1. Khái niệm về công ty chứng khoán và chứng từ kế toán
* Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư 121/2020/TT-BTC, công ty chứng khoán được định nghĩa là doanh nghiệp được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) cấp phép thực hiện một hoặc một số nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán theo quy định của Luật Chứng khoán 2019 và các văn bản quy định pháp luật liên quan.
Để được cấp phép hoạt động, công ty chứng khoán cần đáp ứng các điều kiện về vốn, nhân sự, cơ sở vật chất, hệ thống quản lý và rủi ro,... theo quy định tại Điều 175 Luật Chứng khoán 2019 và Nghị định 155/2020/NĐ-CP.
- Công ty chứng khoán có thể thực hiện một số nghiệp vụ kinh doanh sau:
+ Môi giới chứng khoán: Mua bán chứng khoán cho khách hàng trên thị trường chứng khoán.
+ Tự doanh chứng khoán: Mua bán chứng khoán cho bản thân công ty với mục đích đầu tư.
+ Bảo lãnh phát hành chứng khoán: Bảo lãnh cho việc phát hành chứng khoán của doanh nghiệp.
+ Tư vấn đầu tư chứng khoán: Tư vấn cho khách hàng về việc đầu tư chứng khoán.
+ Lưu ký chứng khoán: Lưu giữ và quản lý chứng khoán cho khách hàng.
+ Bù trừ chứng khoán: Bù trừ các giao dịch chứng khoán cho khách hàng.
+ Thanh toán chứng khoán: Thanh toán các giao dịch chứng khoán cho khách hàng.
+ Cung cấp dịch vụ chứng khoán khác: Cung cấp các dịch vụ chứng khoán khác theo quy định của UBCKNN.
Việc thành lập và hoạt động của công ty chứng khoán được tuân theo sự quản lý chặt chẽ của UBCKNN nhằm đảm bảo an toàn, minh bạch và hiệu quả cho thị trường chứng khoán.
* Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán được định nghĩa là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, là nguồn thông tin chính xác, đầy đủ và khách quan về các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán viên ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định của pháp luật.
- Có hai loại chứng từ kế toán chính:
+ Chứng từ gốc: Là những chứng từ được lập tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ gốc có giá trị pháp lý cao nhất và là căn cứ để lập các chứng từ khác. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi,...
+ Chứng từ tổng hợp: Là những chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế. Chứng từ tổng hợp giúp cho việc ghi sổ kế toán được gọn nhẹ, khoa học và chính xác hơn. Ví dụ: bảng kê chi phí lương, bảng kê thanh toán hàng hóa,...
- Ngoài ra, theo trình tự lập, chứng từ kế toán còn được chia thành hai loại:
+ Chứng từ ban đầu: Là những chứng từ được lập tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Ví dụ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi,...
+ Chứng từ kế toán sau khi phát sinh nghiệp vụ: Là những chứng từ được lập sau khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Ví dụ: sổ cái, sổ nhật ký chung,...
- Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
+ Tên chứng từ
+ Số chứng từ
+ Ngày lập chứng từ
+ Nội dung kinh tế của nghiệp vụ
+ Số tiền của nghiệp vụ
+ Đơn vị tính của số tiền
+ Chữ ký của người lập chứng từ
+ Ký xác nhận của người liên quan (nếu có)
+ Dấu của đơn vị (nếu có)
Chứng từ kế toán sau khi lập phải được lưu trữ đúng quy định, đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể kiểm tra được khi cần thiết.
2. Ai quy định việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán của công ty chứng khoán?
Theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Thông tư 210/2014/TT-BTC thì dựa trên quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý nội bộ, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Công ty chứng khoán có trách nhiệm ban hành quy định về phân cấp ký trên chứng từ kế toán. Quy định này nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản của công ty.
Để tăng cường quản lý và đảm bảo an toàn tài sản, Công ty chứng khoán đã triển khai quy định phân cấp ký trên chứng từ kế toán. Quy định này được xây dựng dựa trên nền tảng pháp lý và yêu cầu quản lý nội bộ, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát và minh bạch trong hoạt động của công ty. Hệ thống này được xây dựng nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và an toàn trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, góp phần bảo vệ tài sản của công ty một cách hiệu quả.
Ngoài ra, việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký tại Công ty chứng khoán cũng có vai trò quan trọng
- Quy định về việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký: Theo quy định, các Công ty chứng khoán bắt buộc phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng Giám đốc, Giám đốc (và người được ủy quyền) liên quan đến hoạt động của Công ty.
- Nội dung và hình thức của sổ đăng ký mẫu chữ ký:
+ Nội dung: Họ và tên người ký; Chức vụ; Ngày ký; Mẫu chữ ký (ký ba chữ ký)
+ Hình thức: Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải được đánh số trang; Đóng dấu giáp lai do người đứng đầu tổ chức (hoặc người được ủy quyền) quản lý
- Mục đích và vai trò quan trọng của việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký:
+ Đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của chứng từ kế toán: Việc đối chiếu chữ ký trên chứng từ kế toán với mẫu chữ ký đã đăng ký giúp xác định người có thẩm quyền ký duyệt, góp phần đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của chứng từ.
+ Tăng cường kiểm soát nội bộ: Sổ đăng ký mẫu chữ ký giúp theo dõi, quản lý chặt chẽ việc sử dụng chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền, hạn chế rủi ro giả mạo chữ ký, thất thoát tài sản.
+ Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra: Khi cần thiết, sổ đăng ký mẫu chữ ký sẽ cung cấp căn cứ để đối chiếu, kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ kế toán, góp phần đảm bảo minh bạch trong hoạt động tài chính của công ty.
- Lưu ý khi thực hiện:
+ Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải được bảo quản cẩn thận, tránh thất lạc hoặc hư hỏng.
+ Cần cập nhật sổ đăng ký mẫu chữ ký kịp thời khi có thay đổi về nhân sự hoặc chức vụ.
+ Việc sử dụng chữ ký phải tuân thủ đúng quy định của công ty.
3. Vai trò của việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của công ty chứng khoán, mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:
- Đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của chứng từ kế toán:
+ Phân cấp ký giúp phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân trong việc kiểm tra, thẩm định và ký duyệt chứng từ. Nhờ vậy, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của thông tin ghi chép trên chứng từ, góp phần nâng cao độ tin cậy của hệ thống sổ sách kế toán.
+ Việc kiểm tra, thẩm định kỹ lưỡng trước khi ký duyệt giúp hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn hoặc gian lận trong quá trình lập và sử dụng chứng từ kế toán.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ, phòng ngừa rủi ro gian lận, thất thoát tài sản:
+ Phân cấp ký tạo ra nhiều lớp kiểm soát nội bộ, giúp theo dõi và giám sát chặt chẽ các hoạt động kinh tế, tài chính của công ty. Mọi nghiệp vụ đều phải trải qua quy trình ký duyệt theo quy định, hạn chế tối đa khả năng thao túng, điều chỉnh trái phép thông tin trên chứng từ.
+ Việc phân biệt rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân trong việc ký duyệt chứng từ giúp dễ dàng tìm hiểu về nguồn gốc khi xảy ra sai sót hoặc vi phạm, góp phần phòng ngừa rủi ro gian lận, thất thoát tài sản một cách hiệu quả.
- Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động tài chính của công ty chứng khoán:
+ Phân cấp ký giúp quy trình xử lý chứng từ kế toán được khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa thủ tục rườm rà, tốn thời gian. Nhờ vậy, nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát hoạt động tài chính của công ty.
+ Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng giúp các bộ phận liên quan phối hợp nhịp nhàng, đồng thời tạo điều kiện cho việc theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính một cách chính xác, khách quan.
- Ngoài ra, việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán còn giúp:
+ Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong việc thực hiện công việc.
+ Tạo dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng và chuyên nghiệp.
+ Góp phần nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty chứng khoán.
Nhìn chung, việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán là một biện pháp quản lý nội bộ hiệu quả, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của hệ thống sổ sách kế toán, tăng cường kiểm soát nội bộ, phòng ngừa rủi ro gian lận, thất thoát tài sản và nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động tài chính của công ty chứng khoán.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Làm giả chứng từ kế toán phạm tội gì? Hình phạt làm giả hồ sơ, tài liệu. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
