1.Khái niệm công chứng viên là gì ?

Căn cứ theo 

khoản 1 và khoản 2 Điều 2 Luật công chứng 2014 quy định:

Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật công chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.

Công việc của công chứng viên là chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Công chứng viên hoạt động tại các trụ sở hành nghề công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập theo hai hình thức chính là Phòng công chứng; và Văn phòng công chứng. Đối với hình thức Phòng công chứng, đây là loại hình thuộc Sở Tư pháp, được thành lập bởi quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, chịu sự giám sát của Nhà nước. Còn đối với hình thức Văn phòng công chứng, đây được coi là hình thức hoạt động “tư nhân” của công chứng viên. Công chứng viên có thể tự mình thành lập Văn phòng công chứng của riêng mình.

2.Tiêu chuẩn để trở thành công chứng viên và được hành nghề công chứng viên 

Tiêu chuẩn công chứng viên

Một công chứng viên để được bổ nhiệm cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của pháp luật. Theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng năm 2014, một người muốn trở công chứng viên, trước hết người đó phải là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và đáp ứng đủ các tiêu chuẩn sau đây:

 Có bằng cử nhân luật;

 Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật Công chứng năm 2014 hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật Công chứng năm 2014;

 Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

 Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Điều kiện để hành nghề công chứng viên

Đầu tiên, để trở thành công chứng viên, một người bắt buộc phải là công dân Việt Nam, được đào tạo và có bằng cử nhân luật; có đủ sức khỏe và tư cách đạo đức tốt.

Thứ hai, tham gia khóa đào tọa nghề công chứng

Theo Điều 9 Luật công chứng 2014 người có bằng cử nhân luật được tham dự khóa đào tạo nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng. Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng. Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.

Tuy nhiên, một số người được miễn đào tạo nghề công chứng nếu một người đã là luật sư; thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên có thời gian hành nghề từ 05 năm trở lên hoặc người đã là giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật; thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật thì được miễn đào tạo nghề công chứng nhưng phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng (theo Điều 10 Luật Công chứng năm 2014).

Thứ ba, tập sự hành nghề công chứng

Sau có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng thì người muốn hành nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng. Người tập sự có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự. Người tập sự phải đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng được tính từ ngày đăng ký tập sự. Hướng dẫn về tập sự hành nghề công chứng được quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BTP.

Thứ tư, bổ nhiệm công chứng viên

Người đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 8 của Luật này có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được gửi đến Sở Tư pháp nơi người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đã đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính khách quan, minh bạch cũng như chất lượng của công chứng viên, Điều 13 Luật Công chứng năm 2014 đã quy định những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên:

- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý.

- Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

- Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

- Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành.

- Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư.

3.Công chứng viên có quyền và nghĩa vụ gì ?

- Công chứng viên có các quyền sau đây:

+ Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;

+ Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;

+ Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này;

+ Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;

+ Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;

+ Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

-  Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

+ Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

+ Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;

+ Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;

+ Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;

+ Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

+ Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh;

+ Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên;

+ Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;

+ Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

4.Các trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên 

Công chứng viên là nghề yêu cầu người hành nghề cần phải đảm bảo rất nhiều yếu tố. Không chỉ là vấn đề về kiến thức pháp luật hành nghề; mà còn là về đạo đức, quy tắc hành nghề. Và tất nhiên, không phải lúc nào đáp ứng những điều kiện kể trên cũng sẽ đương nhiên được bổ nhiệm trở thành công chứng viên. Pháp luật cũng quy định những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên. Cụ thể như sau:

Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý.

Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành.

Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư.

5.Một số lưu ý về tập sự hành nghề công chứng viên

Một là, về đăng ký tập sự hành nghề công chứng, người yêu cầu tập sự nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký tập sự trực tiếp hoặc qua đường bưu chính đến Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Hai là, người muốn trở thành công chứng viên cần lưu ý về thời gian tập sự hành nghề công chứng được quy định tại Điều 11 Luật Công chứng năm 2014 như sau: thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng, trong khi chỉ cần 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng được tính từ ngày đăng ký tập sự.

Thêm nữa, theo quy định tại Điều 3 Thông tư 04/2015/TT-BTP thì thời gian tập sự được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 4 của Thông tư này. Tổng thời gian tập sự được tính khi người tập sự có thời gian tập sự tại mỗi tổ chức hành nghề công chứng ít nhất là 03 tháng.

Ba là, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng.

Theo Điều 8 Thông tư 04/2015/TT-BTP chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, Người tập sự nộp Báo cáo kết quả tập sự tại Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.

Báo cáo gồm các nội dung chính sau đây:

+ Số lượng, nội dung, cơ sở pháp lý và kết quả giải quyết các hồ sơ yêu cầu công chứng được công chứng viên hướng dẫn tập sự phân công;

+ Kiến thức pháp luật, kỹ năng hành nghề công chứng và kinh nghiệm thu nhận được từ quá trình tập sự;

+ Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của Người tập sự;

+ Khó khăn, vướng mắc trong quá trình tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.

Báo cáo kết quả tập sự phải có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận bằng văn bản của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về quá trình và kết quả tập sự.

Bốn là, đăng ký tham dự kiểm tra hành nghề công chứng.

Những người sau đây được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (theo Điều 16 Thông tư 04/2015/TT-BTP):

- Người đã hoàn thành thời gian tập sự và các nghĩa vụ của Người tập sự theo quy định của Luật công chứng và Thông tư này;

- Người không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước.

- Người không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước thì không được đăng ký tham dự kiểm tra và phải tập sự lại.

Luật Minh Khuê (sưu tầm và biên tập)