1. Khái niệm hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu là loại hồ sơ chuyên biệt dùng để tham gia đấu thầu dự án, thường là dự án xây dựng, là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Cơ bản thì hồ sơ dự thầu gồm có 2 túi hồ sơ bao gồm:

- Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và 

- Hồ sơ đề xuất về tài chính

Các bước làm hồ sơ dự thầu cụ thể bao gồm những bước sau:

- Bước 1: Đọc hồ sơ dự thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công, việc đọc kỹ hồ sơ mời thầu để nhằm cho các nhà thầu nắm rõ được công nghệ thi công mà bên phía chủ đầu tư đề ra, giúp cho các chủ đầu tư cần nắm rõ các điều kiện tiên quyết mà hồ sơ mời thầu đề ra, thiếu 1 trong các điều kiện được thể hiện trong hồ sơ mời thầu thì hồ sợ dự thầu sẽ bị loại ngay lập tức.

- Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu

- Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu theo mẫu 

2. Các giấy tờ có trong hồ sơ dự thầu

Theo các quy định của Luật đấu thầu hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành thì không có bất cứ quy định nào cụ thể về việc xác định hồ sơ dự thầu bao gồm những loại giấy tờ gì và số lượng hồ sơ dự thầu là bao nhiêu. Tuy nhiên căn cứ vào định nghĩa của hồ sơ mời thầu thì hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Do đó những thông tin được thể hiện trong hồ sơ mời thầu sẽ là căn cứ để xác định nhà thầu cần chuẩn bị những loại hồ sơ, giấy tờ gì để tham gia gói thầu.

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP thì hồ sơ dự thầu được lập sẽ gồm có các giấy tờ cơ bản theo yêu cầu của từng gói thầu trong từng lĩnh vực khác nhau, cụ thể Điều 18 quy định như sau:

"Điều 18. Đánh giá hồ sơ dự thầu

1. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, bao gồm:

a) Kiểm tra số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ dự thầu;

b) Kiểm tra các thành phần của hồ sơ dự thầu, bao gồm: Đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh (nếu có), giấy ủy quyền ký đơn dự thầu (nếu có); bảo đảm dự thầu; các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ; tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm; đề xuất về kỹ thuật; đề xuất về tài chính và các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu;

c) Kiểm tra sự thống nhất nội dung giữa bản gốc và bản chụp để phục vụ quá trình đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

2. Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu:

Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:

a) Có bản gốc hồ sơ dự thầu;

b) Có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian thực hiện gói thầu nêu trong đơn dự thầu phải phù hợp với đề xuất về kỹ thuật; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh;

c) Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

d) Có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn hiệu lực đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với trường hợp quy định bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh thì thư bảo lãnh phải được đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên với giá trị và thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

đ) Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh);

e) Có thỏa thuận liên danh được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có);

g) Nhà thầu không đang trong thời gian bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu;

h) Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu.

Nhà thầu có hồ sơ dự thầu hợp lệ được xem xét, đánh giá về năng lực và kinh nghiệm.

3. Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm:

a) Việc đánh giá về năng lực và kinh nghiệm thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;

b) Nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu được xem xét, đánh giá về kỹ thuật.

4. Đánh giá về kỹ thuật và giá:

a) Việc đánh giá về kỹ thuật thực hiện theo tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;

b) Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật được xem xét xác định giá thấp nhất (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất), giá đánh giá (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá).

5. Sau khi lựa chọn được danh sách xếp hạng nhà thầu, tổ chuyên gia lập báo cáo gửi bên mời thầu để xem xét. Trong báo cáo phải nêu rõ các nội dung sau đây:

a) Danh sách nhà thầu được xem xét, xếp hạng và thứ tự xếp hạng nhà thầu;

b) Danh sách nhà thầu không đáp ứng yêu cầu và bị loại; lý do loại bỏ nhà thầu;

c) Nhận xét về tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu. Trường hợp chưa bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế, phải nêu rõ lý do và đề xuất biện pháp xử lý;

d) Những nội dung của hồ sơ mời thầu chưa phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu dẫn đến có cách hiểu không rõ hoặc khác nhau trong quá trình thực hiện hoặc có thể dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu; đề xuất biện pháp xử lý".

2.1 Đối với gói thầu xây lắp 

Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT quy định các giấy tờ mà nhà thầu cần chuẩn bị trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu xây lắp, cụ thể bao gồm các loại giấy tờ như sau:

- Đơn dự thầu (Theo mẫu)

 - Thỏa thuận liên danh, nếu đây là trường hợp nhà thầu liên danh;

- Bảo đảm dự thầu;

- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu;

- Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người sẽ ký vào đơn dự thầu;

- Các tài liệu, chứng cứ để chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu;

- Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu;

- Đề xuất về giá và các bảng biểu;

- Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế;

- Các tài liệu khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bảng dữ liệu đấu thầu.

2.2 Đối với những gói thầu mua sắm hàng hóa 

Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa cũng được thực hiện như gói thầu xây lắp đã được phân tích nêu trên. Những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ dự thầu được xác định theo nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của gói thầu về mua sắm hàng hóa.

2.3 Gói thầu về dịch vụ tư vấn

Theo Thông tư số 01/2015/TT-BKHĐT có thể xác định hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn bao gồm: Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính, trong đó bao gồm các loại giấy tờ như sau:

- Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồm:

+ Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu;

+ Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu;

+ Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu;

+ Đơn dự thầu (theo mẫu);

+ Giấy ủy quyền nếu trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho người khác tham gia đấu thầu;

+ Văn bản thỏa thuận liên danh, nếu nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách nhà thầu liên danh;

+ Văn bản về Cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm của nhà thầu.

+ Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất;

+ Danh sách chuyên gia tham gia thực hiện dịch vụ tư vấn trong gói thầu này;

+ Lý lịch của những chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu này;

+ Văn bản xác định tiến độ thực hiện công việc;

+ Nội dung khác được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.

- Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ:

+ Đơn dự thầu (theo mẫu);

+ Văn bản tổng hợp chi phí thực hiện gói thầu;

+ Thù lao cho chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu;

+ Nội dung bảng phân tích các chi phí thù lao cho chuyên gia;

+ Chi phí khác cho chuyên gia.

3. Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu

Căn cứ vào  Khoản 1 Điều 12 Luật Đấu Thầu năm 2013 có quy định rõ về "Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư " : 

l) Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất tối đa là 180 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu; trường hợp gói thầu quy mô lớn, phức tạp, gói thầu đấu thầu theo phương thức hai giai đoạn, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tối đa là 210 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. Trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và phải bảo đảm tiến độ dự án;

Như vậy, thời gian hiệu lực của hồ sơ đấu thầu không phải là 190 ngày mà theo pháp luật quy định tối đa là 180 ngày. Còn đối với gói thầu có quy mô lớn và phức tạp hơn thì thời gian hiệu lực lên tới 210 ngày. Việc nhà thầu ghi hiệu lực là 190 ngày là không đúng với quy định của pháp luật.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật Đấu thầu về hiệu lực của hồ sơ dự thầu, gọi:  1900.6162  để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Đấu thầu - Công ty luật Minh Khuê