Mục lục bài viết

Trong hệ thống an sinh xã hội, bảo hiểm xã hội giữ vai trò đặc biệt quan trọng, góp phần bảo đảm quyền lợi lâu dài cho người lao động khi gặp các rủi ro trong cuộc sống như ốm đau, tai nạn lao động, thai sản, thất nghiệp, tuổi già. Để ghi nhận và quản lý toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động, pháp luật quy định việc cấp sổ bảo hiểm xã hội như một căn cứ pháp lý quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều vướng mắc xoay quanh vấn đề ai là người có quyền giữ sổ bảo hiểm xã hội, cũng như các quy định chung liên quan đến việc quản lý, sử dụng và bảo lưu sổ bảo hiểm. Việc làm rõ các quy định này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động mà còn góp phần bảo đảm sự minh bạch, thống nhất trong quá trình thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội.

1. Sổ bảo hiểm xã hội do ai giữ?

Theo khoản 1 điều 25 Luật bảo hiểm xã hội năm 2024 quy định như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

Như vậy, từ quy định về việc sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động có thể hiểu rằng việc nhận, quản lý và giữ sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người lao động. Điều này xuất phát từ tính chất cá nhân của sổ bảo hiểm xã hội cũng như vai trò trực tiếp của người lao động trong quan hệ bảo hiểm xã hội.

Trước hết, việc sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động cho thấy đây là công cụ quản lý mang tính cá nhân hóa cao, gắn liền với mỗi người lao động trong suốt quá trình tham gia quan hệ lao động và bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm xã hội theo người lao động, không phụ thuộc vào việc người lao động làm việc cho một hay nhiều người sử dụng lao động khác nhau. Qua đó có thể thấy, việc để người lao động trực tiếp quản lý sổ bảo hiểm xã hội là phù hợp, bảo đảm tính liên tục và thống nhất của quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.

Bên cạnh đó, sổ bảo hiểm xã hội chứa đựng các thông tin cơ bản về nhân thân của người lao động như họ và tên, ngày tháng năm sinh, mã số bảo hiểm xã hội và các dữ liệu nhận dạng khác. Những thông tin này là căn cứ quan trọng để xác định chính xác chủ thể tham gia bảo hiểm xã hội, bảo đảm việc quản lý thống nhất, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong quá trình thực hiện chính sách. Đồng thời, sổ bảo hiểm xã hội còn ghi nhận đầy đủ toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm xã hội, việc hưởng và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động, qua đó phản ánh rõ ràng quyền và nghĩa vụ của người lao động đối với hệ thống bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra, sổ bảo hiểm xã hội còn bao gồm các thông tin cần thiết khác có liên quan, phục vụ cho công tác quản lý của cơ quan bảo hiểm xã hội, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động trong việc tra cứu, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình khi phát sinh các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí hoặc tử tuất. Có thể thấy rằng, theo tinh thần của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, sổ bảo hiểm xã hội không chỉ đơn thuần là một giấy tờ hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng, bảo đảm quyền lợi an sinh xã hội lâu dài cho người lao động và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

2. Quy định chung về sổ bảo hiểm

2.1 Hình thức cấp sổ bảo hiểm xã hội 

Căn cứ khoản 2 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, sổ bảo hiểm xã hội được cấp dưới hai hình thức là bản điện tử và bản giấy, đồng thời pháp luật khẳng định hai hình thức này có giá trị pháp lý như nhau. Quy định này đánh dấu sự thay đổi quan trọng trong phương thức quản lý sổ bảo hiểm xã hội so với giai đoạn trước đây, khi sổ bảo hiểm xã hội chủ yếu tồn tại dưới dạng bản giấy.

Việc cho phép tồn tại song song sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử và bản giấy phản ánh xu hướng tất yếu của quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, phù hợp với chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Thông qua hình thức điện tử, thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động được lưu trữ, quản lý tập trung trên hệ thống dữ liệu quốc gia, giúp việc tra cứu, sử dụng và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội trở nên thuận tiện, nhanh chóng và minh bạch hơn.

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 quy định rõ sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử và bản giấy có giá trị pháp lý như nhau mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội. Theo đó, người lao động có thể sử dụng sổ bảo hiểm xã hội dưới bất kỳ hình thức nào để thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, mà không bị phân biệt hay hạn chế về mặt pháp lý.

Quy định này cũng giúp khắc phục những bất cập phát sinh từ việc quản lý sổ bảo hiểm xã hội bản giấy truyền thống, như nguy cơ mất mát, hư hỏng, tẩy xóa hoặc làm giả. Đồng thời, việc công nhận giá trị pháp lý của sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc sử dụng dữ liệu điện tử trong các thủ tục hành chính, giảm thiểu giấy tờ và chi phí xã hội.

2.2 Lộ trình thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử

Theo khoản 2 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, chậm nhất đến ngày 01 tháng 01 năm 2026, việc cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử sẽ được triển khai thống nhất. Đây là mốc thời gian quan trọng, thể hiện quyết tâm của Nhà nước trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý bảo hiểm xã hội trên nền tảng số.

Tuy nhiên,  vẫn bảo đảm quyền lựa chọn của người tham gia bảo hiểm xã hội khi quy định rằng sổ bảo hiểm xã hội bản giấy được cấp trong trường hợp người tham gia có yêu cầu. Quy định này thể hiện tính linh hoạt và nhân văn của pháp luật, nhất là trong bối cảnh một bộ phận người lao động, đặc biệt là lao động lớn tuổi hoặc lao động ở khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa, có thể chưa quen với việc sử dụng các phương tiện điện tử.

2.3 Yêu cầu về cập nhật dữ liệu sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ khoản 3 Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội phải được cập nhật chính xác, kịp thời, đồng thời được đối chiếu thông tin và quản lý theo đúng quy định của pháp luật. Đây là nguyên tắc mang tính nền tảng trong công tác quản lý bảo hiểm xã hội, bởi mọi quyền lợi của người lao động đều được xác lập trên cơ sở dữ liệu về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.

Việc cập nhật kịp thời các thông tin liên quan đến thời gian đóng, mức đóng, thay đổi nhân thân hoặc quá trình hưởng chế độ bảo hiểm xã hội giúp bảo đảm tính liên tục và chính xác của dữ liệu. Qua đó, hạn chế tối đa các tranh chấp, khiếu nại phát sinh trong quá trình giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Bên cạnh đó, việc quản lý dữ liệu sổ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật còn góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình của cơ quan bảo hiểm xã hội và các chủ thể liên quan. Trong bối cảnh áp dụng sổ bảo hiểm xã hội điện tử, yêu cầu này càng trở nên quan trọng nhằm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội.

3. Việc cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động thuộc Bộ Quốc phòng và Bộ Công an

Theo khoản 2 Nghị định 157/2025/NĐ-CP, việc cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội đối với người lao động thuộc Bộ Quốc phòng và Bộ Công an được thực hiện theo cơ chế riêng, do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và Bộ trưởng Bộ Công an quy định. Quy định này xuất phát từ tính chất đặc thù của lực lượng vũ trang nhân dân, bao gồm Quân đội nhân dân và Công an nhân dân, là những lực lượng giữ vai trò nòng cốt trong việc bảo vệ quốc phòng, an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội.

Người lao động thuộc Bộ Quốc phòng và Bộ Công an thường hoạt động trong môi trường có yêu cầu cao về bảo mật thông tin, tổ chức chặt chẽ theo hệ thống ngành dọc và chịu sự quản lý riêng biệt về nhân sự, hồ sơ và chế độ, chính sách. Do đó, việc giao thẩm quyền cho Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể về việc cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội là cần thiết nhằm bảo đảm sự phù hợp với đặc điểm tổ chức, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý nội bộ của từng lực lượng.

Bên cạnh đó, quy định này vẫn bảo đảm nguyên tắc thống nhất trong hệ thống pháp luật về bảo hiểm xã hội. Mặc dù việc cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện theo cơ chế riêng, nhưng các nội dung cơ bản liên quan đến quyền và lợi ích của người tham gia bảo hiểm xã hội thuộc Bộ Quốc phòng và Bộ Công an vẫn phải tuân thủ các quy định chung của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024. Qua đó, quyền lợi an sinh xã hội của người lao động trong các lực lượng này được bảo đảm, đồng thời đáp ứng yêu cầu đặc thù về quốc phòng, an ninh và bảo mật thông tin.

Có thể thấy rằng, việc quy định thẩm quyền riêng đối với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và Bộ trưởng Bộ Công an trong việc cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội vừa thể hiện tính linh hoạt của pháp luật, vừa góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội đối với các lực lượng vũ trang nhân dân, phù hợp với vai trò và nhiệm vụ đặc biệt của các chủ thể này trong hệ thống chính trị – xã hội.

Kết luận 

Sổ bảo hiểm xã hội thuộc quyền quản lý và giữ của người lao động, thể hiện nguyên tắc bảo đảm quyền làm chủ và quyền thụ hưởng an sinh xã hội của họ. Việc giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động không chỉ giúp họ chủ động theo dõi quá trình đóng, hưởng bảo hiểm mà còn hạn chế các tranh chấp, sai sót phát sinh trong thực tiễn. Đồng thời, các quy định chung về sổ bảo hiểm xã hội đã tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho việc cấp, quản lý, điều chỉnh và bảo lưu sổ, qua đó nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội. Do đó, việc hiểu đúng và thực hiện nghiêm túc các quy định liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội là yêu cầu cần thiết đối với cả người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm, nhằm hướng tới mục tiêu bảo đảm an sinh xã hội bền vững và công bằng.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.