UBND xã có được chứng thực hợp đồng, giao dịch không?

1. Ủy ban Nhân dân xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch không?

Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc là điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là chứng nhận, xác nhận tính hợp pháp, có thực của hợp đồng hay của giao dịch nào đó. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đều có năng lực hành vi dân sự và các bên tự nguyện tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.  

Theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch thì Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản. Tại phòng Tư pháp, Trưởng phòng, phó trưởng Phòng Tư pháp là người thực hiện chứng thực, ký tên và đóng dấu.

- Ủy ban nhân dân xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Các hợp đồng giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;... Tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ có thẩm quyền chứng thực, ký tên và đóng dấu.

Người thực hiện chứng thực sẽ chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Họ sẽ không chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch được chứng thực trừ trường hợp người thực hiện chứng thực biết rõ hợp đồng, giao dịch đó trái pháp luật.

Như vậy, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, bao gồm cả hợp đồng ủy quyền liên quan đến quyền sử dụng đất. 

2. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch ở Ủy ban nhân dân cấp xã

Do Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở. Căn cứ vào Khoản 1 Điều 36 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về hồ sơ cần có để yêu cầu chứng thực như sau:

- Dự thảo về hợp đồng, giao dịch cần chứng thực;

- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) của người yêu cầu chứng thực;

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền sở hữu đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đới với tài sản đó.

Ngoài các giấy tờ trên thì pháp luật không có quy định thyêm giấy tờ nào khác. Có thể thấy, yêu cầu hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch ở Ủy ban Nhân dân cấp xã đơn giản. Trình tự thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân xã như sau:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã. Công chức sẽ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung của hồ sơ.

Bước 3: Trình tự thực hiện

+ Người thực hiện chứng thực (Chủ tịch/Phó Chủ tịch) kiểm tra giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyên, có năng lực hành vi dân sự, làm chủ được hành vi của mình thì tiến hành thực hiện chứng thực.

+ Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải cùng ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức, doanh nghiệp đã có chữ ký mẫu được đăng ký và thực hiện chứng thực đầy đủ thì có thể ký trước vào hợp đồng. Người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi tiến hành chứng thực. Nếu chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì người thực hiện chứng thực có quyền yêu cầu người đó ký trước mặt.

+ Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì sẽ điểm chỉ. Nếu người yêu cầu chứng thực không đọc, , ký và điểm chỉ được thì cần pahir có 02 người làm chứng, và 02 người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích đối với hợp đồng, giao dịch đang cần chứng thực.

+ Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng laoij hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có 02 trang trở lên thì mỗi trang phải được đánh số theo thứ tự và đều sẽ có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực. Số lượng trang hợp đồng, giao dịch và lời chứng sẽ được ghi vào trang cuối, phải đóng dấu giáp lai.

+ Trường hợp có người phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm phải dịchu đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch; nội dung lời chứng và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc hoặc quá thể dài hạn hơn thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Bước 4: Nhận kết quả

Người yêu cầu chứng thực đến nhận kết quả xuất trình giấy trả kết quả, nộp lệ phí chứng thực theo quy định pháp luật. Trường hợp ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả thì phải có giấy ủy quyền và chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người ủy quyền.

Bước 5: Lưu trữ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

3. Những hạn chế khi chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân xã

Như các quy định trên thì thủ tục cũng như hồ sơ tiến hành chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã đơn giản, thuận tiện cho người yêu cầu chứng thực. Chính vì đơn giản nên nhiều người thực hiện chứng thực (Cán bộ của Ủy ban nhân dân xã) rất e ngại và không dám thụ lý hồ sơ để chứng thực. 

Thực tế, khi thực hiện chứng thực thì người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch trong quá trình nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ sẽ yêu cầu người dân cung cấp thêm những giấy tờ liên quan trực tiếp đến việc chứng thực nhằm đảm bảo an toàn cho giao dịch của người dân. Mặc dù, việc yêu cầu thêm thành phần hồ sơ chứng thực là trái với quy định pháp luật, không hợp pháp nhưng nó hoàn toàn hợp lý. Nếu không bổ sung thì sẽ không đủ độ an toàn, đảm bảo cho tính pháp lý của các bên trong hợp đồng, giao dịch.

Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung cũng như tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Nếu xảy ra thiệt hại, tranh chấp hay hợp đồng, giao dịch bị vô hiệu liên quan đến nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng thì các bên sẽ tự chịu trách nhiệm về thiệt hại xảy ra, Ủy ban nhân dân xã thực hiện việc chứng thực sẽ không chịu trách nhiệm. Ngoài ra, chính vì Ủy ban nhân dân xã không chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dẫn đến sự bất bình đẳng cho một trong các bên khi thỏa thuận nội dung điều khoản hợp đồng, giao dịch; thiếu thông tin... dẫn đến bên kia lợi dụng, lừa ký kết hay một số điều khoản hợp đồng, giao dịch trái với quy định pháp luật.

Như vậy, có thể thấy quy định pháp luật về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chưa đảm bảo độ an toàn pháp lý cho người yêu cầu công chứng. Nhưng hiện nay, người dân thường có xu hướng công chứng nhiều và sẽ thường đến công chứng tại Ủy ban nhân dân xã để chứng thực hợp đồng, giao dịch vì vừa đơn giản, thuận tiện và lệ phí tương đối rẻ. Vì vậy, cơ quan có thẩm quyền cần nghiên cứu bổ sung sửa đổi để phù hợp với xu thế hiện nay, hoàn thiện những bất cập của quy định pháp luật về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần sự hỗ trợ pháp lý khác quy khách vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi ngay số: 19006162 để được giải đáp.