1. Quy định về quyền yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu

Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP thì việc phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu được quy định như sau: 

-  Phát hành hồ sơ mời thầu:

+ Đối tượng: Các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi. Các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn được bên mời thầu lựa chọn.

+ Quy định: Đối với nhà thầu liên danh: Chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu là đủ. Việc mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu có thể diễn ra trước khi thành lập liên danh.

- Sửa đổi hồ sơ mời thầu:

+ Trường hợp: Sau khi phát hành hồ sơ mời thầu.

+ Yêu cầu: Bên mời thầu phải thực hiện các bước sau: Soạn thảo quyết định sửa đổi hồ sơ mời thầu. Nêu rõ nội dung sửa đổi trong quyết định. Gửi quyết định sửa đổi kèm theo nội dung sửa đổi đến tất cả các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu.

- Làm rõ hồ sơ mời thầu:

+ Mục đích: Cung cấp thông tin bổ sung để nhà thầu hiểu rõ hơn về hồ sơ mời thầu.

+ Hình thức: Bên mời thầu có thể làm rõ hồ sơ mời thầu thông qua văn bản.

+ Quy định: Văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu phải được coi là một phần của hồ sơ mời thầu.

- Quy trình làm rõ hồ sơ mời thầu chi tiết cho nhà thầu

+ Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu: Khi nhà thầu nhận thấy hồ sơ mời thầu còn mơ hồ, chưa đầy đủ thông tin hoặc có thể dẫn đến hiểu sai. Khi nhà thầu cần bổ sung thông tin để chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

+ Yêu cầu đối với nhà thầu:

-> Gửi văn bản đề nghị làm rõ đến bên mời thầu trong thời hạn quy định: Đấu thầu trong nước thì tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu. Đấu thầu quốc tế thì tối thiểu 05 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

-> Nội dung văn bản đề nghị làm rõ cần nêu rõ: Vị trí cần làm rõ trong hồ sơ mời thầu. Lý do cần làm rõ. Thông tin mong muốn được cung cấp.

- Theo khoản 3 Điều 14 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT, bên mời thầu có trách nhiệm đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong khoảng thời gian tối thiểu 02 ngày làm việc trước ngày có thời hạn đóng thầu.

+ Điều này nhằm mục đích: Đảm bảo thông tin về việc làm rõ hồ sơ mời thầu được công khai, minh bạch đến tất cả các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu. Tạo điều kiện cho nhà thầu có đủ thời gian để nắm bắt thông tin và điều chỉnh hồ sơ dự thầu của mình (nếu cần thiết) trước khi đóng thầu.

+ Lưu ý: Bên mời thầu cần đảm bảo đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn quy định. Nhà thầu nên thường xuyên truy cập Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để cập nhật thông tin về việc làm rõ hồ sơ mời thầu và các thông báo khác liên quan đến gói thầu.

 

2. Trường hợp nhà thầu có thể yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu

Nhà thầu có quyền yêu cầu bên mời thầu làm rõ hồ sơ mời thầu trong các trường hợp sau:

- Hồ sơ mời thầu không rõ ràng:

+ Nội dung mơ hồ, khó hiểu: Ví dụ: "Nhà thầu phải có kinh nghiệm thi công ít nhất 2 năm". Nhà thầu có thể yêu cầu làm rõ định nghĩa "kinh nghiệm thi công" (bao gồm những loại công trình nào, thời gian thi công như thế nào, ...).

+ Sử dụng từ ngữ chuyên ngành không được giải thích: Ví dụ: "Hồ sơ dự thầu phải được trình bày theo mẫu TCHST-01". Nhà thầu có thể yêu cầu cung cấp mẫu TCHST-01 hoặc giải thích chi tiết nội dung của mẫu này.

+ Thiếu hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện một số yêu cầu: Ví dụ: "Hồ sơ dự thầu phải bao gồm bản mô tả kỹ thuật". Nhà thầu có thể yêu cầu hướng dẫn chi tiết về nội dung và cách thức trình bày bản mô tả kỹ thuật.

- Hồ sơ mời thầu có mâu thuẫn:

+ Thông tin mâu thuẫn giữa các phần khác nhau của hồ sơ: Ví dụ: Điều kiện dự thầu quy định nhà thầu phải có vốn chủ sở hữu tối thiểu 50 tỷ đồng, nhưng Sổ tay hướng dẫn nhà thầu lại ghi là 30 tỷ đồng. Nhà thầu có thể yêu cầu làm rõ thông tin chính xác là bao nhiêu.

+ Yêu cầu của bên mời thầu không phù hợp với quy định của pháp luật: Ví dụ: Bên mời thầu yêu cầu nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu bằng thư bảo lãnh của ngân hàng thương mại Nhà nước. Nhà thầu có thể yêu cầu làm rõ quy định này có đúng với quy định của Luật Đấu thầu hay không.

- Hồ sơ mời thầu thiếu thông tin thiết yếu:

+ Thiếu thông tin về yêu cầu dự thầu: Ví dụ: Hồ sơ không ghi rõ thời gian, địa điểm nộp hồ sơ dự thầu. Nhà thầu có thể yêu cầu cung cấp thông tin này.

+ Thiếu thông tin về tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu: Ví dụ: Hồ sơ không ghi rõ trọng số của từng tiêu chí đánh giá. Nhà thầu có thể yêu cầu cung cấp thông tin này.

+ Thiếu thông tin về thủ tục giải quyết khiếu nại: Ví dụ: Hồ sơ không ghi rõ cách thức, thời hạn nộp khiếu nại. Nhà thầu có thể yêu cầu cung cấp thông tin này.

- Lưu ý: Nhà thầu chỉ nên yêu cầu làm rõ những thông tin thực sự cần thiết để chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Việc yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu cần được thực hiện theo đúng quy định về thời hạn và hình thức.

 

3. Thời hạn và cách thức yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu

Cách thức làm rõ hồ sơ mời thầu được quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP và khoản 3 Điều 17 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT: Bên mời thầu thực hiện làm rõ hồ sơ mời thầu theo một hoặc các hình thức sau:

- Gửi văn bản làm rõ: Nội dung làm rõ được trình bày chi tiết, đầy đủ và dễ hiểu. Văn bản làm rõ được gửi cho tất cả các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu.

- Tổ chức hội nghị tiền đấu thầu:

+ Chỉ tổ chức khi thực sự cần thiết.

+ Mục đích: Trao đổi trực tiếp với nhà thầu về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi được ghi thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu. Văn bản làm rõ được gửi cho tất cả các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu.

- Lưu ý:

+ Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được phép thay đổi bản chất của hồ sơ mời thầu đã được duyệt.

+ Nếu việc làm rõ dẫn đến thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải thực hiện sửa đổi hồ sơ mời thầu theo quy định.

 

4. Trách nhiệm của bên mời thầu khi nhận yêu cầu làm rõ

Cũng tại khoản 3 Điều 17 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT thì bên mời thầu có trách nhiệm:

- Tiếp nhận nội dung yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu, E-HSMT của nhà thầu.

- Đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu, E-HSMT lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong khoảng thời gian tối thiểu 02 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu.

* Lưu ý:

+ Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu, E-HSMT phải đảm bảo: Đầy đủ, chính xác, dễ hiểu. Không mâu thuẫn với nội dung của hồ sơ mời thầu, E-HSMT đã được phê duyệt.

+ Việc đăng tải văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu, E-HSMT lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia giúp đảm bảo tính minh bạch, công khai trong quá trình đấu thầu.

+ Nhà thầu cần thường xuyên theo dõi thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để cập nhật nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu, E-HSMT.

- Bên mời thầu có quyền tổ chức hội nghị tiền đấu thầu trong trường hợp cần thiết để:

+ Trao đổi trực tiếp với nhà thầu về những nội dung trong hồ sơ mời thầu, E-HSMT mà nhà thầu chưa rõ.

+ Giải đáp các thắc mắc của nhà thầu về hồ sơ mời thầu, E-HSMT.

+ Cung cấp thông tin bổ sung về gói thầu.

* Quy trình tổ chức hội nghị tiền đấu thầu:

- Bên mời thầu: Soạn thảo và đăng tải giấy mời tham dự hội nghị tiền đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị. Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho hội nghị. Chủ trì hội nghị và giải đáp thắc mắc của nhà thầu.

- Nhà thầu: Nhận giấy mời tham dự hội nghị tiền đấu thầu. Đăng ký tham dự hội nghị tiền đấu thầu (nếu cần thiết). Tham dự hội nghị và đặt câu hỏi cho bên mời thầu.

- Nội dung trao đổi tại hội nghị tiền đấu thầu: Nội dung trao đổi phải liên quan đến hồ sơ mời thầu, E-HSMT. Bên mời thầu phải giải đáp đầy đủ, chính xác các thắc mắc của nhà thầu. Nội dung trao đổi phải được ghi lại thành biên bản.

- Sau khi kết thúc hội nghị tiền đấu thầu: Bên mời thầu phải đăng tải biên bản hội nghị tiền đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời gian tối đa 02 ngày làm việc.

* Lưu ý:

- Việc tổ chức hội nghị tiền đấu thầu không bắt buộc.

- Bên mời thầu chỉ tổ chức hội nghị tiền đấu thầu khi thực sự cần thiết.

- Nội dung trao đổi tại hội nghị tiền đấu thầu không được thay đổi nội dung của hồ sơ mời thầu, E-HSMT đã được phê duyệt.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Các mẫu hồ sơ mời thầu áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.