêu cầu của các thành viên trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, các thành viên hoặc nhóm thành viên đó có thể tự triệu tập họp Hội đồng thành viên.

- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp phải chuẩn bị chương trình, tài liệu họp, và chủ trì cuộc họp. Thành viên có quyền đề xuất bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản.

- Bất kỳ bổ sung nào cho chương trình họp cần được chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp chấp thuận, với điều kiện là nó tuân theo pháp luật và được gửi tới trụ sở chính của công ty trước ít nhất một ngày làm việc trước ngày họp. Nếu bổ sung được đề xuất ngay trước khi họp bắt đầu, thì nó sẽ được chấp thuận nếu được đa số các thành viên tham dự cuộc họp tán thành.

- Thông báo về cuộc họp Hội đồng thành viên và các tài liệu họp phải được gửi đến các thành viên trước khi cuộc họp diễn ra.

Bước 2: Tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên:

- Cuộc họp Hội đồng thành viên được tổ chức khi có số lượng thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên, theo tỷ lệ cụ thể được quy định trong Điều lệ của công ty.

- Trong trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần đầu tiên không đủ điều kiện tổ chức và Điều lệ của công ty không có quy định khác, thì quy trình tiến hành họp Hội đồng thành viên được thực hiện như sau:

  + Thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi đi trong vòng 15 ngày kể từ ngày dự định tổ chức họp lần đầu tiên. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai sẽ được tiến hành khi có số lượng thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên.

  + Trong trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai vẫn không đủ điều kiện theo quy định, thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi đi trong vòng 10 ngày kể từ ngày dự định tổ chức họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba sẽ được tổ chức mà không phụ thuộc vào số lượng thành viên dự họp, và số vốn điều lệ sẽ được đại diện bởi số lượng thành viên tham dự.

- Tất cả thành viên hoặc người đại diện được ủy quyền của thành viên phải tham dự và tham gia bỏ phiếu tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Hình thức tiến hành cuộc họp và phương thức bỏ phiếu sẽ được quy định trong Điều lệ của công ty.

- Trong trường hợp cuộc họp không hoàn thành chương trình trong thời gian dự kiến, thì có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày kể từ ngày bắt đầu cuộc họp.

- Khi tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên để thực hiện bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật, quy trình sẽ được thực hiện như sau:

  + Thực hiện bỏ phiếu tại cuộc họp hoặc thu thập ý kiến bằng văn bản hoặc các hình thức khác theo quy định trong Điều lệ của công ty.

  + Lập biên bản họp và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu trữ dưới hình thức điện tử khác.

  + Thông qua biên bản họp Hội đồng thành viên về quyết định bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật trước khi kết thúc cuộc họp.

Bước 3: Thông qua nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật.

2. Thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên

Khoản 3 của Điều 79 trong Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rằng mỗi Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo quy định của pháp luật, và người này phải giữ một trong các chức danh sau: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp Điều lệ của công ty không có quy định cụ thể, thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty sẽ đóng vai trò người đại diện theo pháp luật cho công ty.

Để thực hiện thủ tục bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật, quy trình được thực hiện như sau:

Bước 1: Triệu tập họp Hội đồng thành viên:

- Hội đồng thành viên sẽ được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của các thành viên Hội đồng thành viên.

- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người triệu tập họp sẽ chuẩn bị chương trình họp, các tài liệu liên quan, triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên. Các thành viên cũng có quyền đề xuất bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản.

- Thông báo về cuộc họp Hội đồng thành viên và gửi chương trình họp cùng các tài liệu liên quan cho các thành viên công ty trước khi cuộc họp diễn ra.

Bước 2: Tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên:

- Cuộc họp Hội đồng thành viên sẽ được tổ chức khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên Hội đồng thành viên dự họp.

- Trong quá trình họp để thực hiện quy trình bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật, các biện pháp sau sẽ được thực hiện:

  + Bỏ phiếu biểu quyết tại cuộc họp (theo quy định của Điều lệ công ty, mỗi thành viên Hội đồng thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị như nhau).

  + Lập biên bản họp để ghi lại các nội dung của cuộc họp, có thể ghi âm hoặc ghi và lưu trữ dưới hình thức điện tử khác.

Bước 3: Thông qua nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật:

- Nghị quyết hoặc quyết định sẽ được thông qua khi có trên 50% số thành viên dự họp tán thành hoặc số lượng tổng phiếu biểu quyết tán thành của các thành viên dự họp sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết (có thể thông qua bằng văn bản).

3. Thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Khoản 2 của Điều 137 trong Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rằng trong trường hợp một công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc sẽ đóng vai trò là người đại diện theo pháp luật cho công ty. Nếu Điều lệ công ty chưa có quy định cụ thể, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trong trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc sẽ là những người đại diện theo pháp luật của công ty.

Để thực hiện thủ tục bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật, quy trình được thực hiện như sau:

Bước 1: Họp Hội đồng quản trị:

- Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu triệu tập. Trong trường hợp không triệu tập họp theo yêu cầu, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về thiệt hại cho công ty; người yêu cầu có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp.

- Thông báo mời họp và các tài liệu liên quan phải được gửi đến các thành viên và Kiểm soát viên trước 03 ngày làm việc trước ngày họp, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

- Các quy định về thông báo mời họp và gửi tài liệu cũng áp dụng cho Kiểm soát viên như đối với các thành viên Hội đồng quản trị.

Bước 2: Tiến hành cuộc họp:

- Cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ diễn ra khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên tham dự.

- Trong trường hợp cuộc họp không đạt được số lượng thành viên theo quy định, thì sẽ triệu tập lại trong vòng 07 ngày từ ngày dự định họp lần đầu tiên, trừ khi Điều lệ công ty quy định thời hạn ngắn hơn. Lần này, cuộc họp sẽ diễn ra nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị tham dự.

- Trong quá trình họp để thực hiện quy trình bãi hoặc miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật, các biện pháp sau sẽ được thực hiện:

  + Thực hiện biểu quyết thông qua các phương thức như bỏ phiếu trực tiếp, ủy quyền, tham dự qua hội nghị trực tuyến, hoặc gửi phiếu biểu quyết.

  + Lập biên bản họp để ghi lại các nội dung của cuộc họp, có thể ghi âm hoặc lưu trữ dưới hình thức điện tử khác.

Bước 3: Thông qua nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị:

- Nghị quyết hoặc quyết định sẽ được thông qua nếu có sự tán thành của đa số thành viên tham dự cuộc họp. Trong trường hợp số phiếu bằng nhau, quyết định cuối cùng sẽ do ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị quyết định.

Bài viết liên quan: Quy định về người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh? 

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Quy định về thủ tục bãi, miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi nội dung bài viết!