1. Bảng thanh toán tiền lương là gì?

Bảng thanh toán tiền lương (Payroll) là một tài liệu quan trọng trong quản lý nhân sự của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó thường được sử dụng để ghi lại thông tin về các khoản thu nhập, các khoản giảm trừ và các khoản thanh toán khác đối với từng nhân viên trong tổ chức. Bảng thanh toán tiền lương là cơ sở để tính toán số tiền cần phải trả cho nhân viên theo chu kỳ trả lương (thường là hàng tháng hoặc hàng tuần). Thông tin được ghi lại trên bảng thanh toán tiền lương bao gồm: tên và mã số nhân viên, số giờ làm việc hoặc số ngày công, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp (nếu có), các khoản giảm trừ (bao gồm thuế thu nhập, các khoản phí bảo hiểm xã hội, các khoản vay nợ,...), các khoản thanh toán khác (bao gồm các khoản thưởng, phúc lợi, trợ cấp,...), và số tiền còn lại sau khi trừ các khoản giảm trừ và các khoản thanh toán khác.

Bảng thanh toán tiền lương là một công cụ quan trọng giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp có thể quản lý tiền lương của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Nó cũng giúp cho các nhân viên có thể kiểm tra và đối chiếu số tiền được trả cho mình có đúng với những gì đã thỏa thuận hay không. Theo quy định tại khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động năm 2019, việc sao kê lương hay tạo bảng lương cho người lao động là bắt buộc. Bảng lương hay phiếu lương chính là giấy tờ thể hiện thu nhập cá nhân hàng tháng của người lao động. Bảng lương không chỉ là một công cụ để quản lý thu nhập cá nhân của người lao động mà còn là cơ sở để tính toán các khoản chi phí, tiền lương bảo hiểm và thuế phải đóng cho các cơ quan nhà nước. Ngoài ra, bảng lương cũng là cơ sở để giải quyết các tranh chấp về lương trong trường hợp có tranh chấp xảy ra giữa người lao động và sở hữu lao động.

Như vậy, bảng thanh toán tiền lương là một phần quan trọng trong quản lý lương của các doanh nghiệp và tổ chức. Việc lập bảng thanh toán tiền lương giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chính xác trong việc tính toán và thanh toán lương cho người lao động. Ngoài ra, bảng thanh toán tiền lương còn giúp người sử dụng lao động có thể kiểm soát được chi phí lương của mình và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc trả lương.

 

2. Nội dung cần có trong bảng thanh toán tiền lương

Trong bảng thanh toán tiền lương về cơ bản sẽ có các nội dung và thông tin cần thiết như sau:

- Thông tin nhân viên: Họ tên, số điện thoại, mã số nhân viên, vị trí công việc, số giờ làm việc trong kỳ tính lương.

- Các khoản thu nhập: Bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, tiền tạm ứng, hoa hồng, thu nhập khác.

- Các khoản khấu trừ: Bao gồm các khoản chi trả bắt buộc như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ khác như khoản tạm ứng lương, khoản nợ, ...

- Tổng thu nhập và số tiền thực lãnh: Bao gồm tổng thu nhập tính đến thời điểm thanh toán lương và số tiền thực lãnh sau khi trừ các khoản khấu trừ.

- Thời gian tính lương: Thông thường bảng thanh toán tiền lương sẽ chỉ liệt kê thu nhập và khấu trừ trong một khoảng thời gian nhất định, thường là tháng.

- Chữ ký của người quản lý và nhân viên: Chữ ký của người quản lý xác nhận số tiền được thanh toán cho nhân viên và chữ ký của nhân viên xác nhận đã nhận được số tiền lương như trên.

 

3. Tại sao cần lập bảng thanh toán tiền lương?

Cần lập bảng thanh toán tiền lương để quản lý chi phí tiền lương cho nhân viên của doanh nghiệp. Việc lập bảng thanh toán giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí tiền lương hàng tháng, giảm thiểu sai sót trong việc tính toán tiền lương cho nhân viên. Ngoài ra, việc lập bảng thanh toán còn giúp cho nhân viên có thể biết được số tiền lương của mình trong tháng và biết được cơ cấu và phân bổ chi tiết của mức lương đó, từ đó đánh giá được đóng góp của mình cho doanh nghiệp và có kế hoạch tài chính cá nhân phù hợp. Bên cạnh đó, việc lập bảng thanh toán tiền lương cũng giúp cho doanh nghiệp đáp ứng được các quy định của pháp luật liên quan đến việc thanh toán tiền lương cho nhân viên.

Việc sử dụng bảng thanh toán tiền lương mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên, bao gồm:

- Đảm bảo tính minh bạch: Bảng thanh toán tiền lương giúp đảm bảo tính minh bạch trong việc tính toán và thanh toán tiền lương cho nhân viên. Bảng thanh toán tiền lương là công cụ giúp cho các nhân viên trong công ty biết được mức lương của mình được tính như thế nào và có đúng với số giờ làm việc hay không. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc trả lương cho nhân viên.

- Tránh tranh chấp: Khi có một bảng thanh toán tiền lương rõ ràng, dễ đọc và được xác nhận bởi cả quản lý và nhân viên, sẽ giảm thiểu các tranh chấp liên quan đến việc thanh toán lương và đảm bảo quan hệ lao động ổn định. Bảng thanh toán tiền lương giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán lương của từng nhân viên, tránh sai sót và tranh chấp về lương trong tương lai.

- Quản lý nhân viên tốt hơn: Bảng thanh toán tiền lương cung cấp cho quản lý thông tin chi tiết về thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên, giúp. Bảng thanh toán tiền lương còn giúp cho nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả lao động của từng nhân viên trong công ty. Nhờ đó, họ có thể tính toán được năng suất lao động và đưa ra các quyết định hợp lý về phát triển nhân sự, tăng lương hay giảm số lượng nhân viên.

- Có bằng chứng hợp pháp trong trường hợp tranh chấp: Bảng thanh toán tiền lương là một bằng chứng hợp pháp trong trường hợp xảy ra tranh chấp về lương tại công ty. Nếu có bảng thanh toán tiền lương, nhà quản lý có thể dễ dàng chứng minh được số tiền lương đã trả cho nhân viên và tránh được các tranh chấp về lương có hệ lụy xấu cho công ty.

Tổng kết lại, việc lập bảng thanh toán tiền lương là rất cần thiết trong hoạt động của một công ty. Nó giúp cho công ty đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chính xác trong việc trả lương cho nhân viên, đồng thời hỗ trợ quản lý tài chính và đánh giá hiệu quả lao động.

 

4. Mẫu bảng thanh toán tiền lương

>>> Tải ngay: Mẫu bảng thanh toán tiền lương

Dưới đây là ví dụ về 1 bảng thanh toán tiền lương mà công ty Luật Minh Khuê muốn gửi tới quý khách hàng: 

BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG

STT

Họ và tên nhân viên

Chức danh

Số ngày công

Lương cơ bản

Tiền thưởng

Tổng lương

1

Nguyễn Văn A

Nhân viên kinh doanh

20

10,000,000

2,000,000

12,000,000

2

Trần Thị B

Nhân viên marketing

18

8,000,000

1,500,000

9,500,000

3

Lê Hoàng C

Nhân viên kế toán

22

12,000,000

2,500,000

14,500,000

Người lập bảng

(ký và ghi rõ họ tên)

Trong bảng này, các cột thông tin bao gồm:

- STT: Số thứ tự của nhân viên trong danh sách.

- Họ và tên nhân viên: Tên đầy đủ của nhân viên.

- Chức danh: Chức danh của nhân viên trong công ty.

- Số ngày công: Số ngày công của nhân viên trong tháng.

- Lương cơ bản: Mức lương cơ bản của nhân viên.

- Tiền thưởng: Số tiền thưởng mà nhân viên được nhận trong tháng.

- Tổng lương: Tổng số tiền mà nhân viên nhận được trong tháng, bao gồm lương cơ bản và tiền thưởng.

Thông qua bảng thanh toán tiền lương, doanh nghiệp có thể kiểm soát được các khoản chi tiêu liên quan đến lương và tiền thưởng của nhân viên. Đồng thời, nhân viên cũng có thể dễ dàng kiểm tra các khoản thu nhập của mình trong tháng.

Công ty Luật Minh Khuê mong muốn gửi đến quý khách hàng những thông tin tư vấn hữu ích. Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Hoặc quý khách hàng gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Chân thành cảm ơn quý khách hàng đã hợp tác cùng công ty chúng tôi.