Chứng từ kế toán là gì? Ví dụ về các loại chứng từ kế toán

1. Khái niệm chứng từ kế toán theo quy định pháp luật:

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và là tài liệu thông tin bạn đầu của quản lí, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị. Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi nhận của các phương tiện điện tử. Chứng từ gồm nhiều loại, có thể có giá và chuyển nhượng được (gọi là chứng từ có giá) hoặc chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng. Chứng từ phải được lập theo trình tự, thủ tục do pháp luật về kế toán - thống kê quy định. Việc ghi chép sổ sách kế toán nhất thiết phải dựa vào chứng từ lập theo mẫu quy định và các yếu tố cần thiết: tên chứng từ, ngày tháng năm lập, nội dung tóm tắt của sự việc phản ánh, đối tượng tài sản được phản ánh và thước đo sử dụng; chữ kí và họ tên của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ. Chứng từ được lập thành nhiều bản và luân chuyển qua các bộ phận liên quan để xác nhận, sử dụng theo chức năng. Tuỳ thuộc vào loại chứng từ mà chủ thể quản lí phải bảo quản, lưu trữ trong thời hạn do pháp luật quy định.

2. Các loại chứng từ kế toán:

2.1. Chứng từ liên quan đến tiền mặt:

• Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc thu tiền các sản phẩm, hành hóa mà khách hàng thanh toán tại chỗ bằng tiền mặt.
• Phiếu chi: Chứng từ xác nhận việc chi tiền mặt cho phía nhà cung ứng để mua hàng hoá, nguyên vật liệu
• Giấy đề nghị thanh toán.
• Giấy đề nghị tạm ứng

2.3 Chứng từ liên quan đến Ngân hàng:

Chứng từ kế toán được thể hiện qua:

• Giấy Báo Nợ/ Báo Có của Ngân hàng.
• Sec tiền mặt: Chứng từ sử dụng khi công ty phát hành séc yêu cầu nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.
• Ủy nhiệm chi: chứng từ sử dụng khi bạn thanh toán cho nhà cung ứng hàng hóa bằng hình thức chuyển khoản.
• Chuyển tiền nội bộ: Chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền Việt Nam đồng sang tài khoản ngoại tệ. Việc chuyển đổi này là để tiện cho việc thanh toán với các nhà cung ứng hàng hóa nước ngoài
• Tiền đang chuyển: Chứng từ thể hiện rằng tiền từ người gửi đang được chuyển đến tài khoản người nhận, người nhận ở đây chính là các nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ…

2.2. Chứng từ liên quan đến đến Mua hàng/ Bán hàng:

• Hoá đơn bán hàng: Chứng từ ghi lại việc bán thành công các sản phẩm, hàng hoá và đã được nhân viên kế toán ghi nhận vào doanh thu
• Hoá đơn mua hàng: Chứng từ ghi lại việc việc mua các loại hàng hóa, sản phẩm.
• Hàng bán trả lại: Chứng từ đính kèm theo hoá đơn trả lại hàng của khách (sử dụng đối với các sản phẩm đã bán rồi nhưng bị khách trả lại vì một lý do nào đó).
• Hàng mua trả lại: Chứng từ đính kèm theo hoá đơn đầu ra ghi lại đã việc mua hàng hóa, sản phẩm nhưng rồi lại trả lại nhà cung cấp.

Chứng từ kế toán được thể hiện qua: Hóa đơn GTGT đầu vào/ Hóa đơn GTGT đầu ra/ Tờ khai hải quan/ Phiếu Nhập Kho/ Phiếu Xuất Kho/ Biên bản bàn giao/ Bảng Báo giá/ Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế/ Biên Bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế.

2.3. Chứng từ liên quan đến tiền lương:

Chứng từ kế toán: Bảng chấm công; Bảng tính lương; Bảng thanh toán tiền lương, Hợp đồng lao động; các Quy chế, quy định,…

2.5. Liên quan đến Chi phí, Doanh thu:

Chứng từ kế toán thể hiện qua phiếu kế toán.

3. Nội dung công tác kế toán theo quy định pháp luật :

3.1. Chứng từ kế toán theo quy định pháp luật:

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu theo các nội dung quy định tại điều 16 Luật kế toán 2015 như sau:

Điều 16: Nội dung chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

- Đơn vị kế toán trong hoạt động kinh doanh được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 điều 16 Luật kế toán 2015 phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Trường hợp người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán phải có người sáng mắt được phân công của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến. Đối với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế toán.

- Đơn vị kế toán sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại điều 17 Luật kế toán 2015 như sau:

Điều 17. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán

- Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 điều 16 Luật kế toán 2015 ra tiếng Việt. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3.2. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ theo quy định pháp luật:

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

- Chứng từ kế toán.

- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

3.3 Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán :

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:

- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.

3.4 Tiêu hủy tài liệu kế toán :

- Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

- Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

- Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

3.5. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán:

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

- Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

- "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Trên đây là nội dung bài viết về chứng từ kế toán và quy định về nội dung công tác kế toán của công ty Luật Minh Khuê. Trân trọng./