Luật sư tư vấn:
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi yêu cầu tư vấn tới Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật. Sau khi tiếp nhận câu hỏi của bạn và nghiên cứu các quy định pháp luật có liên quan, chúng tôi xin đưa ra nội dung tư vấn cụ thể như sau:
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
- Thông tư số 11/2016/TT-BTC quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
1. Ngôn ngữ văn bản thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam
Hiện nay trong các văn bản pháp luật hiện hành của Việt Nam chưa có quy định rõ ràng về trường hợp khách hàng nêu trên. Mặc dù công ty của bạn là công ty TNHH 1 thành viên với Chủ sở hữu là Công ty tại Hàn Quốc đầu tư vốn trực tiếp tuy nhiên công ty có người đại diện trên pháp luật là người Việt Nam có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh. Như vậy có thể hiểu rằng công ty bạn được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, đây được coi là công ty Việt Nam có 100% vốn đầu tư nước ngoài hay công ty FDI Việt Nam.
Như vậy, trong quá trình hoạt động, các quyết định của công ty đều phải có quốc hiệu tiêu ngữ Việt Nam mà không phải là Hàn Quốc. Bên cạnh đó, bất kì giấy tờ nào phải nộp cho cơ quan nhà nước đều phải có bản Tiếng Việt để cán bộ nhà nước có thể hiểu. Trên thực tế ngoài các quyết định trên thì bất kỳ một loại giấy tờ nào khác thì đều kèm bản tiếng Việt để việc giao dịch, thực hiện thủ tục với bộ phận tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền được hiểu được nội dung. Do đó, khi ra quyết định thì công ty nên lập quyết định này thành 2 bản, 1 bản tiếng Việt và một bản tiếng Anh từ đó bên phía Sở Kế hoạch và Đầu tư và chủ sở hữu dễ dàng thuận lợi thực hiện thủ tục.
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đủ các điều kiện như sau
- Thứ nhất, Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
- Thứ hai, Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
+ Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
+ Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Lưu ý: Những trường hợp không được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:
Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam như đã nêu trên. Nếu thuộc một trong các trường hợp dưới đây thì thương nhân nước ngoài sẽ không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:
- Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Khi thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam thương nhân cần chuẩn bị những loại giấy tờ như sau:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
+ Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
+ Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
+ Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
- Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài sẽ được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Thương nhân chuẩn bị thông tin, tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện Thông tin và tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
Bước 2: Thương nhân soạn thảo và hộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tới sở công thương Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến Sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp; qua đường bưu điện, công văn hành chính; mạng điện tử.
Bước 3: Sở Công thương thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; Cơ quan Thống kê, Cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 4: Thương nhân nhận giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký.
Bước 5: Nộp thông báo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm.
Kết luận: Như vậy, đối với trường hợp của bạn cần chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ và thực hiện theo thủ tục như trong bài viết đã đề cập và ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản quyết định thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cần có văn bản song ngữ để thuận tiện cho Sở kế hoạch đầu tư và chủ sở hữu dễ dàng thực hiện thủ tục.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề trên. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại 1900.6162 để được hỗ trợ. Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
