Cách thức giao nộp chứng cứ trong vụ án dân sự

Việc giao nộp chứng cứ là một trong những khâu then chốt, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình tố tụng, đảm bảo sự thật khách quan và quyền lợi hợp pháp của các bên trong vụ án dân sự. Theo nguyên tắc cơ bản của tố tụng dân sự, nghĩa vụ chứng minh thuộc về đương sự; do đó, việc thu thập, trình bày và giao nộp chứng cứ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế, cách thức, thời hạn và thủ tục giao nộp chứng cứ vẫn còn nhiều vướng mắc, đôi khi dẫn đến sự bị động của Tòa án và làm chậm trễ tiến trình giải quyết vụ án.  

1. Xác định chứng cứ hợp pháp

Để một thông tin hay tài liệu được Tòa án chấp nhận và sử dụng làm cơ sở cho phán quyết, nó phải thỏa mãn các điều kiện để được công nhận là "chứng cứ". Điều 93 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 (BLTTDS) định nghĩa chứng cứ là "những gì có thật", được thu thập theo đúng trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ để xác định các tình tiết khách quan của vụ án.   

Định nghĩa này nhấn mạnh hai thuộc tính cốt lõi của chứng cứ:

• Tính khách quan (có thật): Chứng cứ phải phản ánh sự thật, tồn tại độc lập với ý chí chủ quan của con người, không bị làm sai lệch hay hư cấu.   
• Tính hợp pháp: Chứng cứ phải được thu thập và giao nộp theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật tố tụng quy định.

1.1. Tài liệu đọc được (hợp đồng, văn bản...)

Đây là loại chứng cứ phổ biến và quan trọng nhất trong các vụ án dân sự. Theo quy định tại Điều 95 BLTTDS, các tài liệu này được coi là chứng cứ nếu chúng là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Việc pháp luật nhấn mạnh vào "bản chính" hoặc bản sao được chứng thực hợp pháp nhằm đảm bảo tính xác thực và ngăn chặn việc sử dụng tài liệu giả mạo. Các bản photocopy thông thường không được công chứng, chứng thực sẽ không được mặc nhiên chấp nhận, trừ khi bên kia thừa nhận tính đúng đắn của nó hoặc Tòa án yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.   

1.2. Tài liệu nghe được, nhìn được (ghi âm, video...)

Các tài liệu như băng ghi âm, đĩa ghi hình, video clip có thể được chấp nhận làm chứng cứ nhưng phải tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt hơn. Người giao nộp các tài liệu này phải xuất trình kèm theo một văn bản trình bày về xuất xứ của tài liệu đó, giải thích rõ bối cảnh, thời gian, địa điểm và cách thức thực hiện việc ghi âm, ghi hình. Yêu cầu bổ sung này nhằm giải quyết các lo ngại về tính toàn vẹn của chứng cứ, như việc cắt ghép, chỉnh sửa hoặc thu thập một cách bất hợp pháp. Tòa án cần thông tin này để đánh giá độ tin cậy và tính hợp pháp của chứng cứ.   

1.3. Dữ liệu điện tử

Sự công nhận "dữ liệu điện tử" là một nguồn chứng cứ độc lập là một trong những điểm mới mang tính đột phá của BLTTDS 2015, phản ánh sự chuyển đổi số trong đời sống xã hội và hoạt động pháp lý. Nguồn này bao gồm email, tin nhắn văn bản (SMS, Zalo, Messenger), các bài đăng trên mạng xã hội, và các dạng dữ liệu số khác.   

Mặc dù đã được pháp luật công nhận, khuôn khổ thủ tục để xác thực loại chứng cứ này vẫn đang trong quá trình hoàn thiện. Giá trị của dữ liệu điện tử được xác định dựa trên các yếu tố như cách thức khởi tạo, lưu trữ, truyền gửi và các biện pháp bảo đảm, duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Trong thực tiễn, để chứng minh tính xác thực của dữ liệu điện tử, đương sự thường phải yêu cầu Tòa án trưng cầu giám định hoặc yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ (như nhà mạng viễn thông) xác nhận, làm cho việc sử dụng loại chứng cứ này trở nên phức tạp và tốn kém hơn.   

1.4. Vật chứng (hiện vật)

Vật chứng là những vật thể hữu hình liên quan trực tiếp đến vụ án. Để được coi là chứng cứ, vật chứng phải là hiện vật gốc và phải được bảo quản cẩn thận để đảm bảo tính nguyên trạng, không bị thay đổi, hư hỏng. Việc duy trì chuỗi hành trình quản lý (chain of custody) đối với vật chứng là cực kỳ quan trọng; bất kỳ sự gián đoạn hay dấu hiệu can thiệp nào cũng có thể làm cho vật chứng mất đi giá trị chứng minh.   

1.5. Lời khai, kết luận giám định và các nguồn khác

Lời khai của đương sự và người làm chứng: Đây là nguồn chứng cứ phổ biến nhưng thường được Tòa án xem xét một cách thận trọng do khả năng tồn tại sự thiên vị hoặc trí nhớ không chính xác. Giá trị của lời khai sẽ tăng lên đáng kể nếu nó được củng cố bởi các loại chứng cứ khách quan khác như tài liệu hoặc vật chứng.   

Kết luận giám định: Đây là ý kiến chuyên môn của các chuyên gia, giám định viên về một vấn đề cần kiến thức chuyên ngành (ví dụ: giám định chữ ký, giám định ADN, giám định chất lượng công trình). Do tính khách quan và chuyên môn cao, kết luận giám định thường có giá trị chứng minh rất lớn.   

Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập: Điển hình là vi bằng do Thừa phát lại lập. Đây là một nguồn chứng cứ mới được bổ sung trong BLTTDS 2015, có giá trị ghi nhận khách quan các sự kiện, hành vi xảy ra trên thực tế theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.   

Văn bản công chứng, chứng thực: Các hợp đồng, giao dịch được công chứng hoặc chứng thực theo đúng thủ tục pháp luật cũng là một nguồn chứng cứ quan trọng, có tính xác thực cao.   

2. Cách thức giao nộp chứng cứ trong vụ án dân sự

Pháp luật tố tụng dân sự quy định ba phương thức chính thức để đương sự có thể giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục của một trong ba cách thức này là điều kiện tiên quyết để chứng cứ được đưa vào hồ sơ vụ án một cách hợp lệ.

2.1. Giao nộp trực tiếp tại Tòa án

Đây là phương thức truyền thống và phổ biến nhất, đảm bảo tính trực tiếp và rõ ràng.

Khi giao nộp trực tiếp, đương sự sẽ làm việc với cán bộ Tòa án tại bộ phận tiếp nhận đơn thư hoặc bộ phận hành chính tư pháp (thường gọi là "bộ phận một cửa"), người được Chánh án phân công nhiệm vụ này. Mặc dù Thẩm phán là người phụ trách giải quyết vụ án, việc tiếp nhận tài liệu, chứng cứ ban đầu là một công việc mang tính hành chính và được thực hiện qua hệ thống văn thư của Tòa án để đảm bảo việc ghi nhận và lưu trữ được thực hiện một cách có hệ thống. Việc nộp thẳng cho Thẩm phán là không phổ biến và không đúng thủ tục.   

Khi nhận tài liệu, chứng cứ, cán bộ Tòa án có trách nhiệm ghi nhận vào sổ nhận đơn hoặc sổ văn thư. Quan trọng hơn cả, họ phải lập Biên bản giao nhận chứng cứ ngay tại thời điểm giao nhận. Biên bản này là chứng từ pháp lý xác nhận việc Tòa án đã tiếp nhận các tài liệu, chứng cứ cụ thể từ đương sự. Đây là một bước bắt buộc và là quyền lợi mà đương sự phải yêu cầu thực hiện.   

2.2. Gửi qua dịch vụ bưu chính 

Phương thức này tạo điều kiện thuận lợi cho các đương sự ở xa hoặc không có điều kiện đến Tòa án trực tiếp.

Một trong những quy định quan trọng nhất đối với phương thức này là cách xác định ngày giao nộp. Ngày giao nộp tài liệu, chứng cứ được tính là ngày có dấu của tổ chức dịch vụ bưu chính nơi gửi. Quy định này bảo vệ người gửi khỏi những rủi ro do sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển của bưu điện. Tuy nhiên, nếu dấu bưu điện bị mờ, không rõ ràng hoặc không có, gánh nặng chứng minh ngày gửi sẽ thuộc về đương sự. Nếu không chứng minh được, ngày giao nộp sẽ bị tính là ngày Tòa án thực tế nhận được tài liệu. Do đó, việc sử dụng dịch vụ thư bảo đảm, có số hiệu theo dõi và giữ lại hóa đơn của bưu điện là một biện pháp phòng ngừa rủi ro cần thiết.   

Phương thức gửi qua bưu chính chủ yếu phù hợp với các loại tài liệu, giấy tờ. Việc gửi các vật chứng gốc, độc nhất hoặc dễ hư hỏng qua đường bưu điện tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về mất mát hoặc thiệt hại. Trừ trường hợp bất khả kháng, đương sự nên ưu tiên giao nộp vật chứng trực tiếp tại Tòa án để đảm bảo an toàn và tính toàn vẹn của chứng cứ.

2.3. Gửi bằng phương tiện điện tử

Đây là phương thức hiện đại nhất, thể hiện nỗ lực xây dựng Tòa án điện tử, tuy nhiên đi kèm với những yêu cầu kỹ thuật và pháp lý chặt chẽ. Điều kiện áp dụng (Theo Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP)

Việc giao nộp chứng cứ bằng phương tiện điện tử không phải là quyền mặc nhiên của mọi đương sự. Để sử dụng phương thức này, đương sự phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTP, bao gồm :   

• Có địa chỉ thư điện tử (email) đã đăng ký.
• Có chữ ký điện tử được chứng thực bằng chứng thư điện tử còn hiệu lực.
• Đã đăng ký giao dịch điện tử thành công với Tòa án qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án.   

Rào cản kỹ thuật, đặc biệt là yêu cầu về chữ ký điện tử được chứng thực, khiến phương thức này hiện tại chủ yếu được các tổ chức, doanh nghiệp và các văn phòng luật sư chuyên nghiệp sử dụng, thay vì các cá nhân.   

3. Thủ tục giao nộp bắt buộc

Việc tuân thủ các yêu cầu về hình thức của chứng cứ và quy trình lập biên bản giao nhận là những thủ tục bắt buộc, quyết định đến tính hợp lệ và giá trị chứng minh của chứng cứ trong hồ sơ vụ án. Hình thức của tài liệu khi giao nộp cho Tòa án được quy định rất chặt chẽ để đảm bảo tính xác thực.

3.1. Đối với tài liệu tiếng Việt 

Khoản 1 Điều 95 BLTTDS 2015 quy định rõ, tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là "bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp". Điều này có nghĩa là pháp luật trao cho bản sao đã được công chứng hoặc chứng thực giá trị pháp lý tương đương với bản chính trong quá trình tố tụng. Đây là một quy định mang tính thực tiễn cao, cho phép đương sự bảo vệ các tài liệu gốc quan trọng của mình.   

Tuy nhiên, Tòa án luôn có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu trong trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của bản sao. Do đó, một chiến lược an toàn và chuyên nghiệp là giao nộp các bản sao y công chứng/chứng thực cho Tòa án, đồng thời giữ gìn cẩn thận bản gốc để sẵn sàng trình diện khi được yêu cầu.   

3.2. Đối với tài liệu tiếng nước ngoài 

Các tài liệu được ban hành bởi cơ quan, tổ chức nước ngoài hoặc được lập bằng tiếng nước ngoài phải trải qua một quy trình xử lý phức tạp trước khi có thể được sử dụng làm chứng cứ tại Tòa án Việt Nam.

• Dịch thuật công chứng: Mọi tài liệu bằng tiếng nước ngoài đều phải được dịch sang tiếng Việt. Bản dịch này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam để đảm bảo tính chính xác.   
• Hợp pháp hóa lãnh sự: Đối với các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, chúng thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là thủ tục mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài hoặc Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao) chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên tài liệu đó. Quy trình này thường bao gồm việc tài liệu phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền của nước cấp (ví dụ: Bộ Ngoại giao) trước khi được cơ quan đại diện của Việt Nam hợp pháp hóa. Thủ tục này có thể được miễn trừ nếu Việt Nam và quốc gia liên quan là thành viên của cùng một điều ước quốc tế có quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự. 

4. Kết luận

Tóm lại, cách thức giao nộp chứng cứ trong vụ án dân sự được pháp luật quy định khá chặt chẽ, đa dạng, nhằm tạo điều kiện tối đa cho đương sự thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, bao gồm việc tự mình giao nộp trực tiếp cho Tòa án hoặc thông qua việc yêu cầu Tòa án thu thập. Việc giao nộp chứng cứ đúng thời hạn và thủ tục không chỉ là cơ sở để Tòa án xác định sự thật khách quan của vụ án mà còn là yếu tố tiên quyết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự. Mặc dù vậy, vẫn cần tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện các quy định về thời hạn, hình thức giao nộp, đặc biệt là các quy định liên quan đến chứng cứ điện tử, để phù hợp hơn với thực tiễn xét xử ngày càng phức tạp. Chỉ khi các quy định pháp luật được áp dụng một cách linh hoạt, hiệu quả, thì nguyên tắc bảo đảm quyền thu thập, giao nộp chứng cứ của đương sự mới được thực thi trọn vẹn, góp phần nâng cao chất lượng và tính công bằng của công lý trong tố tụng dân sự.

Mọi thắc mắc quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp Tổng đài tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến số Hotline: 1900.6162 để gặp luật sư tư vấn trực tiếp giải đáp các thắc mắc. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!