Chứng từ kế toán bằng giấy có giá trị không khi chuyển thành chứng từ điện tử?

1. Khi nào thì chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm chứng từ điện tử được mô tả một cách rõ ràng và chi tiết.  Chứng từ điện tử có thể được tạo ra và lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử. Việc thể hiện chứng từ này có thể do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế. Hoặc có thể do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử. Cả tổ chức và cá nhân đều có trách nhiệm thực hiện việc tạo ra và lưu trữ chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử được thực hiện bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí, và thuế.

Với các quy định này, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nhấn mạnh sự chuyển đổi từ chứng từ truyền thống sang dạng điện tử, giúp tăng cường minh bạch và hiệu suất trong việc quản lý thuế và các khoản phí liên quan. Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế Toán 2015, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi thỏa mãn các điều kiện quy định tại Điều 16 của cùng luật.

Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán:

+ Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng các nội dung quy định.

+ Chứng từ điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

+ Phải được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán

+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.

+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Với những quy định này, Luật Kế toán 2015 tạo ra cơ sở pháp lý cho việc sử dụng chứng từ điện tử trong lĩnh vực kế toán, đồng thời đặt ra các tiêu chuẩn và điều kiện cụ thể để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý kế toán. Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được xác định là chứng từ kế toán khi đáp ứng các điều kiện nhất định. Điều này bao gồm việc thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua các phương tiện như mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán. Nội dung chứng từ kế toán cần tuân theo các quy định cụ thể tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015, đảm bảo rõ ràng, chi tiết, và đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Điều này bao gồm các thông tin như tên và số hiệu của chứng từ, ngày lập, thông tin về tổ chức hoặc cá nhân liên quan, nội dung nghiệp vụ, số lượng, đơn giá, số tiền, và chữ ký của những người liên quan.

2. Chứng từ kế toán bằng giấy có giá trị không khi chuyển thành chứng từ điện tử?

Theo quy định của Khoản 3 Điều 17 Luật Kế Toán 2015 về chứng từ điện tử như sau: 

- Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển đổi thành chứng từ điện tử để thực hiện các giao dịch, thanh toán, hoặc ngược lại, thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính tương ứng.

​- Chứng từ điện tử, trong ngữ cảnh của giao dịch, thanh toán, hoặc các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, được công nhận và coi là hợp lệ. Điều này có nghĩa là chứng từ điện tử có thể được sử dụng để chứng minh các giao dịch và nghiệp vụ tài chính liên quan.

​- Ngược lại, chứng từ bằng giấy, khi đã được chuyển đổi thành chứng từ điện tử, chỉ còn giá trị lưu giữ. Chúng được sử dụng để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra mà không có hiệu lực trong việc thực hiện các giao dịch hoặc thanh toán.

​- Chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử nhằm mục tiêu tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thiểu sử dụng giấy tờ, và tăng cường tính hiện đại và linh hoạt trong quản lý tài chính.

​- Chứng từ điện tử mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời hỗ trợ trong việc duy trì và kiểm soát hồ sơ kế toán.

​- Trong việc sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và luật lệ liên quan để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định của pháp luật.

Chứng từ điện tử không chỉ là một cách tiện lợi mà còn là một bước quan trọng hướng tới sự hiện đại và bền vững trong quản lý kế toán và tài chính doanh nghiệp. Chứng từ điện tử, theo quy định của Luật Kế Toán 2015, không chỉ được công nhận là có giá trị để thực hiện các giao dịch và nghiệp vụ kinh tế, tài chính, mà còn mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong quản lý tài chính. Chuyển đổi từ chứng từ bằng giấy sang chứng từ điện tử không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu sử dụng giấy tờ mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán. Điều quan trọng là chứng từ điện tử chỉnh lưu giữ giá trị lịch sử và kiểm tra, trong khi chứng từ giấy mất đi hiệu lực giao dịch và thanh toán sau khi chuyển đổi. Sự áp dụng chứng từ điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu hiện đại mà còn góp phần vào mục tiêu bền vững và tiến bộ của quản lý kế toán tài chính doanh nghiệp.

3. Điều kiện lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, nhấn mạnh sự linh hoạt và hiệu quả của việc lựa chọn lưu trữ điện tử. Tuy nhiên, vẫn đặt ra những điều kiện và trách nhiệm cụ thể để đảm bảo tính chắc chắn và minh bạch của hệ thống lưu trữ này. Điểm quan trọng là trước khi chuyển sang lưu trữ trên phương tiện điện tử, chứng từ kế toán và sổ kế toán cần được in ra giấy để lưu trữ theo quy định. Tuy nhiên, nếu đơn vị quyết định lựa chọn lưu trữ điện tử, họ phải đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin dữ liệu, cũng như khả năng tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Đối với các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp), ngay cả khi lựa chọn lưu trữ điện tử, họ vẫn phải duy trì việc in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận để lưu trữ theo quy định. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì phiên bản giấy và tính chắc chắn của tài liệu, trong khi vẫn khai thác ưu điểm của lưu trữ điện tử.

Ngoài ra, Điều 10 cũng rõ ràng về trách nhiệm khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị kế toán phải in ra giấy các tài liệu lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận, và đóng dấu (nếu có), để cung cấp theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định. Điều này chứng minh rằng, trong quá trình chuyển đổi sang hình thức lưu trữ điện tử, việc duy trì tính minh bạch và sẵn sàng hợp tác với các cơ quan giám sát vẫn là ưu tiên hàng đầu.

Nội dung khác có liên quan xem thêm bài viết sau: Chứng từ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh theo quy định mới nhất

 Đội ngũ Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vấn đề của quý khách hàng. Để liên lạc, quý khách vui lòng gọi đến số hotline 1900.6162. Ngoài ra, chúng tôi cũng chấp nhận yêu cầu chi tiết qua email tại địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi cam kết hỗ trợ và giải quyết mọi thắc mắc của quý khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Chúng tôi chân thành cảm ơn sự hợp tác và tin tưởng của quý khách hàng.