1. Khái niệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp mà người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhiệm các chức danh khác nhau. Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quy định rõ trong điều lệ công ty.

1.1. Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 1 thành viên

- Trường hợp công ty TNHH 1 thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật có thể đứng các chức danh sau: Chủ tịch công ty, Giám đốc, Tổng giám đốc....

- Trường hợp công ty TNHH 1 thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật có thể đứng các chức danh sau: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Tổng giám đốc...

1.2. Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Đối với công ty TNHH 2 thành viên, người đại diện theo pháp luật có thể đứng các chức danh sau: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc…

1.3. Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có thể đứng các chức danh sau: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc chức vụ khác quy định trong điều lệ công ty.

1.4. Người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh

Người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh là thành viên hợp danh, giữ chức vụ hoặc đồng thời giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc...

1.5. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân

Khác với các loại hình doanh nghiệp trên, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân chính là chủ doanh nghiệp.

2. Điều kiện đối với người đại diện cho doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp;

- Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn trong công ty;

3. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Theo Khoản 1 Điều 13 luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp;

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.

4. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp giữ chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thì họ có các quyền và nghĩa vụ cơ bản sau:

- Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;

- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;

- Quyết định tiền lương và lợi ích khác đối với người lao động trong công ty, kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

- Tuyển dụng lao động;

- Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;

- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết, quyết định của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.

Tuy nhiên, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật có thể vừa đảm nhiệm chức vụ Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên vừa đảm nhiệm chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc. Khi đó, ngoài quyền và nghĩa vụ theo chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật còn có quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên. Cụ thể như sau:

- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;

- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;

- Triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;

- Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;

- Thay mặt Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên ký các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;

- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.

- Lưu ý:

+ Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

+ Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

+ Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

+ Đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

5. Phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL)

- Số lượng NĐDTPL và việc phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL

Khoản 2 Điều 12 LDN 2020 quy định: “Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật”. 

          Theo quy định trên, mô hình nhiều NĐDTPL chỉ áp dụng với loại hình công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) (gọi chung là “công ty”). Điều lệ công ty sẽ quy định về số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL của công ty. Đây là quy định mới của LDN 2014 so với LDN 2005 và tiếp tục được kế thừa tại LDN 2020, nhằm tạo điều kiện để các công ty chủ động hơn trong hoạt động quản trị, điều hành sản xuất kinh doanh, nhất là đối với các công ty đại chúng có quy mô lớn hoặc hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực. 

          Tương tự LDN 2014, LDN 2020 không quy định cứng về việc phân chia quyền, nghĩa vụ đại diện giữa những NĐDTPL mà những vấn đề này sẽ được quy định cụ thể trong Điều lệ, Quy chế hoạt động của công ty và/hoặc trong các Quyết định bổ nhiệm/giao nhiệm vụ cho những NĐDTPL. Tuy nhiên, LDN 2020 đã bổ sung thêm quy định mới hướng đến việc phòng ngừa rủi ro và bảo vệ quyền lợi cho bên thứ ba ngay tình, cụ thể: trường hợp Điều lệ công ty không quy định cụ thể về việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL thì mỗi NĐDTPL đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba, và tất cả NĐDTPL phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp (Khoản 2 Điều 12 LDN 2020). Theo đó, khi doanh nghiệp đã lựa chọn mô hình có nhiều hơn một NĐDTPL thì doanh nghiệp buộc phải xây dựng cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL để tăng hiệu quả quản lý doanh nghiệp, hoặc, phải chấp nhận rằng mỗi NĐDTPL đều có vai trò ngang nhau và cũng phải chịu trách nhiệm ngang nhau trước các vấn đề của doanh nghiệp. 

- Phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL không làm thay đổi thẩm quyền Người quản lý doanh nghiệp:

          NĐDTPL là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật (khoản 1 Điều 12 LDN 2020). Trên thực tế, doanh nghiệp thường bổ nhiệm NĐDTPL là người nắm giữ một số chức danh quản lý như Chủ tịch (Phó chủ tịch) HĐQT, Chủ tịch (Phó chủ tịch) HĐTV, Tổng giám đốc (Phó tổng giám đốc),.. Do vậy, bản chất phân chia quyền, nghĩa vụ của những NĐDTPL ở đây là phân chia chức năng đại diện của doanh nghiệp giữa những NĐDTPL với nhau. Việc phân chia quyền, nghĩa vụ đại diện này không làm thay đổi thẩm quyền của người quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, công ty X có 02 NĐDTPL là ông A và ông B; trong đó  ông A kiêm Chủ tịch HĐQT; ông B kiêm Tổng giám đốc. Theo đó, ngoài việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của một NDĐTPL, ông A còn thực hiện quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch HĐQT quy định tại khoản 3 Điều 156 LDN 2020 (i); ông B còn thực hiện quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc theo khoản 3 Điều 162 LDN 2020. Do đó, mặc dù với cùng chức năng là người đại diện, vẫn cần phân biệt thẩm quyền đại diện của ông A và ông B vì những lý do được phân tích dưới đây.

- Tại sao phải xây dựng cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL?

Mô hình doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL được xem như “con dao hai lưỡi”. Trong trường hợp Điều lệ công ty không quy định rõ phạm vi thẩm quyền đại diện của từng NĐDTPL, thì tất cả những NĐDTPL đều có thẩm quyền đại diện như nhau trong các giao dịch của công ty. Trường hợp này dẫn đến tình trạng những NĐDTPL sẽ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, từ chối đại diện cho công ty trong các giao dịch phức tạp hoặc có mức độ rủi ro cao, về lâu dài có thể dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp thậm chí ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khi có những quyết định cần phải được đưa ra và thực hiện một cách kịp thời. Mặt khác, sự thiếu rõ ràng về thẩm quyền đại diện cụ thể của từng NĐDTPL cũng có thể dẫn đến sự chồng chéo về thẩm quyền giữa những NĐDTPL, hoặc nguy cơ “lạm quyền” ký các giao dịch vượt quá thẩm quyền cho phép để trục lợi, gây thất thoát, thiệt hại cho Công ty. Ngược lại, việc quy định rõ thẩm quyền của mỗi NĐDTPL của công ty sẽ giúp hạn chế sự chồng chéo về thẩm quyền giữa những NĐDTPL, nâng cao hiệu quả quản trị công ty. Đồng thời, ràng buộc trách nhiệm của NĐDTPL đối với lĩnh vực được phân công đại diện. Qua đó có thể xác định và xử lý trách nhiệm cá nhân của mỗi NĐDTPL trong trường hợp có sai phạm. 

Tuy nhiên, để cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ phát huy hiệu quả thực sự thì các công ty cần phải phân định rõ ràng, công khai, minh bạch về vai trò và thẩm quyền đại diện của mỗi NĐDTPL trong Điều lệ và quy chế hoạt động của công ty. Đồng thời phải có cơ chế giám sát chặt chẽ việc thực hiện thẩm quyền đại diện được phân công của mỗi NĐDTPL của công ty. Vì vậy, khi lựa chọn cơ cấu tổ chức có nhiều hơn một NĐDTPL trong doanh nghiệp mình, thì doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định của pháp luật về vấn đề này và chủ động xây dựng một cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL cho phù hợp, tránh bị động và gặp phải những tình huống rủi ro cho doanh nghiệp cũng như rủi ro cho chính những NĐDTPL. Khi xây dựng mô hình phân chia quyền, nghĩa vụ các doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Thứ nhất, Điều lệ và các quy chế quản trị nội bộ của doanh nghiệp cần quy định rõ chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn của những NĐDTPL và xác định rõ thẩm quyền của những người cùng là NĐDTPL của doanh nghiệp nhưng khác nhau về chức danh quản lý, điều hành, cụ thể:

- Phân định thẩm quyền của những NĐDTPL trong việc ký kết hợp đồng/giao dịch theo tiêu chí từng lĩnh vực cụ thể (NĐDTPL phụ trách chung, NĐDTPL phụ trách mảng bán lẻ/sản xuất/nhân sự, v.v...) hoặc theo chức năng (NĐDTPL phụ trách đối nội/ NĐDTPL phụ trách đối ngoại, v.v...);

- Xác định rõ các hợp đồng/giao dịch cần phải được sự chấp thuận của tất cả những NĐDTPL hay chỉ cần một người;

- Xác định rõ hiệu lực của hợp đồng/giao dịch của công ty đối với người thứ ba trong trường hợp một NĐDTPL phản đối văn bản mà NĐDTPL khác đã ký kết;

- Xác định rõ trách nhiệm liên đới hay riêng lẻ của những NĐDTPL; 

- Cơ chế giám sát lẫn nhau giữa những NĐDTPL.

Thứ hai, cần xác định rõ trách nhiệm của từng NĐDTPL trong phạm vi được phân chia quyền, nghĩa vụ và xây dựng cơ chế để phối hợp hiệu quả.

Thứ ba, cần xây dựng cơ chế giám sát việc thực hiện quyền của NĐDTPL. Theo đó, cần giám sát việc thực thi quyền của mỗi NĐDTPL, thông qua Ban Kiểm soát – cơ quan giám sát nội bộ độc lập, thành viên HĐQT độc lập và thiết lập cơ chế giám sát trực tiếp từ các cổ đông công ty.