Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng hay không?

1. Thanh lý hợp đồng là gì và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Trong pháp luật Việt Nam hiện hành, Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Thương mại năm 2005 không đưa ra định nghĩa chính thức về "thanh lý hợp đồng" như một chế định pháp lý độc lập. Các văn bản này chủ yếu quy định về việc chấm dứt hợp đồng, hủy bỏ hợp đồng hoặc đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, thanh lý hợp đồng vẫn là một thủ tục được áp dụng rất phổ biến trong hoạt động dân sự, thương mại và quản trị doanh nghiệp nhằm xác nhận việc các bên đã hoàn thành hoặc thống nhất chấm dứt toàn bộ quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng.

Khái niệm thanh lý hợp đồng xuất phát từ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989. Mặc dù văn bản này đã hết hiệu lực, thuật ngữ "thanh lý hợp đồng" vẫn được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn giao dịch và được các cơ quan quản lý, doanh nghiệp, tổ chức tín dụng cũng như cơ quan xét xử thừa nhận như một tài liệu quan trọng trong hồ sơ thực hiện hợp đồng.

Về bản chất, thanh lý hợp đồng là quá trình các bên cùng rà soát việc thực hiện hợp đồng, đối chiếu công việc đã hoàn thành, xác định các nghĩa vụ còn tồn tại, thống nhất việc thanh toán công nợ, hoàn trả tài sản (nếu có) và xác nhận chấm dứt quan hệ hợp đồng.

Kết quả của quá trình này được ghi nhận bằng biên bản thanh lý hợp đồng. Đây là văn bản thể hiện ý chí thống nhất của các bên tại thời điểm kết thúc giao dịch và có giá trị chứng minh quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp.

Ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng thể hiện trên nhiều phương diện.

Thứ nhất, xác nhận hợp đồng đã được thực hiện hoặc chấm dứt theo đúng thỏa thuận.

Sau khi biên bản thanh lý được ký kết, các bên có căn cứ xác nhận rằng nghĩa vụ theo hợp đồng đã được hoàn thành hoặc đã được giải quyết theo phương án thống nhất. Nếu trong biên bản không có điều khoản bảo lưu quyền yêu cầu hoặc khiếu nại thì về nguyên tắc, các bên được giải phóng khỏi các nghĩa vụ tiếp theo, ngoại trừ những điều khoản vẫn tiếp tục có hiệu lực như bảo hành, bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ hoặc giải quyết tranh chấp.

Thứ hai, chốt toàn bộ nghĩa vụ tài chính giữa các bên.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể phát sinh nhiều khoản phải thanh toán như tiền còn nợ, tiền tạm ứng, tiền phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hoặc chi phí phát sinh ngoài hợp đồng. Biên bản thanh lý là căn cứ để xác định số liệu cuối cùng, làm rõ khoản nào đã thanh toán, khoản nào còn phải thực hiện và thời hạn thanh toán cuối cùng.

Điều này giúp hạn chế tình trạng phát sinh tranh chấp về công nợ sau khi hợp đồng kết thúc.

Thứ ba, tạo nguồn chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp.

Theo quy định của pháp luật tố tụng, mọi tài liệu thể hiện ý chí thống nhất của các bên đều có giá trị chứng minh. Khi phát sinh tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài thương mại, biên bản thanh lý thường là một trong những chứng cứ có giá trị cao vì phản ánh trực tiếp việc các bên đã đối chiếu và xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng.

Nếu biên bản ghi nhận rõ các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ và không còn khiếu nại thì đây sẽ là căn cứ quan trọng để bác bỏ các yêu cầu phát sinh sau đó nếu không có căn cứ pháp lý khác.

Thứ tư, phục vụ công tác kế toán, quyết toán và quản lý thuế.

Đối với doanh nghiệp, biên bản thanh lý thường được lưu cùng hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các hồ sơ nghiệm thu để phục vụ công tác kế toán, quyết toán thuế và kiểm toán.

Đối với nhiều giao dịch như thanh lý tài sản cố định, kết thúc hợp đồng dịch vụ hoặc quyết toán công trình, biên bản thanh lý giúp chứng minh giao dịch đã hoàn tất, từ đó làm căn cứ ghi nhận doanh thu, chi phí theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

Có thể thấy, mặc dù không phải là điều kiện bắt buộc để mọi hợp đồng chấm dứt hiệu lực, nhưng biên bản thanh lý hợp đồng vẫn được xem là công cụ pháp lý quan trọng giúp các bên khép lại quan hệ hợp đồng một cách rõ ràng, minh bạch và hạn chế tối đa nguy cơ phát sinh tranh chấp trong tương lai.

2. Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng hay không?

Về nguyên tắc chung, pháp luật Việt Nam không bắt buộc mọi hợp đồng dân sự hoặc thương mại đều phải lập biên bản thanh lý khi chấm dứt.

Bộ luật Dân sự năm 2015 xây dựng trên nguyên tắc tôn trọng quyền tự do thỏa thuận của các bên. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng có thể chấm dứt trong nhiều trường hợp như:

• Hợp đồng đã được hoàn thành.
• Theo thỏa thuận của các bên.
• Cá nhân giao kết hợp đồng chết hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại trong trường hợp hợp đồng phải do chính chủ thể đó thực hiện.
• Hợp đồng bị hủy bỏ hoặc bị đơn phương chấm dứt thực hiện.
• Đối tượng của hợp đồng không còn.
• Hoàn cảnh thay đổi cơ bản hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Quy định này không đặt ra điều kiện phải có biên bản thanh lý thì hợp đồng mới được coi là chấm dứt hiệu lực.

Trong thực tế, nhiều hợp đồng quy định rõ rằng sau khi các bên hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, nghiệm thu, thanh toán và hết thời hạn khiếu nại thì hợp đồng tự động hết hiệu lực mà không cần lập thêm biên bản thanh lý.

Tuy nhiên, không phải mọi lĩnh vực đều áp dụng nguyên tắc này. Đối với nhiều ngành nghề chịu sự quản lý chuyên ngành hoặc liên quan đến quản lý tài chính, thuế và đầu tư, biên bản thanh lý hoặc tài liệu có giá trị tương đương lại trở thành thành phần hồ sơ bắt buộc hoặc gần như không thể thiếu.

Trong lĩnh vực xây dựng, pháp luật yêu cầu các bên phải thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng sau khi hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng xây dựng. Đây là căn cứ để quyết toán công trình, quyết toán vốn đầu tư và hoàn tất hồ sơ dự án.

Đối với quan hệ lao động, Bộ luật Lao động năm 2019 không bắt buộc phải lập văn bản có tên gọi là "biên bản thanh lý hợp đồng lao động". Tuy nhiên, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động vẫn phải hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thanh toán tiền lương, trợ cấp, trả lại giấy tờ và thực hiện các thủ tục liên quan theo đúng thời hạn luật định. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn lập biên bản thanh lý hoặc biên bản bàn giao để chứng minh việc hoàn tất các nghĩa vụ này.

Trong lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, pháp luật chuyên ngành yêu cầu doanh nghiệp dịch vụ phải thực hiện việc thanh lý hợp đồng với người lao động trong thời hạn luật định sau khi hợp đồng lao động ở nước ngoài chấm dứt.

Đối với hoạt động kế toán và thuế, mặc dù pháp luật không quy định biên bản thanh lý là chứng từ bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng đối với nhiều giao dịch như thanh lý tài sản, quyết toán công trình, chấm dứt hợp đồng dịch vụ hoặc xử lý các khoản chi phí dở dang, biên bản thanh lý là tài liệu quan trọng để chứng minh giao dịch đã hoàn tất, góp phần bảo đảm tính hợp lệ của hồ sơ kế toán và hồ sơ thuế.

Như vậy, có thể phân biệt thành hai trường hợp.

Trường hợp thứ nhất, đối với giao dịch dân sự và thương mại thông thường, việc lập biên bản thanh lý hoàn toàn phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên. Nếu hợp đồng đã hoàn thành và không có tranh chấp thì hợp đồng vẫn chấm dứt theo quy định của pháp luật dù không lập biên bản thanh lý.

Trường hợp thứ hai, đối với các lĩnh vực có quy định chuyên ngành hoặc liên quan đến quản lý đầu tư, xây dựng, lao động, thuế và kế toán, việc lập biên bản thanh lý hoặc văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thường là yêu cầu bắt buộc hoặc là thành phần quan trọng trong hồ sơ pháp lý.

Dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, việc chủ động lập biên bản thanh lý vẫn được xem là giải pháp an toàn nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Văn bản này giúp xác định rõ thời điểm kết thúc hợp đồng, chốt công nợ, ghi nhận việc hoàn thành nghĩa vụ và tạo căn cứ chứng minh nếu sau này phát sinh tranh chấp hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình.

3. Khi nào cần làm thanh lý hợp đồng để đảm bảo quyền lợi?

Mặc dù pháp luật không bắt buộc mọi hợp đồng đều phải lập biên bản thanh lý, nhưng trên thực tế, việc chủ động thực hiện thủ tục này là biện pháp quản trị rủi ro hiệu quả, giúp các bên xác nhận rõ quyền và nghĩa vụ đã hoàn thành, đồng thời hạn chế tranh chấp về sau.

Dưới đây là những trường hợp nên lập biên bản thanh lý hợp đồng để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên.

Trường hợp hợp đồng đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán công nợ

Đây là trường hợp phổ biến nhất trong các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, thi công xây dựng hoặc hợp đồng gia công.

Mặc dù hàng hóa đã được giao, công việc đã hoàn thành hoặc công trình đã được nghiệm thu, nhưng giữa các bên vẫn còn các khoản cần đối chiếu như:

• Giá trị thanh toán cuối cùng.
• Khoản tiền tạm ứng chưa quyết toán.
• Tiền giữ lại bảo hành.
• Tiền phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại.
• Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng.

Việc lập biên bản thanh lý giúp xác nhận chính xác số tiền các bên còn phải thanh toán, thời hạn thanh toán và trách nhiệm của từng bên, từ đó hạn chế nguy cơ phát sinh tranh chấp về công nợ sau khi hợp đồng kết thúc.

Trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Thương mại năm 2005, hợp đồng có thể bị đơn phương chấm dứt hoặc bị hủy bỏ khi có căn cứ pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.

Trong trường hợp này, biên bản thanh lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng vì giúp:

• Ghi nhận phần công việc đã thực hiện.
• Xác định giá trị nghĩa vụ mà mỗi bên đã hoàn thành.
• Làm rõ trách nhiệm thanh toán còn lại.
• Xác định khoản phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại (nếu có).
• Thống nhất phương án hoàn trả hàng hóa, tài sản hoặc tài liệu đã bàn giao.

Đây là cơ sở để hạn chế các tranh chấp liên quan đến việc xác định trách nhiệm sau khi hợp đồng bị chấm dứt.

Trường hợp cần thu hồi hoặc hoàn trả tài sản

Nhiều hợp đồng phát sinh việc bàn giao máy móc, thiết bị, hồ sơ kỹ thuật, tài liệu, nguyên vật liệu hoặc tài sản thuê.

Biên bản thanh lý là căn cứ ghi nhận:

• Tình trạng tài sản khi hoàn trả.
• Số lượng tài sản đã bàn giao.
• Giá trị hao mòn hoặc hư hỏng (nếu có).
• Trách nhiệm bồi thường khi tài sản bị mất hoặc hư hỏng.

Điều này giúp tránh tranh chấp liên quan đến việc hoàn trả tài sản sau khi hợp đồng kết thúc.

Trường hợp cần giải tỏa bảo lãnh hoặc hoàn trả tiền ký quỹ

Trong nhiều hợp đồng thương mại và hợp đồng xây dựng, bên thực hiện hợp đồng phải cung cấp bảo lãnh thực hiện hợp đồng hoặc ký quỹ tại tổ chức tín dụng.

Sau khi các nghĩa vụ đã hoàn thành, ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng thường yêu cầu văn bản xác nhận việc hoàn thành hợp đồng để thực hiện thủ tục:

• Giải tỏa bảo lãnh.
• Hoàn trả tiền ký quỹ.
• Giải chấp tài sản bảo đảm.

Biên bản thanh lý chính là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện các thủ tục này.

Trường hợp phục vụ công tác kế toán, thuế và kiểm toán

Đối với doanh nghiệp, biên bản thanh lý là một trong những tài liệu quan trọng của hồ sơ kế toán.

Trong các giao dịch như:

• Thanh lý tài sản cố định.
• Quyết toán hợp đồng xây dựng.
• Chấm dứt hợp đồng dịch vụ.
• Xử lý các khoản chi phí dở dang.

Biên bản thanh lý giúp chứng minh giao dịch đã hoàn thành, tạo cơ sở để ghi nhận doanh thu, chi phí, quyết toán thuế và phục vụ công tác kiểm toán theo quy định.

Rủi ro khi không lập biên bản thanh lý hợp đồng

Việc không lập biên bản thanh lý trong khi hợp đồng cũng không có điều khoản quy định rõ về việc chấm dứt có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý như:

• Khó xác định thời điểm hợp đồng chính thức kết thúc.
• Phát sinh tranh chấp về công nợ hoặc chất lượng hàng hóa, dịch vụ sau thời gian dài.
• Gặp khó khăn khi chứng minh các bên đã hoàn thành nghĩa vụ.
• Ảnh hưởng đến việc xác định thời hiệu khởi kiện theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Thương mại năm 2005.
• Hồ sơ kế toán, quyết toán hoặc hồ sơ thuế có thể thiếu căn cứ chứng minh giao dịch đã hoàn tất.

Vì vậy, dù pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp, việc lập biên bản thanh lý vẫn là giải pháp an toàn giúp các bên chốt toàn bộ quyền và nghĩa vụ trước khi chính thức kết thúc quan hệ hợp đồng.

4. Quy trình và nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn

Để biên bản thanh lý phát huy đầy đủ giá trị pháp lý, các bên không chỉ cần thống nhất về nội dung mà còn phải bảo đảm việc lập, ký kết và lưu trữ đúng quy trình. Một biên bản được lập đầy đủ sẽ giúp xác nhận việc chấm dứt hợp đồng, làm căn cứ giải quyết công nợ và hạn chế tối đa nguy cơ phát sinh tranh chấp.

Quy trình lập biên bản thanh lý hợp đồng

Bước 1. Rà soát việc thực hiện hợp đồng

Các bên cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ liên quan gồm hợp đồng chính, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và các văn bản phát sinh trong quá trình thực hiện.

Mục đích của bước này là xác định chính xác các nghĩa vụ đã hoàn thành và những nội dung còn tồn đọng cần giải quyết trước khi thanh lý.

Bước 2. Đối chiếu công nợ và thống nhất phương án xử lý

Hai bên tiến hành đối chiếu:

• Giá trị hợp đồng.
• Khối lượng công việc đã hoàn thành.
• Khoản tiền đã thanh toán.
• Khoản tiền còn phải thanh toán.
• Tiền phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại (nếu có).
• Việc hoàn trả tài sản, thiết bị hoặc hồ sơ.

Sau khi thống nhất, các nội dung này sẽ được ghi nhận trong biên bản thanh lý.

Bước 3. Soạn thảo biên bản thanh lý

Biên bản cần phản ánh đầy đủ kết quả đối chiếu và ý chí thống nhất của các bên.

Ngôn ngữ sử dụng phải rõ ràng, chính xác, tránh diễn đạt mơ hồ hoặc có nhiều cách hiểu khác nhau.

Bước 4. Ký kết và lưu trữ

Biên bản phải được ký bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Đối với doanh nghiệp, nếu thuộc trường hợp phải sử dụng con dấu theo quy định nội bộ hoặc theo thỏa thuận thì cần thực hiện đầy đủ.

Sau khi ký kết, mỗi bên nên lưu giữ ít nhất một bản cùng với hợp đồng gốc và toàn bộ tài liệu liên quan để phục vụ công tác kế toán, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

Những nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng

Để bảo đảm giá trị pháp lý và tính đầy đủ của hồ sơ, biên bản thanh lý nên có các nội dung cơ bản sau:

Thông tin về hợp đồng được thanh lý

Cần ghi rõ:

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng.
• Ngày ký kết.
• Căn cứ pháp lý để lập biên bản thanh lý.

Thông tin của các bên

Bao gồm:

• Tên cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế (nếu có).
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Thông tin giấy ủy quyền nếu người ký không phải là người đại diện theo pháp luật.

Đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng

Biên bản cần ghi nhận:

• Phần công việc đã hoàn thành.
• Khối lượng hàng hóa đã giao.
• Kết quả nghiệm thu.
• Những nội dung chưa thực hiện hoặc đã được các bên thống nhất miễn thực hiện.

Quyết toán nghĩa vụ tài chính

Đây là nội dung quan trọng nhất của biên bản, bao gồm:

• Tổng giá trị hợp đồng.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán.
• Thời hạn thanh toán cuối cùng.
• Phương thức thanh toán.

Nếu còn phát sinh tiền phạt hoặc bồi thường thì cần ghi rõ căn cứ và giá trị cụ thể.

Cam kết về việc chấm dứt hợp đồng

Các bên nên ghi nhận rõ:

• Hợp đồng được thanh lý kể từ ngày nào.
• Các bên đã hoàn thành hoặc sẽ tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ nào còn lại.
• Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ ghi trong biên bản, các bên không còn quyền và nghĩa vụ nào khác, trừ những điều khoản vẫn tiếp tục có hiệu lực theo hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật.

Điều khoản về hiệu lực của biên bản

Biên bản cần ghi rõ:

• Thời điểm có hiệu lực.
• Số lượng bản được lập.
• Giá trị pháp lý như nhau của các bản.
• Chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của doanh nghiệp (nếu có).

Việc chuẩn bị đầy đủ các nội dung trên không chỉ giúp biên bản thanh lý phản ánh chính xác quá trình thực hiện hợp đồng mà còn tạo căn cứ pháp lý vững chắc nếu phát sinh tranh chấp hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

5. Những lưu ý pháp lý quan trọng khi chấm dứt hợp đồng

Việc ký biên bản thanh lý không đơn thuần là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ xác định thời điểm kết thúc quan hệ hợp đồng và quyền, nghĩa vụ của các bên. Vì vậy, trước khi ký kết, cần lưu ý một số vấn đề pháp lý quan trọng sau đây.

Kiểm tra thẩm quyền của người ký

Một trong những nguyên nhân khiến biên bản thanh lý bị tranh chấp là người ký không có quyền đại diện.

Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, người ký phải là:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; hoặc
• Người được ủy quyền hợp pháp.

Nếu người ký không có thẩm quyền và doanh nghiệp không chấp nhận giao dịch thì biên bản thanh lý có thể không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với doanh nghiệp.

Vì vậy, trước khi ký cần kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền hoặc các tài liệu chứng minh thẩm quyền đại diện.

Không nên hiểu rằng mọi điều khoản của hợp đồng đều chấm dứt

Việc thanh lý hợp đồng không đồng nghĩa với việc toàn bộ nội dung trong hợp đồng đều hết hiệu lực.

Nhiều điều khoản vẫn tiếp tục được áp dụng sau khi hợp đồng chấm dứt, chẳng hạn:

• Điều khoản bảo hành.
• Điều khoản bảo mật thông tin.
• Điều khoản về sở hữu trí tuệ.
• Điều khoản giải quyết tranh chấp.
• Các cam kết khác mà các bên đã thống nhất tiếp tục duy trì.

Nếu muốn chấm dứt cả các điều khoản này thì các bên cần thể hiện rõ trong biên bản thanh lý hoặc có thỏa thuận riêng.

Bảo đảm hồ sơ thanh toán đầy đủ

Đối với doanh nghiệp, việc thanh lý hợp đồng thường gắn liền với việc quyết toán giá trị hợp đồng.

Do đó, cần lưu giữ đầy đủ:

• Hợp đồng.
• Phụ lục hợp đồng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Biên bản thanh lý.
• Hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán.
• Các tài liệu bàn giao có liên quan.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ thuận lợi cho công tác kế toán, kiểm toán và chứng minh tính hợp pháp của giao dịch khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Lưu ý về nghĩa vụ thanh toán và hóa đơn

Khi thực hiện thanh toán giá trị còn lại của hợp đồng, các bên cần tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, thuế và hóa đơn.

Đối với các khoản thanh toán đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đúng phương thức thanh toán để bảo đảm quyền hạch toán chi phí và kê khai thuế theo quy định hiện hành.

Quan tâm đến thời hiệu khởi kiện

Thời điểm ký biên bản thanh lý có thể trở thành căn cứ quan trọng để xác định thời điểm phát sinh hoặc chấm dứt quyền yêu cầu của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

Theo Luật Thương mại năm 2005, thời hiệu khởi kiện đối với tranh chấp thương mại là 2 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.

Đối với tranh chấp hợp đồng dân sự, Điều 429 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định thời hiệu khởi kiện là 3 năm kể từ ngày người có quyền biết hoặc phải biết quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm.

Do đó, nội dung ghi nhận trong biên bản thanh lý cần chính xác về thời điểm hoàn thành nghĩa vụ, công nợ còn lại và các cam kết của các bên để tránh ảnh hưởng đến quyền khởi kiện sau này.

Chủ động dự liệu các nghĩa vụ còn tiếp tục thực hiện

Nếu sau khi thanh lý vẫn còn các nghĩa vụ như bảo hành, thanh toán từng đợt, bàn giao hồ sơ, hỗ trợ kỹ thuật hoặc bảo mật thông tin thì cần ghi nhận rõ trong biên bản.

Việc quy định cụ thể thời hạn, phạm vi và trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ còn tồn tại sẽ giúp hạn chế cách hiểu khác nhau và giảm thiểu nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Bên cạnh đó quý bạn đọc cũng có thể xem thêm:

• Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cập nhật
• Mẫu Biên bản quyết toán và thanh lý hợp đồng
• Thanh lý hợp đồng khi chưa thanh toán hết cần lưu ý gì?