1. Khi nào thì Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị trong những trường hợp sau:

- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị: Nếu Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập của Hội đồng quản trị phát hiện có vấn đề quan trọng cần thảo luận và đưa ra quyết định, họ có quyền đề xuất triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị.

- Có đề nghị của giám đốc, tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác: Nếu Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác có những vấn đề cần được thảo luận và quyết định cấp cao hơn, họ có quyền đề xuất triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị.

- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị: Thành viên Hội đồng quản trị có quyền và trách nhiệm theo dõi và đánh giá hoạt động của công ty. Nếu họ phát hiện vấn đề quan trọng, ít nhất 02 thành viên này có thể đề xuất triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị.

- Trường hợp khác do điều lệ công ty quy định: Ngoài các trường hợp nêu trên, Điều lệ công ty có thể quy định những trường hợp khác mà Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể triệu tập cuộc họp.

Quy trình triệu tập cuộc họp:

- Người đề xuất cuộc họp cần trình bày lý do và nội dung cụ thể mà họ muốn thảo luận tại cuộc họp.

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết để Hội đồng quản trị có đầy đủ thông tin khi thảo luận và đưa ra quyết định.

- Thông báo cho các thành viên của Hội đồng quản trị về ngày, giờ và nội dung cuộc họp ít nhất trước một khoảng thời gian xác định bởi Điều lệ công ty.

- Tiến hành cuộc họp theo kịch bản được chuẩn bị, thảo luận các vấn đề và đưa ra quyết định nếu cần.

- Lập biên bản cuộc họp ghi lại nội dung, quyết định và ý kiến của các thành viên tham gia.

- Thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị và theo dõi tiến trình thực hiện.

Quy trình triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị theo quy định của Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 nhằm đảm bảo sự chủ động, linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý và ra quyết định về các vấn đề quan trọng của công ty. Quy định này còn giúp tăng cường tính minh bạch và quản lý rủi ro trong quyết định doanh nghiệp.

2. Phó tổng giám đốc có được thay mặt chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc ký biên bản họp hội đồng quản trị?

Theo quy định tại Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ chuẩn bị chương trình, nội dung, và tài liệu phục vụ cuộc họp Hội đồng quản trị. Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ, quy định rõ ràng rằng phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Điều này có thể xảy ra trong nhiều tình huống, bao gồm khi Chủ tịch Hội đồng quản trị không thể tham gia cuộc họp do các lý do khác nhau như vắng mặt, bận việc, hoặc các tình huống khẩn cấp.

Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị không thể hoặc không có khả năng thực hiện nhiệm vụ của mình, quy định rõ ràng rằng ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản và theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Nếu không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị không còn có khả năng thực hiện nhiệm vụ, các thành viên còn lại sẽ bầu một người khác giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành, cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng quản trị.

Căn cứ Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định rõ về việc ghi biên bản họp Hội đồng quản trị. Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, và chứa đựng các thông tin quan trọng như họ tên, chữ ký chủ tọa, người ghi biên bản, và nội dung chính của cuộc họp. Trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản đặt ra cho Chủ tọa, người ghi biên bản, và những người ký tên trong biên bản. Do đó, khi Phó Tổng giám đốc thay mặt Chủ tịch Hội đồng quản trị ký vào biên bản họp, đó sẽ là khi và chỉ khi Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền lại cho Phó Tổng Giám đốc công .

Như vây, Phó Tổng giám đốc có thể thay mặt Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc ký biên bản họp Hội đồng quản trị trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình, miễn là việc này được ủy quyền bằng văn bản và tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Quy định cụ thể tại Điều 156 nêu rõ về quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị, cũng như điều kiện và quy trình ủy quyền khi Chủ tịch không thể thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, Điều 158 đề cập đến việc lập biên bản họp Hội đồng quản trị, trong đó rõ ràng quy định về trách nhiệm của Chủ tọa, người ghi biên bản, và những người ký tên về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản. Do đó, việc Phó Tổng giám đốc thay mặt Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc ký biên bản họp là hợp pháp và tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, giúp bảo đảm sự linh hoạt và tiện lợi trong quá trình quản lý và ra quyết định tại cấp cao trong doanh nghiệp.

3. Thành viên Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu Phó tổng giám đốc cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty không?

Theo quy định tại Điều 159 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu Giám đốc, Phó giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, người quản lý khác trong công ty cung cấp thông tin và tài liệu liên quan đến tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty và của đơn vị trong công ty.

Quyền này giúp đảm bảo sự minh bạch và thông tin chính xác trong quá trình quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là khi các thành viên Hội đồng quản trị cần thông tin để đưa ra quyết định có trách nhiệm. Thành viên Hội đồng quản trị có thể yêu cầu thông tin về các khía cạnh quan trọng của công ty, như tình hình tài chính, doanh số bán hàng, lợi nhuận, và các thông tin khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Quy định cũng rõ ràng về trách nhiệm của người quản lý khi được yêu cầu cung cấp thông tin. Người quản lý phải thực hiện việc này kịp thời, đầy đủ, và chính xác, tuân thủ trình tự và thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin theo quy định tại Điều lệ công ty. Điều này đảm bảo rằng thành viên Hội đồng quản trị có được thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ giám sát và đưa ra quyết định có trách nhiệm trong quản lý doanh nghiệp.

Tổng cộng, quy định trên tạo điều kiện cho sự minh bạch và chia sẻ thông tin trong hệ thống quản lý công ty, đồng thời định rõ trách nhiệm của cả thành viên Hội đồng quản trị và người quản lý để đảm bảo quy trình này diễn ra một cách hiệu quả và minh bạch. Người quản lý có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, và chính xác theo yêu cầu của thành viên Hội đồng quản trị, đồng thời tuân thủ trình tự và thủ tục được quy định trong Điều lệ công ty. Điều này đảm bảo rằng quá trình trao đổi thông tin diễn ra một cách có trật tự và có tính minh bạch.

Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau: Thành viên hội đồng quản trị có nhất thiết phải là cổ đông của công ty cổ phần?

Quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với Tổng đài tư vấn pháp luật qua số hotline 1900.6162 để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi. Đối với những trường hợp cần sự tư vấn chi tiết hơn, chúng tôi cũng rất hoan nghênh quý khách gửi yêu cầu thông tin chi tiết qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.