1. Khái niệm, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch là gì?

Theo quy định tại Khoản 4 của Điều 2 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, "Chứng thực hợp đồng, giao dịch" đề cập đến việc cơ quan có thẩm quyền, theo quy định của Nghị định này, thực hiện chứng thực liên quan đến thời gian và địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch. Chứng thực cũng bao gồm năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Điều 34 trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP xác định phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định bắt buộc phải được chứng thực.

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không đặt ra yêu cầu chứng thực, nhưng cá nhân hoặc tổ chức có thể tự nguyện yêu cầu sự chứng thực.

2. Quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch cập nhật mới nhất

(1) Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Điều 34 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm hai trường hợp sau đây:

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật yêu cầu bắt buộc chứng thực.

- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không có quy định về việc chứng thực, nhưng cá nhân hoặc tổ chức có quyền tự nguyện yêu cầu thực hiện chứng thực.

(2) Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo Khoản 1 của Điều 35 trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch, cũng như tính hợp lệ và hợp pháp của các giấy tờ sau đây:

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, hoặc bản sao giấy tờ thay thế, nếu pháp luật quy định rằng tài sản đó phải được đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản đó, trừ trường hợp người lập di chúc đang đối diện với nguy cơ đe dọa đến tính mạng.

(3) Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

Khoản 2 của Điều 35 trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rằng người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về các khía cạnh sau đây:

- Thời gian và địa điểm giao kết hợp đồng hoặc giao dịch.

- Năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch.

- Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối thực hiện chứng thực đối với hợp đồng hoặc giao dịch có nội dung trái pháp luật hoặc trái với nguyên tắc đạo đức xã hội.

(4) Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định của Điều 36 trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực hợp đồng và giao dịch bao gồm các bước sau:

- Người yêu cầu chứng thực phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, bao gồm các tài liệu sau:

+ Dự thảo hợp đồng hoặc giao dịch.

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực.

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, hoặc bản sao giấy tờ thay thế theo quy định của pháp luật đối với tài sản cần đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản đó. (Trừ trường hợp người lập di chúc đang đối diện với nguy cơ đe dọa tính mạng).

+ Bản sao giấy tờ được quy định tại điểm (b) và (c) của Khoản 1 của Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP phải được xuất trình kèm theo bản gốc để đối chiếu.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra các tài liệu trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu hồ sơ đủ đầy và tại thời điểm chứng thực, các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch tự nguyện, có minh mẫn và nhận thức, và làm chủ được hành vi của họ, thì người thực hiện chứng thực thực hiện quá trình chứng thực.

- Các bên tham gia hợp đồng hoặc giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trong trường hợp người có thẩm quyền ký hợp đồng cho các tổ chức tín dụng hoặc doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, họ có thể ký trước vào hợp đồng. Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực. Nếu có nghi ngờ về tính xác thực của chữ ký trong hợp đồng, họ sẽ yêu cầu người có chữ ký ký trước mặt họ.

- Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký tên, họ sẽ thay bằng điểm chỉ. Nếu họ không thể đọc hoặc nghe, ký hoặc điểm chỉ, họ phải có ít nhất hai người làm chứng. Những người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không được liên quan đến bất kỳ quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ nào liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch.

- Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng hoặc giao dịch theo mẫu quy định, ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực, và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng hoặc giao dịch có từ hai trang trở lên, từng trang phải được đánh số thứ tự và phải có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực. Số trang và lời chứng thực được ghi vào trang cuối cùng của hợp đồng hoặc giao dịch. Trong trường hợp hợp đồng hoặc giao dịch bao gồm từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.

- Trong trường hợp cần dịch, người phiên dịch phải đảm bảo dịch đúng, chính xác nội dung của hợp đồng hoặc giao dịch và nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực. Người phiên dịch ký tên vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

(5) Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực hợp đồng và giao dịch không vượt quá 02 (hai) ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản giữa cơ quan chứng thực và người yêu cầu chứng thực.

(6) Quy định cách xử lý văn bản chứng thực trái luật

Trước đây, các văn bản chỉ tập trung vào giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực mà không đề cập đến việc xử lý văn bản chứng thực vi phạm luật lệ. Thông tư 01/2020/TT-BTP đã thực hiện bổ sung quy định này. Theo đó, đối với các giấy tờ và văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, nếu chứng thực chữ ký không đúng quy định, thì chúng không có giá trị pháp lý. Chủ tịch UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực vi phạm quy định. Thủ tục này đòi hỏi phải đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh.

3. Hiện nay có thực hiện chứng thực điện tử được không?

Hiện nay, theo hướng dẫn của Nghị định 45/2020/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Theo quy trình này, người dân có thể đặt lịch trước thông qua trang web dichvucong.gov.vn để nhận lịch hẹn trước. Đến đúng thời gian đã được hẹn qua giấy hẹn được gửi qua địa chỉ Email hoặc tin nhắn điện thoại, người này có thể đến trực tiếp trụ sở cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền để tiến hành quá trình chứng thực.

Việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đã giảm đáng kể thời gian chờ đợi của người dân, tạo điều kiện thuận lợi cho họ. Qua trải nghiệm này, dịch vụ chứng thực trở nên linh hoạt và nhanh chóng hơn, giúp cải thiện hiệu quả và sự tiện lợi trong quá trình sử dụng các dịch vụ chứng thực của cơ quan chức năng.