Mẫu công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu

1. Thế nào là mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu?

Công văn làm rõ hồ sơ dự thầu là một văn bản được cơ quan mời thầu gửi đi nhằm yêu cầu các đơn vị, cơ quan hoặc doanh nghiệp tham gia dự thầu để giải thích rõ về những nội dung được nêu trong hồ sơ dự thầu. Văn bản này có mục đích trình bày các thông tin cần thiết nhằm đưa ra yêu cầu đến bên dự thầu một cách rõ ràng và lịch sự, với thái độ khách quan.

Vậy những nội dung đó là gì, cần thể hiện trong hình thức văn bản ra sao? Hãy cùng theo dõi những nội dung dưới đây là Luật Minh Khuê cung cấp.

2. Mẫu công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu

Mời quý bạn đọc tải xuống và tham khảo mẫu công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu qua đường link dưới đây:

>> Tải ngay: Mẫu công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu file Word

 Kính gửi: [Tên nhà thầu]

Căn cứ Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013;

Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Căn cứ hồ sơ mời thầu của gói thầu [tên gói thầu] đã được phê duyệt và phát hành;

Căn cứ hồ sơ dự thầu của [tên nhà thầu];

Trong quá trình xem xét, đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà thầu, Tổ chuyên gia đấu thầu nhận thấy có một số nội dung trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu cần được giải thích, bổ sung tài liệu làm rõ, cụ thể như sau:

1.   [ghi nội sung yêu cầu giải thích, làm rõ]

2.   [ghi nội sung yêu cầu bổ sung tài liệu]

[Tên bên mời thầu] đề nghị [tên nhà thầu] có văn bản giải thích làm rõ, kèm theo tài liệu bổ sung theo các nội dung yêu cầu nêu trên gửi [tên bên mời thầu] trước ngày 30/7/2023.

Bằng văn bản này, [tên bên mời thầu] thông báo cho nhà thầu được biết và thực hiện./.

3. Hướng dẫn soạn công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu

3.1. Những nội dung cần có trong công văn làm rõ hồ sơ dự thầu

Nội dung trong công văn này gồm nhiều thông tin, bao gồm: cơ sở có tính pháp lý về việc đơn vị mời thầu được yêu cầu đơn vị dự thầu làm rõ về hồ sơ dự thầu, thông tin chi tiết về tên nhà thầu và nội dung cụ thể nào trong hồ sơ dự thầu cần được làm rõ. Đây là ba nội dung chính quan trọng, soạn thảo mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu, bạn bắt buộc không được trình bày thiếu một trong ba nội dung trên.

Điều quan trọng hơn, làm sao để làm rõ những nội dung đó trong một hình thức chuẩn công văn? Nắm bắt ngay cách xây dựng hình thức giúp cho công văn làm rõ hồ sơ dự thầu được trình bày hiệu quả và đúng quy chuẩn.

3.2. Cách xây dựng hình thức cho mẫu công văn làm rõ hồ sơ dự thầu

Khi triển khai viết công văn để yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu, quan trọng phải tuân thủ quy chuẩn về hình thức và bố cục. Nếu không đáp ứng đúng chuẩn về mặt hình thức, nội dung công văn sẽ khó được tiếp nhận.

Để xây dựng công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu, bạn cần tuân thủ các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Thể thức văn bản: Công văn phải tuân thủ các yếu tố quy chuẩn của văn bản hành chính. Quốc hiệu - Tiêu ngữ là một yếu tố quan trọng nằm ở phần trên đầu công văn, với dòng chữ "Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam/ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc". Lưu ý trình bày chúng ở phía lề phải, trong khi phần lề trái được sử dụng để ghi tên đơn vị ban hành công văn, số văn bản, ký hiệu công văn.

- Ghi địa điểm và thời gian: Phần này sẽ ghi địa điểm và thời gian viết công văn, cùng với thời hạn gửi công văn trước khi đối tượng tiếp nhận. Cuối văn bản, người soạn thảo cần ký xác nhận và đóng dấu xác nhận ở góc phải của giấy, đồng thời ghi nơi gửi ở góc bên trái của giấy.

Lưu ý:

+ Đảm bảo tuân thủ đúng quy chuẩn về hình thức và bố cục công văn.

+ Trình bày thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.

+ Kiểm tra lại công văn để đảm bảo không thiếu sót nội dung và tuân thủ quy định của quy chuẩn văn bản hành chính.

3.3. Cách viết nội dung chính trong công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ

Nội dung của mẫu công văn sẽ được phân thành ba phần để bố trí bố cục rõ ràng. Các phần này sẽ được trình bày như sau:

(1) Dẫn phần nội dung trích yếu

Phần này trích dẫn cơ sở pháp lý của yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu. Cụ thể, người soạn văn bản sẽ trích dẫn Khoản 1, Điều 16 trong Nghị định số 63 ban hành năm 2014 làm cơ sở pháp lý cho yêu cầu. Nghị định này yêu cầu nhà thầu phải làm rõ nội dung của hồ sơ dự thầu nếu có yêu cầu từ phía đơn vị mời thầu. Ngoài ra, công văn cũng nên nêu mục đích của việc gửi công văn đến đơn vị/cơ quan dự thầu, đó là đảm bảo sự minh bạch và công khai trong việc lựa chọn đơn vị thầu.

(2) Nội dung yêu cầu làm rõ trong công văn

Sau khi đã đưa ra các cơ sở chính đáng để nhà thầu nhận thấy trách nhiệm của mình, bạn cần nêu rõ những nội dung cần được làm rõ trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu. Hãy rõ ràng đề cập đến tên công ty của bạn và yêu cầu họ trình bày và giải thích chi tiết các nội dung cụ thể. Mỗi nội dung cần được trình bày chi tiết, cụ thể và có thể sử dụng gạch đầu dòng để làm nổi bật. Điều này giúp người nhận công văn dễ dàng nhận diện và trả lời từng vấn đề cần làm rõ.

(3) Nội dung kết cho công văn

Phần kết của công văn cần được viết ngắn gọn. Bạn có thể sử dụng một câu để bày tỏ mong muốn nhận được văn bản trả lời cho các yêu cầu và vấn đề đã đề ra. Hoặc bạn có thể sử dụng lời lẽ nhấn mạnh nội dung và tái xác định một lần nữa trách nhiệm quan trọng mà nhà thầu phải thực hiện. Cuối cùng, đừng quên để lại thái độ lịch sự để phù hợp với tinh thần của công văn và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận văn bản này. Kết thúc văn bản bằng cụm từ "Trân trọng!" là một lời chào kết thúc lịch sự nhất trước khi ký và đóng dấu xác nhận.

4. Những lưu ý giúp cho công văn thêm hoàn thiện

Công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu cần phải được xây dựng dựa trên cơ sở kết nối giữa các doanh nghiệp trong mối quan hệ hợp tác và chung lợi ích. Việc này đòi hỏi công văn phải được trình bày một cách khách quan, sử dụng ngôn ngữ lịch sự để đề cập đến vấn đề. Tránh sử dụng ngôn từ mang tính chất cảm xúc tuyệt đối trong công văn yêu cầu làm rõ sự việc. Nội dung của công văn cần dựa trên các căn cứ xác đáng được nêu ra. Quan trọng hơn, người viết công văn phải đại diện cho công ty hoặc tập thể, không được sử dụng tư cách cá nhân để đặt yêu cầu.

Mẫu công văn yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu cần được trình bày súc tích, ngắn gọn và tập trung vào trọng tâm vấn đề. Tránh việc viết dài dòng, không cần thiết và không xuất phát từ mục đích vụ lợi cá nhân, tập trung quá nhiều vào lợi ích riêng của doanh nghiệp. Ý nghĩa của công văn phải hoàn toàn được xây dựng dựa trên giá trị lợi ích chung, nhằm thúc đẩy sự hợp tác và phát triển của cả hai doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Khi nào cần yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu? 

Nếu như quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc nào về mặt pháp lý xin vui lòng gọi đến số tổng đài: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn, chúng tôi luôn sẵng sàng hỗ trợ và giải đáp những thắc mắc của quý khách hàng. Xin trân trọng cảm ơn!