Có bắt buộc phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán nào phải bảo quản, lưu trữ?

Theo quy định chi tiết tại Điều 8 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần chú trọng đến việc bảo quản và lưu trữ nhiều loại tài liệu kế toán quan trọng. Danh sách những tài liệu cần được lưu trữ bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, và báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

Ngoài ra, tài liệu khác liên quan đến kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình lưu trữ. Điều này bao gồm một loạt các văn bản như hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ và báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản, cũng như các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, và kiểm toán.

Đặc biệt, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận, cũng như các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị đều phải được lưu giữ cẩn thận.

Hơn nữa, tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình lưu trữ. Các văn bản liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí, và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước cũng nằm trong phạm vi của tài liệu kế toán cần được giữ gìn.

Đối với doanh nghiệp, việc bảo quản tài liệu kế toán không chỉ là nhiệm vụ phức tạp mà còn là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính. Những tài liệu này không chỉ là cơ sở để đối thoại với cơ quan kiểm toán mà còn là công cụ quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất và tính hợp pháp của các hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thực hiện đầy đủ và đúng đắn quy định về bảo quản tài liệu kế toán là một yếu tố quyết định sự thành công và bền vững của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán không?

Theo quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các doanh nghiệp hiện nay đều phải chú ý đến việc xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, và bảo quản tài liệu kế toán. Khoản 2 Điều 9 của Nghị định đã đặt ra những yêu cầu cụ thể về việc bảo quản và lưu trữ thông tin kế toán, là một phần quan trọng trong quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh và đảm bảo tính minh bạch, minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Điều quan trọng cần lưu ý là tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ và an toàn trong quá trình sử dụng. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng một quy chế rõ ràng về quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu kế toán. Quy chế này cần phải quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận và từng người làm kế toán trong doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kế toán.

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, họ không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, và bảo quản tài liệu kế toán. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là họ được miễn trách nhiệm về việc bảo quản tài liệu kế toán. Doanh nghiệp siêu nhỏ vẫn phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả tài liệu kế toán được bảo quản đầy đủ và an toàn theo quy định của pháp luật.

Để thực hiện tốt quy chế này, đơn vị kế toán cần phải đảm bảo có đủ cơ sở vật chất và phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán cũng phải chấp hành trách nhiệm của mình trong việc bảo quản tài liệu kế toán trong quá trình sử dụng. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng quản lý tài chính mà còn tạo ra sự tin cậy từ phía cổ đông, đối tác kinh doanh, và cơ quan quản lý.

Tóm lại, việc xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, và bảo quản tài liệu kế toán là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngay cả đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, mặc dù không bắt buộc xây dựng quy chế, họ vẫn phải duy trì trách nhiệm về việc bảo quản tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình kiểm toán và giám sát

Như vậy, các doanh nghiệp (trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa) phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. 

3. Xử phạt hành vi bảo quản tài liệu kế toán không an toàn như thế nào?

Theo quy định chi tiết tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp đối diện với nhiều hình phạt nếu không duy trì an toàn và đầy đủ tài liệu kế toán. Hình phạt được chia thành ba cấp độ, phụ thuộc vào tính chất và mức độ của vi phạm.

Trước hết, trong trường hợp vi phạm nhẹ, doanh nghiệp có thể bị cảnh cáo nếu thực hiện một trong những hành vi sau đây: đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định hoặc không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Mức phạt cảnh cáo này có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và tạo ra những khó khăn trong quá trình hợp tác với các đối tác kinh doanh.

Trong trường hợp vi phạm vừa phải, mức phạt tăng lên với khoản tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Các hành vi bao gồm lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định, bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng hoặc mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ, sử dụng tài liệu kế toán không đúng quy định thời hạn lưu trữ, và không thực hiện đúng việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại. Đây là mức phạt có thể tác động đáng kể đến tài chính của doanh nghiệp và tạo áp lực để cải thiện quy trình bảo quản tài liệu kế toán.

Trong trường hợp vi phạm nặng nề nhất, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Điều này xảy ra khi doanh nghiệp hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán. Mức phạt cao này không chỉ tác động đến tài chính mà còn có thể gây tổn thất lớn đối với danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp trong cộng đồng kinh doanh.

Lưu ý rằng các mức phạt nêu trên chỉ áp dụng cho cá nhân vi phạm. Nếu tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền sẽ là bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, theo quy định của Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP sửa đổi Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Điều này nhấn mạnh sự nghiêm túc của việc duy trì an toàn và đầy đủ tài liệu kế toán trong môi trường kinh doanh hiện đại 

4. Tài liệu kế toán được lưu trữ trong bao nhiêu năm?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 41 của Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp cần chú ý đến các quy tắc lưu trữ tài liệu kế toán để đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì sự minh bạch trong quản lý tài chính. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định chi tiết như sau:

Trước hết, tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành của đơn vị kế toán, bao gồm chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, phải được lưu trữ ít nhất là 05 năm. Đây là một thời gian đủ để phục vụ mục đích quản lý nội bộ và đánh giá hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, và báo cáo tài chính năm, thời hạn lưu trữ tăng lên ít nhất là 10 năm. Điều này áp dụng trừ khi có quy định khác từ pháp luật. Việc lưu trữ lâu dài này giúp đảm bảo sự liên tục và tính chính xác của thông tin tài chính, đồng thời thỏa mãn các yêu cầu kiểm toán và giám sát từ các cơ quan chức năng.

Ngoài ra, có một số tài liệu kế toán có tính sử liệu và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng, và đối với những loại này, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ vĩnh viễn. Điều này bảo đảm rằng những thông tin quan trọng này có sẵn và không bị mất đi theo thời gian.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng không phải tất cả các loại tài liệu kế toán đều phải thực hiện lưu trữ theo những quy định trên. Chỉ những tài liệu thuộc các trường hợp được quy định tại Điều 8 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP mới phải được đưa vào lưu trữ. Việc hiểu rõ và tuân thủ chính xác các quy định này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và duy trì quá trình quản lý tài chính một cách hiệu quả

Bài viết liên quan: Doanh nghiệp siêu nhỏ phải có quy chế quản lý tài liệu kế toán?

Liên hệ hotline 19006162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn