1. Quy định của pháp luật về điều kiện ký kết hợp đồng với nhà thầu

Theo quy định tại Điều 64 của Luật Đấu thầu 2013, để ký kết hợp đồng đấu thầu, ta cần tuân thủ các điều kiện sau đây:

- Hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất của nhà thầu được chọn phải còn hiệu lực tại thời điểm ký kết hợp đồng. Điều này đảm bảo rằng nhà thầu đã đáp ứng các yêu cầu và cam kết trong quá trình thầu.

- Nhà thầu được chọn phải đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật và tài chính để thực hiện gói thầu. Trong trường hợp cần thiết, chủ đầu tư (đối với dự án), bên mời thầu (đối với mua sắm thường xuyên), đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm (đối với mua sắm tập trung) sẽ tiến hành xác minh thông tin về năng lực của nhà thầu. Việc này đảm bảo rằng nhà thầu vẫn đáp ứng yêu cầu để thực hiện gói thầu trước khi ký kết hợp đồng.

- Chủ đầu tư (đối với dự án), bên mời thầu (đối với mua sắm thường xuyên), đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm (đối với mua sắm tập trung) phải đảm bảo các điều kiện về vốn tạm ứng, vốn thanh toán, mặt bằng thực hiện và các điều kiện khác cần thiết để triển khai thực hiện gói thầu theo đúng tiến độ. Điều này đảm bảo rằng các điều kiện về tài chính và triển khai dự án đã được đảm bảo trước khi ký kết hợp đồng.

Việc tuân thủ các điều kiện trên đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và công bằng trong quá trình ký kết hợp đồng đấu thầu. Điều này giúp đảm bảo rằng nhà thầu được chọn có đủ năng lực và điều kiện để thực hiện gói thầu theo đúng cam kết và tiến độ.

Đồng thời, hợp đồng ký kết với nhà thầu được thực hiện dựa trên nguyên tắc chung của hợp đồng đấu thầu theo quy định tại Điều 89 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP. Nguyên tắc chung này bao gồm các điểm sau:

+ Hợp đồng được xem là một hợp đồng dân sự và được thỏa thuận bằng văn bản để xác định trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện toàn bộ phạm vi công việc thuộc hợp đồng. Hợp đồng đã được các bên ký kết, có hiệu lực và tuân thủ quy định của pháp luật. Điều này đảm bảo rằng hợp đồng là một văn bản pháp lý có hiệu lực và ràng buộc trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.

+ Nội dung của hợp đồng phải tuân thủ mẫu quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, đồng thời phải phù hợp với kết quả thương thảo hợp đồng và kết quả lựa chọn nhà thầu dựa trên yêu cầu của gói thầu và hướng dẫn từ cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành.

+ Trước khi ký kết hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận về việc sử dụng trọng tài để giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Các điều khoản liên quan đến việc sử dụng trọng tài phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.

Việc tuân thủ các nguyên tắc chung này đảm bảo tính minh bạch, khách quan và công bằng trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng đấu thầu. Nó giúp đảm bảo rằng các bên tham gia có trách nhiệm và cam kết đáp ứng các yêu cầu và điều kiện quy định trong hợp đồng.

 

2. Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để ký kết hợp đồng đấu thầu

Theo quy định tại Điều 63 của Luật Đấu thầu 2013 về việc ký kết hợp đồng đấu thầu, chúng ta cần chuẩn bị những hồ sơ sau đây:

- Thứ nhất, hồ sơ hợp đồng bao gồm các tài liệu sau:

+ Văn bản hợp đồng: Đây là tài liệu chính thức ghi lại các điều khoản và điều kiện của hợp đồng giữa các bên tham gia đấu thầu.

+ Phụ lục hợp đồng: Tài liệu này bao gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá và tiến độ thực hiện (nếu có). Nó cung cấp thông tin chi tiết về các yêu cầu và cam kết cụ thể trong hợp đồng.

+ Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Đây là tài liệu xác nhận chính thức về việc lựa chọn nhà thầu và phê duyệt kết quả đấu thầu.

- Bên cạnh đó, ngoài các tài liệu quy định ở khoản 1 trên, tùy theo quy mô và tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu sau đây:

+ Biên bản hoàn thiện hợp đồng: Đây là tài liệu ghi lại quá trình hoàn thiện hợp đồng sau khi các điều khoản đã được thương lượng và thỏa thuận.

+ Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng: Điều này bao gồm các điều kiện chung và cụ thể mà các bên đồng ý và thỏa thuận thêm.

+ Hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất: Đây là các tài liệu mô tả chi tiết về dự thầu và đề xuất của nhà thầu được chọn.

+ Hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu: Đây là các tài liệu mô tả yêu cầu và thông tin cần thiết trong quá trình thầu, bao gồm cả các tài liệu sửa đổi hoặc bổ sung.

+ Các tài liệu có liên quan: Bất kỳ tài liệu nào có liên quan đến hợp đồng và quá trình đấu thầu cũng có thể được bao gồm.

- Khi có sự thay đổi trong nội dung thuộc phạm vi của hợp đồng, các bên phải ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng. Điều này đảm bảo rằng các thay đổi được ghi lại và thực hiện theo đúng quy định của hợp đồng ban đầu.

Theo quy định tại Điều 63 của Luật Đấu thầu 2013, để thực hiện ký kết hợp đồng đấu thầu, các bên cần chuẩn bị những hồ sơ theo quy định để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình này. Qua việc chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo quy định, các bên đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin trong quá trình ký kết hợp đồng đấu thầu. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và đảm bảo tuân thủ các điều khoản và điều kiện đã được thỏa thuận. Việc chuẩn bị hồ sơ cẩn thận từ các bên cũng giúp tránh những tranh chấp và khúc mắc có thể xảy ra sau này.

Tổng kết lại, việc chuẩn bị các hồ sơ theo quy định là rất quan trọng để thực hiện ký kết hợp đồng đấu thầu một cách đúng quy trình và chính xác. Điều này đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình đấu thầu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng sau này.

 

3. Có được thanh lý hợp đồng với nhà thầu không?

Căn cứ vào quy định tại Điều 99 của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP về việc thanh lý hợp đồng với nhà thầu, chúng tôi xin trình bày chi tiết như sau:

- Hợp đồng có thể được thanh lý trong các trường hợp dưới đây:

+ Các bên đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng mà họ đã ký kết;

+ Hợp đồng đã bị chấm dứt (hủy bỏ) theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Quá trình thanh lý hợp đồng phải được hoàn tất thông qua việc lập biên bản thống nhất và chữ ký của cả hai bên. Biên bản thanh lý hợp đồng có thể được tạo riêng biệt hoặc được tích hợp vào biên bản nghiệm thu cuối cùng hoặc biên bản thống nhất chấm dứt hợp đồng, với nội dung phù hợp với trách nhiệm đã được quy định trong hợp đồng. Hợp đồng sẽ được coi là đã được thanh lý sau 45 ngày, tính từ ngày hai bên tham gia vào việc hoàn thành các trách nhiệm trong biên bản thanh lý hợp đồng được nêu trên. Đối với những hợp đồng có quy mô lớn hoặc phức tạp, quá trình thanh lý hợp đồng sẽ được thực hiện trong thời hạn 90 ngày.

Như vậy, hợp đồng với nhà thầu được thanh lý khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ trong hợp đồng và hợp đồng bị chấm dứt, huỷ bỏ theo quy định của pháp luật. Việc thanh lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hoàn chỉnh và công bằng cho cả hai bên. Khi các nghĩa vụ đã được thực hiện và hợp đồng đã được chấm dứt theo quy định, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng giúp giải quyết các vướng mắc và tranh chấp một cách hợp lý và minh bạch.

Trong quá trình thanh lý hợp đồng, chúng tôi khuyến nghị các bên tham gia tuân thủ đúng thủ tục và thời hạn quy định để đảm bảo tính hiệu lực và sự công bằng cho cả hai bên.

Bài viết liên quan: Quy trình lựa chọn nhà thầu mới nhất theo Luật Đấu thầu ? Ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn ?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề:  Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn về pháp luật qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!