Mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên vi phạm kỷ luật, nội quy công ty

Do vậy để xử lý tình trạng này, người sử dụng lao động sẽ phải dựa trên nội quy, điều lệ công ty, thỏa ước lao động, hợp đồng làm việc để xem xét việc xử lý kỷ luật đối với những hành vi vi phạm. Vậy cụ thể, cần phải lập biên bản cảnh cáo nhân viên vi phạm nội quy công ty như thế nào? Hãy cùng Luật Minh Khuê giải đáp thắc mắc thông qua bài viết sau đây:

1. Biên bản cảnh cáo nhân viên là gì?

Có thể hiểu, cảnh cáo là một hình thức xử phạt vi phạm được áp dụng khi một người nào đó vi phạm kỷ luật, làm sai các quy tắc, nguyên tắc hay những nhiệm vụ được giao nhưng ở mức có thể khắc phục, sửa sai. Hiện nay, hình thức kỷ luật cảnh cáo là hình thức xử phạt trong nhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau: Xử lý vi phạm hành chính, xử lý kỷ luật lao động,...

Theo đó, biên bản cảnh cáo nhân viên là biên bản được lập ra khi trong công ty hay doanh nghiệp có sự vi phạm kỷ luật của người lao động. Biên bản cảnh cáo vừa là một biện pháp ngăn ngừa và cũng là căn cứ để tiến hành xử lý những hành vi vi phạm, đặc biệt là đối với các trường hợp nhân viên vi phạm những lỗi nghiêm trọng hoặc đã nhắc nhở nhiều lần nhưng không rút kinh nghiệm.

Như vậy, mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên là một văn bản có tính quản lý nghiêm để các lãnh đạo có thể quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả. Một khi biên bản được lập nên, nó trở thành đại diện cho một sự nghiêm khắc của cấp trên gửi tới cá nhân vi phạm. Có tác dụng hơn rất nhiều so với những lời nhắc nhở thông thường, biên bản là bằng chứng xác thực để người nhận nó ghi nhớ sâu sắc lỗi lầm trong công việc mà từ đó có sự tự vấn để thay đổi, chấp hành nội quy công ty tốt hơn. 

>> Xem thêm: Cảnh cáo là gì? Quy định về hình phạt kỷ luật cảnh cáo? 

2. Mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên được lập dưới hình thức gì?

Cụ thể, việc xử phạt nhân viên bằng hình thức cảnh cáo có thể được thực hiện thông qua văn bản hoặc miệng. Trong quan hệ lao động, tuỳ theo quy định riêng của mỗi công ty, doanh nghiệp mà việc lập biên bản cảnh cáo nhân viên thường sẽ được thực hiện khi nhân viên đó phạm lỗi nghiêm trọng hoặc phạm lỗi nhiều lần đã được nhắc nhở nhưng vẫn tiếp tục vi phạm.

Nhìn chung, biên bản cảnh cáo là văn bản được lập ra khi cá nhân nào đó có hành vi vi phạm ở mức độ nhẹ, đọc biên bản cảnh cáo có thể xác định được đối tượng, hành vi vi phạm, nội dung cảnh cáo…

Tuy nhiên cần lưu ý, khi lập biên bản cảnh cáo nhân viên, công ty cần căn cứ vào điều lệ công ty, thỏa ước lao động, hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động đã được thỏa thuận giữa các bên để có những hình thức xử lý thích hợp, có căn cứ và đúng pháp luật.

>> Tham khảo: Thời gian xóa kỷ luật đảng viên hình thức cảnh cáo là bao lâu?

3. Hướng dẫn lập mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên

Nội dung chính của biên bản cảnh cáo dành cho nhân viên sẽ là nội dung cảnh cáo trước những sai phạm cụ thể của cá nhân đó. Tuy nhiên, để hoàn thiện một văn bản mang tính trang trọng, có hiệu lực thì người soạn thảo cũng phải chú ý lập biên bản với đủ các thành phần bao gồm:

Phần mở đầu

Người soạn thảo ghi tên của đơn vị chủ quản/công ty, số văn bản được lập và không thể thiếu Quốc hiệu - Tiêu ngữ vì đây là yếu tố bắt buộc trong một văn bản hành chính nói chung.

Sau sự mở đầu trên, cần viết tên biên bản. Dù là yếu tố có thể coi là ngắn nhất trong biên bản nhưng cái tên cho thấy tính hiệu lực, tính khẳng định và là sự mở đầu của nội dung. Chính vì thế,  nhất định phải viết tên biên bản thật chuẩn và rõ ràng nhưng vẫn đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, súc tích. Theo đó, tên của biên bản sẽ viết theo gợi ý sau đây: BIÊN BẢN CẢNH CÁO VI PHẠM

Phần nội dung chính cần trình bày trong biên bản

Nội dung chính cần trình bày rõ ràng, đầy đủ và chính xác các nội dung gồm: Thông tin của người vi phạm bị cảnh cáo, nội dung vi phạm, bằng chứng, thông tin người lập biên bản, ý kiến của người nhận biên bản và hình thức xử lý cụ thể đối với hành vi vi phạm.

Những nội dung này đều được trình bày theo từng mục và đòi hỏi các thông tin được trình bày theo từng mục đó sẽ phải được liệt kê ngắn gọn và đúng trọng tâm, không diễn giải lan man, dài dòng.

Phần kết luận

Phần kết của biên bản không có nhiều thông tin, người lập sẽ ghi kết luận lại vấn đề của biên bản và lập ra các phần để ký xác nhận từ những người có liên quan. Trong biên bản, những người cần phải ký xác nhận vào biên bản kể từ khi lập cho đến khi gửi tới tay nhân viên bị cảnh cáo bao gồm người trực tiếp lập ra biên bản, người chứng kiến việc lập biên bản, người bị nhận biên bản, ban lãnh đạo công ty. Tất cả đều thực hiện việc ký và ghi rõ họ tên. 

Một giấy tờ đòi hỏi tính hiệu lực và có giá trị cảnh cáo như mẫu biên bản đang nhắc tới ở đây chắc chắn sẽ phải thật chỉn chu, không có bất kỳ sai sót nào. Có như vậy mới có đủ sức nặng đúng tính chất cảnh cáo dành cho người nhận. Vậy nên ngoài việc nắm bắt các nội dung cơ bản của biên bản như đã nêu trên đây, người soạn thảo còn phải chú ý xây dựng đối với từng chi tiết. 

4. Mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên mới nhất

Để lập biên bản cảnh cáo nhiên viên một cách hiệu quả, quý khách hàng có thể tải ngay Mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên mới nhất để tìm hiểu hoặc sẵn sàng sử dụng. 

BIÊN BẢN CẢNH CÁO VI PHẠM

(Về việc vi phạm kỷ luật)

Tên nhân viên vi phạm: ………………………………………… 

Chức vụ: ……………………………………………………………

Phòng ban: ………………………………………………………… 

Ngày xảy ra vi phạm: ……………………………………………… 

Địa điểm xảy ra vi phạm: …………………………………………… 

Hình thức vi phạm: ………………………………………………… 

Thiệt hại xảy ra (nếu có): ……………………………………………

Tang vật thu được (nếu có): ………………………………………… 

Cảnh cáo trước đó ………………………………………………… 

Người lập biên bản trình bày sự việc: ……………………………… ………

Ý kiến của nhân viên vi phạm:

- Đồng ý với trình bày của người lập biên bản 

- Không đồng ý với trình bày của người lập biên bản

Lý do không đồng ý: ………………………………

Hình thức xử phạt: ……………………. (các hình thức xử phạt sau đây: nhắc nhở, cảnh cáo, theo dõi, đình chỉ sa thải,...)

Kết luận: …………………………………………………………… 

Nhân viên bị cảnh cáo đã được nghe, xác nhận biên bản này và không có ý kiến gì thêm.

>> Tham khảo thêm: Hình phạt cảnh cáo là gì? Đặc điểm của hình phạt cảnh cáo ?

4. Những lưu ý khi soạn thảo biên bản cảnh cáo nhân viên

Sau đây là một số lưu ý khi lập biên bản cảnh cáo vi phạm của nhân viên trong công ty như sau:

Thứ nhất, về chủ thể lập biên bản: Việc lập biên bản cảnh cáo chỉ có thể được lập bởi cấp quản lý của công ty, doanh nghiệp hoặc bộ phận, người được uỷ quyền trong công ty.

Thứ hai, về hình thức biên bản: Đối với xử phạt do vi phạm kỷ luật thì phải thực hiện lập biên bản bằng văn bản hành chính để lưu trữ làm cơ sở xử lý kỷ luật nhân viên vi phạm.

Thứ ba, về nội dung trình bày: Cần đảm bảo nội dung trình bày một cách khách quan, đúng sự thật, không thêm hoặc bớt. Cần lắng nghe ý kiến của người vi phạm và những người có mặt vào lúc hành vi xảy ra. Cần ghi rõ và chính xác các thông tin liên quan gồm: họ và tên, chức vụ cũng như đơn vị làm việc của người vi phạm kỷ luật; thiệt hại xảy ra bởi hành vi vi phạm, có thể ghi nhận bằng hình ảnh, chứng cứ. Bên cạnh đó, cần ghi rõ thời gian, địa điểm tiến hành lập biên bản.

Thứ tư, kết luận vụ việc: Ghi rõ kết luận của người có thẩm quyền về hình thức xử lý vụ việc để làm cơ sở xử phạt nhân viên theo đúng hình thức kỷ luật.

Thứ năm, về chữ ký xác nhận và đóng dấu: Các bên liên quan trong quá trình tiến hành lập biên bản cảnh cáo gồm: người lập biên bản, người vi phạm, người làm chứng, ban quản lý, phải ký xác nhận trực tiếp vào biên bản, sau đó đóng dấu công ty thì biên bản mới có hiệu lực.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc gửi email chi tiết tại: Tư vấn pháp luật qua Email. Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê. Trân trọng./.