Tư vấn về vấn đề chốt sổ bảo hiểm ở công ty cũ để đóng bảo hiểm ở công ty mới ?

1. Công ty giải thể thì có phải bắt buộc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động hay không?

Căn cứ Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, căn cứ vào cứ khoản 1 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (được sửa đổi bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020) quy định về cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội như sau: 

- Nội dung ghi trong sổ bảo hiểm xã hội phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn hợp đồng lao động).

- Đối với đơn vị nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nếu người lao động đủ điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận sổ bảo hiểm xã hội để kịp thời giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ bảo hiểm xã hội đến thời điểm đã đóng Bbảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ bảo hiểm xã hội.

- Khi điều chỉnh giảm thời gian đóng hoặc giảm mức đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đã ghi trong sổ bảo hiểm xã hội, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận lũy kế hoặc tổng thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Như vậy, chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động. Nếu công ty phá sản hoặc giải thể thì người lao động và người sử dụng lao động sẽ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc. Do đó, người sử dụng lao động sẽ làm thủ tục chốt sổ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đó đặt trụ sở. Thời gian đóng bảo hiểm của người lao động sẽ được chốt đến thời điểm đơn vị đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội. Do đó, nếu công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi giải thể hoặc phá sản thì sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị áp dụng các biện pháp xử lý.

2. Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì sẽ bị xử lý như nào?

Biện pháp xử lý đối với người sử dụng lao động không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động được căn cứ vào khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Theo đó, công ty không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật thì sẽ bị áp dụng biện pháp phạt tiền với mức phạt như sau:

- Phạt từ 01 triệu đồng đến 02 triệu đồng  đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Phạt từ 02 triệu đồng đến 05 triệu đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

- Từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

- Từ 15 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Bên cạnh đó, tại điểm b khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP cũng đưa ra quy định: người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng khi trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã mà người sử dụng lao động có một trong các hành vi: không lập phương án sử dụng lao động; lập phương án sử dụng lao động nhưng không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật hoặc không trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng phương án sử dụng lao động.

Ngoài biện pháp xử phạt chính thì người sử dụng lao động còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là: Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

3. Tư vấn khách hàng

Thưa Công ty Luật Minh Khuê, tôi có câu hỏi muốn được giải đáp: Tôi tham gia BHXH từ tháng 6/2014 đến tháng 9/2015, tôi xin chuyển công tác về quê và dừng đóng BHXH và được chốt sổ đầy đủ. Tháng 01/2016, tôi làm việc tại công ty tư nhân A và tham gia BHXH từ đó đến tháng 4/2022. Tuy nhiên, công ty A hàng tháng vẫn trừ tiền BHXH của người lao động trên bảng lương nhưng lại trốn đóng cho cơ quan BHXH. Tức là, họ chỉ đóng từ tháng 01/2016 đến hết 9/2018, còn lại từ tháng 10/2018 đến tháng 4/2022 là nợ. Công ty đó không hoạt động nữa và cho một người nước ngoài thuê lại mặt bằng nhà xưởng và đăng ký kinh doanh công ty khác, nhưng không tuyên bố phá sản và giải thể. Tôi vẫn tiếp tục làm việc cho công ty thuê lại mặt bằng trên, và tham gia BHXH ở công ty này từ tháng 10/2022 và làm sổ BHXH mới cho đến bây giờ. Nhưng bây giờ, phía BHXH lại nói rằng phải thu hồi sổ BHXH đóng ở công ty mới này của chúng tôi vì mỗi người chỉ có 1 sổ BH và theo sổ cũ thì chúng tôi không thể chốt được, Vậy luật sư cho chúng tôi hỏi chúng tôi phải làm thế nào? 

 Theo nội dung bạn trình bày thì Bộ phận tư vấn pháp luật Công ty Luật Minh Khuê đã nghiên cứu và xây dựng lộ trình tham gia BHXH của bạn như sau:

- Tại Công ty thứ nhất: Bắt đầu tham gia BHXH từ tháng 6/2014 đến tháng 9/2015 chốt số bảo hiểm xã hội;

- Tại công ty thứ hai: Thời gian làm việc từ tháng 01/2016 đến 04/2022 nhưng thời gian đóng BHXH được xác định như sau:

+ Đóng BHXH từ tháng 01/2016 đến tháng 9/2018

+ Nợ đóng BHXH từ tháng 10/2018 đến tháng 04/2022

- Công ty thứ hai không hoạt động nữa, không thông báo cho người lao động là có giải thể hay phá sản hay không và tự cho người nước ngoài thuê mặt bằng kinh doanh.

- Tại công ty thứ 3: Tiếp tục tham gia BHXH từ tháng 10/2022 đến nay.

Trước hết, hiện tại chưa xác định chính xác xem là công ty thứ hai trong trường hợp này đã thực hiện thủ tục giải thể hay phá sản hay chưa? Do đó, người lao động cần làm đơn gửi lên cơ quan bảo hiểm xã hội để thông báo về việc công ty thứ hai đã không còn hoạt động từ tháng 4/2022, tuy nhiên vẫn chưa tiến hành tuyên bố giải thể hay bị Tòa án tuyên phá sản. Điều này để cơ quan bảo hiểm xã hội nắm bắt được thông tin và tiến hành kiểm tra xem công ty đó có còn hoạt động hay đã được tuyên bố giải thể hay không?

Nếu công ty đã tuyên bố giải thể hoặc phá sản từ tháng 4/2022 rồi thì công ty phải có trách nhiệm là thông báo cho người lao động về việc này, đồng thời tiến hành đóng đủ bảo hiểm xã hội (bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định) trong thời gian nợ tiền đóng BHXH từ tháng 10/2018 đến tháng 4/2022. Đối với trường hợp công ty chưa đóng đủ thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ xác nhận sổ BHXH đến thời hạn đã đóng BHXH cho người lao động là đến tháng 9/2018. Nếu thu hồi được tiền công ty còn nợ thì sẽ xác nhận bổ sung trên sổ BHXH sau.

Sau khi tiến hành xác nhận được thời gian đóng BHXH ở sổ thứ nhất của người lao động xong thì người lao động có thể yêu cầu cơ quan BHXH tiến hành gộp cả sổ BHXH thứ hai (được đóng từ tháng 10/2022 đến nay) cho người lao động theo quy định khoản 2 Điều 46  Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (sửa đổi bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020). Khi đó, người lao động sẽ chuẩn bị một bộ hồ sơ nộp cho cơ quan BHXH cấp quận/ huyện nơi chôat sổ cuối cùng để làm thủ tục gộp sổ. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau: 

- Đơn đề nghị chốt sổ BHXH;

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK1-TS);

- 02 sổ BHXH đã chốt (gồm cả tờ rời và bìa sổ);

- Văn bản giải trình (nêu quá trình tham gia BHXH, lý do chốt sổ).

Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua Email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.

Luật sư tư vấn pháp luật lao động trực tuyến gọi: 1900.6162