Dùng tài khoản công ty chuyển tiền cho cá nhân có bị phạt hay không?

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp thường phát sinh các giao dịch chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân để phục vụ cho việc thanh toán tiền lương, tạm ứng, chi phí công tác, thanh toán cho đối tác là cá nhân hoặc các khoản chi khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp băn khoăn liệu việc sử dụng tài khoản công ty để chuyển tiền cho cá nhân có bị xem là vi phạm pháp luật hay bị xử phạt hay không. Thực tế, pháp luật hiện hành không cấm doanh nghiệp chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân, nhưng giao dịch này phải có căn cứ rõ ràng, đúng mục đích và đầy đủ hồ sơ chứng từ để tránh rủi ro về thuế, kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp.

1. Dùng tài khoản công ty chuyển khoản sang tài khoản cá nhân được không?

Hiện nay, theo quy định pháp luật Việt Nam, chưa có quy định cụ thể và rõ ràng về việc cấm chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân. Điều này có nghĩa là các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân vẫn có thể thực hiện các giao dịch chuyển tiền này mà không vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định kế toán và thuế, việc này cần được thực hiện đúng quy trình và có đầy đủ chứng từ hợp lý.

Căn cứ khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

a1) Khoản chi phí phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% tính trên chi phí thực tế cho hoạt động này (không bao gồm các khoản chi quy định tại khoản 3 Điều 10 của Nghị định này) phát sinh trong kỳ tính thuế tại doanh nghiệp;

a2) Việc xác định mức chi được trừ cho hoạt động nghiên cứu và phát triển quy định tại điểm này phải đảm bảo sau khi áp dụng mức chi bổ sung, doanh nghiệp không bị lỗ;

a3) Việc xác định khoản chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển quy định tại điểm này thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Đối với các trường hợp: Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, sõng, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng phải có chứng từ chi trả tiền theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ cho người bán (đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt) và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

c1) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được tính vào chi phí được trừ trong trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

c2) Trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền/giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động;

c3) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Như vậy, pháp luật hiện hành không cấm doanh nghiệp chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân. Tuy nhiên, để khoản chi được công nhận là hợp pháp và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải bảo đảm giao dịch phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán và hóa đơn, chứng từ.

Trường hợp doanh nghiệp chuyển tiền không có căn cứ rõ ràng, không chứng minh được mục đích sử dụng hoặc không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán thì có thể bị loại chi phí, truy thu thuế và xử lý vi phạm theo quy định pháp luật.

2. Trả lương cho người lao động từ bao nhiêu tiền thì doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển khoản để được tính chi phí hợp lý?

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ được đưa khoản chi vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đáp ứng điều kiện về phương thức thanh toán theo quy định pháp luật.

Trong đó, quy định đáng chú ý là đối với các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho từng lần thanh toán thì doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là các hình thức như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán điện tử hoặc các phương thức thanh toán hợp pháp khác theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Quy định này được áp dụng không chỉ đối với hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ mà còn áp dụng đối với khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động của doanh nghiệp.

Theo đó:

• Nếu doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động với số tiền dưới 05 triệu đồng/lần thì có thể thanh toán bằng tiền mặt và vẫn được xem xét tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.
• Trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động từ 05 triệu đồng/lần trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt, không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi này có nguy cơ không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý việc lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan như:

• Hợp đồng lao động;
• Bảng chấm công;
• Bảng thanh toán tiền lương;
• Phiếu lương hoặc chứng từ xác nhận chi trả;
• Chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định.

Đối với các khoản mua hàng hóa của cá nhân trực tiếp sản xuất như nông sản, chăn nuôi, thủy sản… mà không có hóa đơn thì doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí nếu có bảng kê thu mua hàng hóa, chứng từ chi trả và thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên trong ngày cho từng cá nhân, hộ gia đình.

Như vậy, theo quy định mới tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp khi chi trả tiền lương cho người lao động từ 05 triệu đồng/lần trở lên nên thực hiện thanh toán qua chuyển khoản hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác để đảm bảo khoản chi được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ bao nhiêu thì bắt buộc phải chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào?

Căn cứ Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cơ sở kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Theo quy định này, “chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” là chứng từ chứng minh việc thanh toán được thực hiện theo các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, pháp luật cũng đồng thời loại trừ trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán, nghĩa là hình thức này sẽ không được xem là thanh toán không dùng tiền mặt để làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Dẫn chiếu Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP, các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay bao gồm:

• Séc;
• Lệnh chi;
• Ủy nhiệm chi;
• Nhờ thu, ủy nhiệm thu;
• Thẻ ngân hàng như thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước;
• Ví điện tử;
• Các phương thức thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Như vậy, đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp thì mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Ngoài nguyên tắc chung nêu trên, pháp luật cũng cho phép một số trường hợp đặc thù vẫn được xem là đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm:

• Thanh toán theo phương thức bù trừ công nợ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra;
• Cấn trừ công nợ vay, mượn tiền;
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba;
• Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu;
• Thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước theo quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tuy nhiên, đối với các trường hợp đặc thù này, doanh nghiệp phải có đầy đủ hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, văn bản thỏa thuận hoặc chứng từ chuyển tiền theo đúng quy định để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

Đồng thời, nếu sau khi thực hiện bù trừ hoặc các hình thức thanh toán đặc thù mà vẫn còn phần giá trị phải thanh toán bằng tiền từ 05 triệu đồng trở lên thì phần giá trị còn lại này vẫn bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Như vậy, theo quy định hiện hành, hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT thì doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép. Đặc biệt cần lưu ý rằng việc nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được xem là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Kết luận

Như vậy, việc dùng tài khoản công ty chuyển tiền cho cá nhân không bị cấm và cũng không bị xử phạt nếu khoản chi phát sinh phục vụ hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp, có đầy đủ chứng từ, nội dung thanh toán rõ ràng và được hạch toán đúng quy định. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chuyển tiền không có căn cứ, không chứng minh được mục đích sử dụng hoặc sử dụng tài khoản công ty cho các giao dịch cá nhân không liên quan đến hoạt động kinh doanh thì có thể bị cơ quan thuế xuất toán chi phí, truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính về thuế, kế toán hoặc bị xem xét trách nhiệm pháp lý trong một số trường hợp nghiêm trọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ các giao dịch chuyển khoản và lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong quá trình hoạt động.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.