1. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện khi thay đổi địa chỉ như thế nào?

Đối với đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh hoặc trong cùng khu vực địa lý

Để điều chỉnh địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh hoặc trong cùng khu vực địa lý, cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các tài liệu sau:

- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.

- Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định của pháp luật.

- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 17 của Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

- Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi, thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ điều chỉnh Giấy phép trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu có điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp Giấy phép.

- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu cần. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

- Trừ trường hợp quy định tại Điều này, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép. Trường hợp không điều chỉnh, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Đối với đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong khác tỉnh hoặc khách khu vực địa lý

Quy trình xin cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi chuyển địa điểm theo quy định của Điều 18 Nghị định 07/2016/NĐ-CP yêu cầu một hồ sơ đầy đủ và chính xác. Doanh nghiệp, đặc biệt là đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài, cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép:

+ Đơn này cần được điền đầy đủ thông tin theo mẫu của Bộ Công Thương.

+ Đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài phải ký tên và ghi rõ chức vụ.

- Thông báo chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện: Thông báo này cần được gửi đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi Văn phòng đại diện sắp chuyển đi, theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

​- Bản sao chính xác và đầy đủ của Giấy phép cần được kèm theo hồ sơ.

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở mới:

+ Cung cấp thông tin và tài liệu về địa điểm mới, tuân thủ theo quy định.

+ Bao gồm các giấy tờ, hợp đồng thuê mặt bằng, hoặc chứng nhận sở hữu địa điểm.

Thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định của Điều 20 Nghị định 07/2016/NĐ-CP diễn ra theo các bước chi tiết sau:

- Thời hạn thực hiện thủ tục:

+ Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi, theo quy định.

+ Quá thời hạn trên, thương nhân nước ngoài sẽ thực hiện thủ tục cấp mới theo quy định.

- Nộp hồ sơ: Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện, hoặc trực tuyến nếu đủ điều kiện áp dụng, đến Cơ quan cấp Giấy phép.

- Kiểm tra và yêu cầu bổ sung:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép tiến hành kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung chỉ thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

- Cấp lại Giấy phép:

+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép sẽ cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

+ Trong trường hợp không cấp lại, Cơ quan sẽ phải có văn bản chính thức nêu rõ lý do từ chối.

 

2. Các thủ tục khác theo quy định khi thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện 

Khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ của Văn phòng đại diện, việc thực hiện thủ tục về thông tin thuế cần tuân theo quy định tại Điều 10 của Thông tư 105/2020/TT-BTC. Dưới đây là chi tiết hướng dẫn thực hiện các bước thủ tục này:

- Nếu có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ và không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, Văn phòng đại diện cần nộp hồ sơ trực tiếp tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST theo quy định của Thông tư.

- Văn phòng đại diện cần điền đầy đủ thông tin vào tờ khai điều chỉnh mẫu 08-MST theo quy định. Thông tin cần điều chỉnh bao gồm tên gọi mới, địa chỉ mới, và mọi thông tin khác liên quan đến thuế.

- Kèm theo tờ khai điều chỉnh là bản sao các giấy tờ quan trọng như Giấy phép thành lập và hoạt động, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc, Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương. Bản sao này phải được công chứng đúng quy định để có giá trị pháp lý.

- Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, Văn phòng đại diện nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xử lý hồ sơ trong thời gian quy định.

- Trong thời hạn quy định, Văn phòng đại diện sẽ nhận được kết quả về việc điều chỉnh thông tin đăng ký thuế. Trong trường hợp có bất kỳ yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh nào, cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể.

Thủ tục thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp được thực hiện theo các bước chi tiết sau:

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:

- Nộp hồ sơ thay đổi:

+ Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi).

+ Hồ sơ bao gồm tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu số 08-MST theo Thông tư).

+ Đính kèm bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc văn bản tương đương (nếu có).

- Thời hạn nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trước khi thực hiện thay đổi địa chỉ.

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

- Nộp hồ sơ thay đổi:

Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST theo Thông tư).

- Nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi mới:

+ Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở mới.

+ Hồ sơ cần bao gồm thông báo về việc chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST) và các giấy tờ liên quan khác theo quy định.

- Thời hạn giải quyết: Cơ quan thuế nơi chuyển đến giải quyết hồ sơ trong thời hạn qui định.

 

3. Thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế 

Quy trình thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của doanh nghiệp bắt đầu khi doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký Kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Trong thông báo, doanh nghiệp cần kèm theo giấy uỷ quyền nếu có đại diện khác ngoài chính chủ nộp hồ sơ.

Hồ sơ sau đó được tiếp nhận và kiểm tra tại Phòng Đăng ký Kinh doanh, nơi doanh nghiệp sẽ nhận Giấy biên nhận. Quá trình kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ là bước quan trọng để đảm bảo độ chính xác và đầy đủ của thông tin thay đổi.

Tiếp theo, Phòng Đăng ký Kinh doanh thực hiện cập nhật thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia và cấp Giấy chứng nhận đăng ký mới trong thời hạn 03 ngày làm việc. Đồng thời, nếu doanh nghiệp có nhu cầu, phòng đăng ký kinh doanh cũng có thể cung cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký.

Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì đầy đủ và chính xác thông tin trong cơ sở dữ liệu quốc gia và đồng thời giữ cho quá trình thay đổi thông tin diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng.

 

Quý khách xem thêm bài viết sau: Văn phòng đại diện có phải nộp tờ khai thuế hàng tháng không?

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.