Khi vận đơn bị thất lạc trong quá trình bưu điện chuyển phát từ cảng xếp hàng tới cảng đích thì phải làm gì để người nhận hàng có thể nhận được hàng?

Tình huống: Kính thưa Luật sư, tôi có một số câu hỏi liên quan đến vận đơn trong vận chuyển hàng hoaá bằng đường biển như sau, mòn luật sư giải đáp giúp tôi:

"Khi vận đơn bị thất lạc trong quá trình bưu điện chuyển phát từ cảng xếp hàng tới cảng đích thì trong trường hợp này phải làm gì để người nhận hàng có thể nhận được hàng ạ?"

Cảm ơn!

TRẢ LỜI:

1. Khái niệm vận đơn

Vận đơn là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng như được ghi trên vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng; là bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa, có thể dùng để định đoạt, nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

Vận đơn được ký phát theo bộ gồm các bản gổc (original) và các bản sao (copy). Trọn bộ vận đơn gốc (full set) thường có ba bản gốc giống nhau. Khi thanh toán tiền hàng theo phương thức tín dụng chứng từ, người bán thường phải xuất trình trọn bộ vận đơn gốc mới được thanh toán tiền hàng.

Theo quy định của Bộ luật hàng hải Việt Nam năm 2015

"Vận đơn là chứng từ vận chuyển làm bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng như được ghi trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng; bằng chứng về sở hữu hàng hóa dùng để định đoạt, nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển."

Pháp luật hàng hải cũng quy định: Vận đơn suốt đường biển là vận đơn ghi rõ việc vận chuyển hàng hóa được ít nhất hai người vận chuyển bằng đường biển thực hiện.

2. Vận đơn có những vai trò nào đối với các bên liên quan?

Khái niệm vận đơn "Vận đơn là chứng từ vận chuyển làm bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng như được ghi trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng; bằng chứng về sở hữu hàng hóa dùng để định đoạt, nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển."

Như vậy, Căn cứ theo khái niệm vận đơn tại khoản 2 điều 148 của Bộ luật hàng hải Việt Nam năm 2015, vận đơn có 3 chức năng chính như sau:

Thứ nhất, vận đơn là “bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tầu số hàng hoá với số lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng”.

Với chức năng này, vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấp cho người xếp hàng. Nếu không có ghi chú gì trên vận đơn thì những hàng hoá ghi trong đó đương nhiên được thừa nhận có “Tình trạng bên ngoài thích hợp” (In apperent good order and condition). Ðiều này cũng có nghĩa là người bán (người xuất khẩu) đã giao hàng cho người mua (người nhập khẩu) thông qua người chuyên chở và người chuyên chở nhận hàng hoá như thế nào thì phải giao cho người cầm vận đơn gốc một cách hợp pháp như đã ghi trên vận đơn ở cảng dỡ hàng.

Thứ hai, vận đơn có chức năng “vận đơn gốc là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng” hay nói đơn giản hơn vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá ghi trong vận đơn hàng hóa; làm bằng chứng về sở hữu hàng hóa dùng để định đoạt, nhận hàng.

Chính vì vậy, vận đơn có thể mua bán, chuyển nhượng được cho người khác. Việc mua bán, chuyển nhượng có thể được thực hiện nhiều lần trước khi hàng hoá được giao. Cứ mỗi lần chuyển nhượng như vậy, người cầm vận đơn gốc trong tay là chủ của hàng hoá ghi trong vận đơn, có quyền đòi người chuyên chở giao hàng cho mình theo điều kiện đã quy định trong vận đơn tại cảng đến.

Thứ ba, vận đơn đường biển có chức năng là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường biển đã được ký kết, là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Trong trường hợp thuê tàu chuyến của hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, trước khi cấp vận đơn đường biển, người thuê tàu và người cho thuê tàu - họ đã ký kết với nhau một hợp đồng thuê tàu chuyến (charter party). Khi hàng hoá được xếp hay được nhận để xếp lên tàu, người chuyên chở cấp cho người gửi hàng vận đơn đường biển. Vận đơn được cấp xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết.

Trong trường hợp thuê tàu chợ thì không có sự ký kết trước một hợp đồng thuê tàu như thuê tàu chuyến mà chỉ có sự cam kết (từ phía tàu hay người chuyên chở) sẽ dành chỗ xếp hàng cho người thuê tàu. Sự cam kết này được ghi thành một văn bản, gọi là giấy lưu cước

Vậy vận đơn được cấp là bằng chứng duy nhất xác nhận hợp đồng vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã được ký kết. Nội dung của vận đơn là cơ sở pháp lý để giải quyết mọi tranh chấp xảy ra sau này giữa người phát hành và người cầm giữ vận đơn.

Trân trọng!

3. Người nhận hàng trong hợp động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

- Cơ sở pháp lý: khoản 5 Điều 147 Bộ luật hàng hải Việt nam năm 2015

Một người được coi là người nhận hàng khi người đó là người có quyền nhận hàng quy định tại Điều 162 và Điều 187 của Bộ luật hàng hải Việt nam năm 2015.

Theo đó:

Với Điều 162 Bộ luật hàng hải Việt nam năm 2015 quy định về chuyển nhượng vận đơn, theo đó bao gồm 3 loại vận đơn tương đương với 3 nội dung trong 3 loại đó khác nhau:

"1. Vận đơn theo lệnh được chuyển nhượng bằng cách ký hậu vận đơn. Người ký hậu cuối cùng có quyền phát lệnh trả hàng trong vận đơn theo lệnh là người nhận hàng hợp pháp.

2. Vận đơn vô danh được chuyển nhượng bằng cách người vận chuyển trao vận đơn vô danh đó cho người được chuyển nhượng. Người xuất trình vận đơn vô danh là người nhận hàng hợp pháp.

3. Vận đơn đích danh không được chuyển nhượng. Người có tên trong vận đơn đích danh là người nhận hàng hợp pháp."

Đối với Điều 187 Bộ luật hàng hải Việt nam năm 2015 quy định về dỡ hàng và trả hàng, theo đó:

"1. Việc dỡ hàng do thuyền trưởng quyết định. Người vận chuyển có nghĩa vụ thực hiện chu đáo việc dỡ hàng.

2. Người thuê vận chuyển có quyền định đoạt hàng hóa cho đến khi hàng được trả cho người nhận hàng hợp pháp, nếu chưa giao quyền này cho người khác; có quyền yêu cầu dỡ hàng trước khi tàu biển bắt đầu chuyến đi, thay đổi người nhận hàng hoặc cảng trả hàng sau khi chuyến đi đã bắt đầu với điều kiện phải bồi thường mọi tổn thất và chi phí liên quan.

3. Các quyền quy định tại khoản 2 Điều này không được áp dụng, nếu việc thực hiện gây ra sự chậm trễ đáng kể cho việc bắt đầu chuyến đi, trừ trường hợp người vận chuyển đồng ý."

Trân trọng!

4. Làm thế nào để người nhận hàng có thể nhận được hàng khi vận đơn thất lạc

Khi vận đơn bị thất lạc trong quá trình bưu điện chuyển phát từ cảng xếp hàng tới cảng đích như tình huống đưa ra, trong quá trình bưu điện chuyển phát từ cảng xếp hàng tới cảng đích thì phải lập tức thông báo ngay cho người vận chuyển cũng như người nhận hàng biết để đề phòng những kẻ lừa đảo lợi dụng nếu chẳng may vận đơn lọt vào tay chúng.

Mặt khác phải yêu cầu bưu điện xác định rõ xem việc thất lạc mất mát vận đơn đã xảy ra như thế nào.

Trên thực tế không ít các trường hợp lẽ ra vận đơn phải chuyển tới người nhận hàng ở cảng A thì bưu điện lại chuyển tới cảng B. Nếu đúng thất lạc như vậy thì việc tìm lại vận đơn để đưa về đúng địa chỉ không có gì khó khăn.

Nếu trong trùong hợp sau khi bưu điện đã kiểm tra kỹ lưỡng mà không thể xác định được thì phải làm một bảo lãnh ngân hàng thì người nhận hàng mới nhận được hàng. Thông thường bảo lãnh ngân hàng phải có giá trị một năm kể từ ngày giao hàng, khoảng thời gian này tương đương thời hiệu khiếu kiện chống lại người vận chuyển theo thông lệ pháp luật hàng hải quốc tế cũng như đại đa số pháp luật hàng hải các quốc gia trên thế giới. Điều này có nghĩa là kẻ gian nếu có nhặt được vận đơn sau một năm tìm đến người chuyên chở để đồi nhận hàng thì vận đơn đó cũng không còn giá trị để nhận hàng nữa và người chuyên chở cũng đã được giải phóng khỏi mọi trách nhiệm.

Cũng cần lưu ý rằng đối với một số hãng tàu chuyên chở container còn có những đòi hỏi khắt khe hơn, ngoài bảo lãnh ngân hàng họ còn yêu cầu chủ hàng phải ứng vào tài khoản của họ một khoản tiền tương đương trị giá lô hàng có vận đơn bị thất lạc, sau một năm họ sẽ chuyển trả lại cho chủ hàng cả gốc lẫn lãi.

Thông thường một số doanh nghiệp cho rằng sau khi làm các thủ tục nhận hàng sẽ quay sang khiếu nại cơ quan chuyển phát vận đơn để đòi bồi thường toàn bộ thiệt hại đã xảy ra. Nhìn chung, những khiếu nại này không có khả năng thành công vì tuyệt đại đa số các hãng chuyển phát nhanh đều có quy định trong những trường hợp thất lạc mất mát tài liệu như vậy trách nhiệm bồl thường của họ tối đa cũng chỉ dao động trong khoảng 50 USD/bưu kiện. Điều lệ, quy tắc vận chuyển bưu phẩm bưu kiện của các hãng chuyển phát nhanh thường quy định các hãng chuyển phát nhanh hoàn toàn không chịu những tổn thất gián tiếp như tiền phạt lưu hàng do không có vận đơn hoặc do thời gian làm thủ tục bảo lãnh ngân hàng bị chậm ...

Trân trọng!

5. Một số lưu lý chung đối với trường hợp làm vận đơn bị thất lạc

Vận đơn là chứng từ vận chuyển làm bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng như được ghi trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng; bằng chứng về sở hữu hàng hóa dùng để định đoạt, nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Nó có vai trò quan trọng đối với các bên.

Nếu trong trường không mong muốn nhất xảy ra là vận đơn bị thất lạc, khách hàng cũng như đối với đơn vị vận chuyển hàng hóa cần lưu ý một số vấn đề sau:

a. Đối với khách hàng (người nhận hàng)

Ngay sau khi phát hiện mất vận đơn vận chuyển hàng hóa, khách hàng cần:

• Báo ngay cho đơn vị vận chuyển về tình trạng vận đơn bị mất. Nếu không nhớ mã vận đơn thì khách hàng có thể cung cấp các thông tin liên quan còn lại trên vận đơn như thông tin người nhận, thông tin người gửi, số điện thoại, loại hàng hóa…;
• Thực hiện quy trình xin cấp lại vận đơn theo đúng quy trình và thủ tục của mỗi đơn vị vận chuyển hàng hóa. Những quy trình, thủ tục này sẽ không giống nhau ở mỗi đơn vị vận chuyển. Trong quá trình xin cấp lại vận đơn có thể sẽ tốn khá nhiều thời gian để kiểm tra trước khi cấp lại nên khách hàng không nên nôn nóng. Ngoài ra, việc cấp lại vận đơn ít nhiều đều phát sinh chi phí. Quy định của những đơn vị vận chuyển là khách hàng sẽ chịu những chi phí phát sinh này.

b. Đối với đơn vị vận chuyển hàng hóa

Sau khi nhận được thông báo của khách hàng (người nhận hàng) thông báo rằng làm mất vận đơn, đơn vị vận chuyển cũng nên có những phản hồi, cung cấp thông tin giúp khách hàng như sau:

• Tiếp nhận thông tin báo mất vận đơn của khách hàng. Tiến hàng kiểm tra tình trạng đơn hàng của vận đơn để có hướng xử lý phù hợp. Ví dụ kiểm tra về đơn hàng trong tình trạng nào? đon hàng đã giao chưa, nằm ở kho/cảng nào…;
• Xác thực thông tin đơn hàng; Bằng nghiệp vụ chuyên môn, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành xác thực lại đơn hàng về mặt pháp lý;
• Tiến hành niêm phong hoặc đình chỉ vận chuyển tạm thời với đơn hàng mất vận đơn nếu thấy cần thiết;
• Yêu cầu thực hiện một số thủ tục liên quan hành chính để hoàn thành yêu cầu cấp lại vận đơn;
• Hỗ trợ khách hàng bằng việc cung ứng thông tin tình trạng đơn hàng để khách hàng yên tâm sau khi đã xác nhận;
• Tiến hành cấp lại vận đơn theo đúng quy trình thủ tục pháp lý cũng như chính sách quy định của đơn vị vận chuyển.

Trân trọng!