Thay đổi Người Đại diện theo Pháp luật của Công ty mới nhất

Đối với một chủ thể đóng vai trò quan trọng như vậy, có thể nói, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty là một trường hợp thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có tính chất phức tạp. Nếu như không nắm rõ những quy định của pháp luật hiện hành, quý khách hàng sẽ phải tốn nhiều thời gian, công sức để tìm hiểu và thực hiện thủ tục này.

Do đó, Luật Minh Khuê mang đến quý khách hàng bài viết sau đây với mong muốn giải đáp các thắc mắc của quý vị một cách rõ ràng nhất về vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty dưới góc nhìn của pháp luật doanh nghiệp. 

1. Người đại diện theo pháp luật của công ty là gì?

Người đại diện theo pháp luật của công ty là cá nhân đại diện cho công ty đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ những giao dịch của công ty, đại diện cho công ty với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Có thể hiểu người đại diện theo pháp luật của công ty là:

- Phải là cá nhân, khác với thành viên hay chủ sở hữu công ty có thể là một cá nhân hay tổ chức thì người đại diện theo pháp luật bắt buộc phải là cá nhân

- Người đại diện theo pháp luật có thể là cá nhân mang quốc tịch trong nước hoặc ngoài nước

- Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tuy nhiên phải thể hiện rõ trong điều lệ, nội quy công ty

- Luôn phải đảm bảo có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam

- Người đại diện theo pháp luật có thể đồng thời là chủ sở hữu, thành viên công ty, hoặc cổ đông sáng lập của công ty.

2. Chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty

Khi làm thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty, ngoài thông tin cá nhân người đại diện, công ty cũng phải tiến hành đăng ký chức danh cho người đại diện. Sau đây, Luật Minh Khuê xin giới thiệu một số chức danh có thể đăng ký cho người đại diện theo quy định của Luật Doanh nghiệp như sau:

1. Giám đốc công ty hoặc Tổng giám đốc công ty;
2. Chủ tịch Hội đồng quản trị - (chỉ áp dụng đối với công ty cổ phần);
3. Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc - (chỉ áp dụng đối với công ty cổ phần);
4. Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc - (chỉ áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
5. Chủ tịch Hội đồng thành viên - (chỉ áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
6. Chủ tịch công ty - (chỉ áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);
7. Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.

>> Xem thêm: Mẫu Quyết Định Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật 

3. Những đối tượng không có quyền là người đại diện theo pháp luật của công ty

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 về những trường hợp cá nhân không có quyền là người đại diện theo pháp luạt của công ty. Cụ thể, những cá nhân sau đây không được phép làm người đại diện theo pháp luật của công ty:

- Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức

- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp

- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác

- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi

-  Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

4. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới của công ty

Chủ tịch hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu công ty/ Chủ tịch hội đồng quản trị sẽ tiến hành bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới cho công ty để thay thế cho người cũ.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện của doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ được chúng tôi trình bày ở mục 5., theo đó công ty cần soạn thảo đầy đủ các đầu mục hồ sơ, điền đầy đủ thông tin hoặc liên hệ với Luật Minh Khuê để được hỗ trợ soạn thảo. 

Lưu ý, khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật, nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại, kế toán công ty hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế theo Quyết định 27/2019/Qđ-Ttg doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung để tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật tới phòng đăng ký kinh doanh

Hiện nay, việc nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện qua 2 bước là nộp online trước và nộp hồ sơ giấy đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sau. Cụ thể:

* Nộp hồ sơ online: Công ty nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp "dangkykinhdoanh.gov.vn"

- Đăng nhập và nhập thông tin thay đổi người đại diện trên tài khoản;

- Tiến hành scan hồ sơ dang pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh;

- Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét xử lý hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc

Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung theo yêu cầu

Nếu hồ sơ bị thông báo, công ty sửa hồ sơ theo thông báo sửa đổi và nộp lại qua mạng. Thời gian nộp được tính lại từ đầu.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì công ty tiến hành in giấy biên nhận và thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên phòng đăng ký kinh doanh. 

* Nộp hồ sơ giấy: Công ty mang toàn bộ các giấy tờ thuộc hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật đến Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.

Lệ phí cho việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là 100.000 đồng

Viêc nộp hồ sơ giấy để đối chiếu thông tin giữa bản nộp qua mạng và bản giấy đã chính xác và trùng khớp hay chưa. Nếu có sai sót thì công ty cần phải sửa và nộp lại. 

Bước 4: Ghi nhận người đại diện theo pháp luật công ty mới trên ĐKKD

Trường hợp hồ sơ giấy và online trùng khớp, đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 5: Thông báo việc thay đổi người đại diện theo pháp luật tới một số cơ quan

Sau khi hoàn thành việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp sẽ cần tiến hành thủ tục ghi nhận việc này tại 1 số giấy tờ như: Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp...vv.

5. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công 

Cũng giống với việc thành lập công ty, khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện, doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để nộp lên cơ quan Nhà nước thụ lý, giải quyết. Tuy nhiên, khác với hồ sơ thành lập doanh nghiệp, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty bao gồm những giấy tờ sau:

- Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật; 

- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;

- Quyết định/ Biên bản họp công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Xem tại: Mẫu Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật 

+ Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

+ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

+ Công ty Cổ phần: 

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trường hợp không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu/...) của người đại diện theo pháp luật mới của công ty;

- Văn bản ủy quyền cho tổ chức/ cá nhân thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

6. Những lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần lưu ý về những trường hợp sau:

- Cần thực hiện đăng bố cáo việc thay đổi tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

- Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần lưu ý việc đăng ký thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;

- Thay đổi người ký trong chữ ký số điện tử;

- Trường hợp đại diện theo pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì cần làm thủ tục thay đổi;

- Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm , các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi;

- Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì sẽ không thể đăng ký làm người đại diện theo pháp luật mới của doanh nghiệp. 

- Pháp luật cũng hạn chế quản lý trong trường hợp người đại diện theo pháp luật mới đã từng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một năm đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản. 

Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi về vấn đề thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty và một số quy định pháp luật khác có liên quan. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê. 

Nếu có bất cứ vướng mắng nào trong quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, quý khách hàng vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email chi tiết tại: Tư vấn pháp luật qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng./.