Quy trình nghỉ việc hợp pháp theo quy định pháp luật

1. Quy định pháp luật về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là một trong những quyền cơ bản của người lao động và người sử dụng lao động được Bộ luật Lao động năm 2019 quy định rõ nhằm bảo đảm quyền tự do việc làm, đồng thời duy trì sự ổn định trong quan hệ lao động.

So với Bộ luật Lao động năm 2012, Bộ luật Lao động năm 2019 đã mở rộng đáng kể quyền của người lao động. Theo Điều 35, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần nêu lý do, miễn là thực hiện đúng thời hạn báo trước theo quy định. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong việc bảo vệ quyền tự do lựa chọn việc làm của người lao động.

Tùy từng loại hợp đồng lao động, thời hạn báo trước được quy định như sau:

Ngoài trường hợp nghỉ việc theo thời hạn báo trước, khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019 còn cho phép người lao động nghỉ việc ngay mà không cần báo trước nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thỏa thuận.
• Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn theo quy định.
• Bị ngược đãi, đánh đập, xúc phạm danh dự, nhân phẩm hoặc bị cưỡng bức lao động.
• Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền.
• Đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
• Doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Ngược lại, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của người sử dụng lao động bị pháp luật giới hạn chặt chẽ nhằm bảo vệ việc làm của người lao động. Theo Điều 36 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp chỉ được quyền chấm dứt hợp đồng khi có căn cứ hợp pháp như:

• Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc.
• Người lao động bị ốm đau, tai nạn kéo dài vượt thời hạn luật định mà chưa hồi phục.
• Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, lý do kinh tế hoặc phải thu hẹp sản xuất.
• Người lao động không trở lại làm việc sau thời gian tạm hoãn hợp đồng.
• Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu.
• Người lao động tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng.
• Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng.

Bên cạnh đó, Điều 37 Bộ luật Lao động năm 2019 cũng quy định các trường hợp doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng, bao gồm:

• Người lao động đang điều trị bệnh hoặc tai nạn lao động theo chỉ định của cơ sở y tế.
• Người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ được doanh nghiệp đồng ý.
• Lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Nếu một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng không đúng căn cứ hoặc không đúng thời hạn báo trước thì sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật và phải thực hiện nghĩa vụ bồi thường theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019.

2. Quy trình nghỉ việc chuẩn theo quy định của Bộ luật Lao động

Để việc nghỉ việc diễn ra đúng quy định, hạn chế tranh chấp và bảo đảm đầy đủ quyền lợi của các bên, người lao động và doanh nghiệp nên thực hiện theo quy trình thống nhất từ khi nộp đơn đến khi thanh lý hợp đồng.

Bước 1. Thông báo nghỉ việc đúng quy định

Người lao động gửi đơn hoặc văn bản thông báo nghỉ việc cho người sử dụng lao động.

Đơn nghỉ việc nên thể hiện đầy đủ các nội dung:

• Họ tên người lao động.
• Chức danh, phòng ban.
• Loại hợp đồng lao động.
• Lý do nghỉ việc (không bắt buộc nhưng nên ghi rõ để thuận tiện xử lý).
• Ngày làm việc cuối cùng.
• Đề xuất người tiếp nhận bàn giao (nếu có).
• Chữ ký của người lao động.

Việc gửi đơn có thể thực hiện bằng văn bản giấy hoặc theo quy trình điện tử của doanh nghiệp nếu nội quy lao động có quy định.

Trong thời gian báo trước, hợp đồng lao động vẫn còn hiệu lực. Người lao động vẫn được hưởng đầy đủ tiền lương, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép năm, nghỉ lễ, nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản theo quy định.

Nếu doanh nghiệp đồng ý, người lao động có thể sử dụng ngày phép năm hoặc nghỉ không hưởng lương trong thời gian báo trước.

Bước 2. Người quản lý trực tiếp xem xét

Sau khi nhận đơn nghỉ việc, quản lý trực tiếp thường thực hiện:

• Trao đổi với người lao động.
• Xác nhận ngày nghỉ việc.
• Đánh giá tình trạng công việc.
• Đề xuất người tiếp nhận bàn giao.
• Chuyển hồ sơ sang bộ phận nhân sự.

Đây là bước mang tính quản trị nội bộ, không làm thay đổi quyền nghỉ việc hợp pháp của người lao động.

Bước 3. Bộ phận nhân sự kiểm tra hồ sơ

Phòng nhân sự sẽ rà soát:

• Loại hợp đồng lao động.
• Thời hạn báo trước.
• Cam kết đào tạo (nếu có).
• Nghĩa vụ bồi thường (nếu phát sinh).
• Tình trạng bảo hiểm xã hội.
• Các khoản công nợ nội bộ.

Sau khi kiểm tra, nhân sự tổng hợp hồ sơ và trình người có thẩm quyền phê duyệt.

Bước 4. Ban hành quyết định thôi việc

Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc quyết định thôi việc.

Thông thường quyết định sẽ ghi rõ:

• Căn cứ pháp lý.
• Thông tin người lao động.
• Ngày chấm dứt hợp đồng.
• Nghĩa vụ bàn giao.
• Trách nhiệm của các phòng ban liên quan.

Đây là một trong những giấy tờ quan trọng để người lao động thực hiện thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp sau này.

Bước 5. Bàn giao công việc và tài sản

Người lao động phối hợp với doanh nghiệp thực hiện:

• Bàn giao hồ sơ, dữ liệu, tài liệu.
• Bàn giao khách hàng hoặc dự án đang phụ trách.
• Hoàn trả máy tính, điện thoại, thẻ nhân viên, đồng phục, chìa khóa và các tài sản được cấp.
• Quyết toán các khoản tạm ứng, công nợ.

Việc bàn giao nên được lập thành biên bản có chữ ký của các bên để tránh phát sinh tranh chấp.

Bước 6. Thanh lý hợp đồng và thanh toán quyền lợi

Sau khi hoàn tất bàn giao, doanh nghiệp tiến hành:

• Thanh toán tiền lương còn lại.
• Thanh toán tiền làm thêm giờ (nếu có).
• Thanh toán tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng.
• Chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc (nếu đủ điều kiện).
• Chốt bảo hiểm xã hội.
• Trả lại các giấy tờ gốc đã giữ của người lao động.

Việc hoàn tất đầy đủ các bước trên giúp quan hệ lao động được chấm dứt đúng pháp luật, hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp.

3. Thủ tục bàn giao và giải quyết chế độ sau khi nghỉ việc

Sau khi hợp đồng lao động chấm dứt hợp pháp, cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ phát sinh nhằm bảo đảm quyền lợi của các bên. Những thủ tục này chủ yếu liên quan đến việc bàn giao công việc, hoàn trả tài sản và giải quyết các chế độ tài chính theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019.

3.1. Nghĩa vụ bàn giao công việc

Bộ luật Lao động không quy định trực tiếp rằng người lao động chỉ được nghỉ việc sau khi hoàn tất bàn giao công việc. Tuy nhiên, nghĩa vụ này có thể phát sinh từ:

• Nội quy lao động của doanh nghiệp.
• Hợp đồng lao động.
• Quy chế quản lý nội bộ hoặc thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.

Do đó, nếu doanh nghiệp đã ban hành nội quy hợp pháp yêu cầu người lao động thực hiện bàn giao trước khi nghỉ việc thì người lao động có trách nhiệm thực hiện đầy đủ.

Thông thường, việc bàn giao bao gồm:

• Hồ sơ, tài liệu chuyên môn.
• Công việc đang xử lý.
• Khách hàng, đối tác đang phụ trách.
• Tài khoản quản trị, email công việc.
• Dữ liệu điện tử.
• Các hợp đồng đang theo dõi.
• Máy móc, thiết bị, tài sản được doanh nghiệp cấp.

Việc bàn giao nên được lập thành biên bản, ghi nhận đầy đủ các nội dung đã chuyển giao, người nhận bàn giao và thời điểm hoàn thành.

Một điểm cần lưu ý là nếu người lao động đã thông báo nghỉ việc đúng thời hạn nhưng doanh nghiệp không bố trí người tiếp nhận bàn giao thì người lao động vẫn có quyền nghỉ đúng ngày đã thông báo. Doanh nghiệp không được lấy lý do chưa bàn giao để buộc người lao động tiếp tục làm việc.

3.2. Thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các khoản còn nợ người lao động, bao gồm:

• Tiền lương chưa thanh toán.
• Tiền thưởng theo thỏa thuận (nếu đủ điều kiện hưởng).
• Tiền làm thêm giờ.
• Tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng.
• Các khoản hỗ trợ khác theo thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không được tự ý giữ lương chỉ vì người lao động chưa hoàn thành việc bàn giao hoặc còn tranh chấp về công việc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3.3. Trợ cấp thôi việc

Điều 46 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên có thể được hưởng trợ cấp thôi việc nếu đáp ứng điều kiện theo luật.

Mức trợ cấp được tính theo công thức:

Trợ cấp thôi việc = 1/2 tháng tiền lương × Thời gian làm việc để tính trợ cấp

Thời gian tính trợ cấp là thời gian người lao động làm việc thực tế sau khi trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc trước đó.

Tiền lương làm căn cứ tính trợ cấp là mức tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề trước khi nghỉ việc.

3.4. Trợ cấp mất việc làm

Theo Điều 47 Bộ luật Lao động năm 2019, trợ cấp mất việc áp dụng khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế hoặc thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập mà phải cắt giảm lao động.

Mức trợ cấp:

• Mỗi năm làm việc được trả 01 tháng tiền lương.
• Mức tối thiểu bằng 02 tháng tiền lương.

3.5. Thanh toán ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng

Nếu người lao động chưa nghỉ hoặc nghỉ chưa hết số ngày phép năm thì doanh nghiệp phải thanh toán bằng tiền đối với số ngày còn lại theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động năm 2019.

Đối với người làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ được tính theo tỷ lệ thời gian làm việc thực tế.

3.6. Chốt bảo hiểm xã hội và trả giấy tờ

Sau khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội.
• Hoàn tất thủ tục chốt bảo hiểm xã hội.
• Trả lại sổ bảo hiểm xã hội (nếu còn quản lý bản giấy theo quy định áp dụng).
• Trả lại toàn bộ giấy tờ gốc đã giữ của người lao động.

Nếu người lao động yêu cầu cung cấp bản sao hồ sơ liên quan đến quá trình làm việc thì doanh nghiệp phải thực hiện và chịu chi phí sao chụp theo quy định.

3.7. Nghĩa vụ thuế đối với trợ cấp thôi việc

Khoản trợ cấp thôi việc được chi trả đúng theo Điều 46 Bộ luật Lao động năm 2019 không thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân.

Trường hợp doanh nghiệp hỗ trợ thêm ngoài mức luật định thì phần vượt này có thể được xác định là thu nhập chịu thuế và phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

4. Thời hạn ban hành quyết định thôi việc và các lưu ý pháp lý quan trọng

Quyết định thôi việc là văn bản xác nhận việc chấm dứt quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Đây là căn cứ để giải quyết các quyền lợi về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cũng như xử lý các tranh chấp nếu phát sinh.

Pháp luật hiện hành không quy định một thời hạn cụ thể bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành quyết định thôi việc trong mọi trường hợp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp ban hành quyết định ngay sau khi chấp thuận việc nghỉ việc hoặc trước ngày chấm dứt hợp đồng để thuận tiện cho công tác bàn giao. Điều quan trọng là việc chấm dứt hợp đồng phải đúng căn cứ và doanh nghiệp phải hoàn thành các nghĩa vụ theo Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019.

Theo quy định này, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, các bên phải hoàn tất việc thanh toán toàn bộ các khoản liên quan. Trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp giải thể, thay đổi cơ cấu, gặp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc các sự kiện bất khả kháng khác, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Thanh toán đầy đủ tiền lương và các khoản còn nợ.
• Chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc nếu đủ điều kiện.
• Thanh toán tiền nghỉ hằng năm chưa sử dụng.
• Xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.
• Trả lại giấy tờ gốc đã giữ của người lao động.
• Cung cấp bản sao hồ sơ liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động có yêu cầu.

Nếu doanh nghiệp chậm trả sổ bảo hiểm xã hội hoặc giấy tờ gốc, tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm mà có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Đối với tổ chức, mức phạt bằng hai lần mức phạt áp dụng đối với cá nhân.

Một lưu ý quan trọng khác là Quyết định thôi việc hoặc văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng là giấy tờ quan trọng trong hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp. Theo Luật Việc làm năm 2013, người lao động phải nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu quá thời hạn này mà không thuộc trường hợp được pháp luật cho phép thì sẽ không được giải quyết hưởng trợ cấp cho đợt đó, nhưng thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp sẽ được bảo lưu.

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến việc nghỉ việc, người lao động cần lưu ý các mốc thời hiệu theo Điều 190 Bộ luật Lao động năm 2019:

• Thời hiệu yêu cầu Hòa giải viên lao động: 06 tháng kể từ ngày phát hiện quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.
• Thời hiệu yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động: 09 tháng kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm.
• Thời hiệu khởi kiện tại Tòa án: 01 năm kể từ ngày phát hiện quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.

Việc lưu giữ đầy đủ đơn xin nghỉ việc, thông báo nghỉ việc, quyết định thôi việc, biên bản bàn giao và các chứng từ thanh toán sẽ giúp các bên bảo vệ quyền lợi của mình nếu xảy ra tranh chấp.

5. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về thủ tục xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc viết tay hay đánh máy có giá trị pháp lý hơn?

Pháp luật không quy định sự khác biệt về giá trị pháp lý giữa đơn viết tay và đơn đánh máy. Cả hai hình thức đều có giá trị nếu thể hiện rõ ý chí tự nguyện của người lao động và có đầy đủ nội dung cần thiết. Tuy nhiên, trên thực tế, đơn có chữ ký trực tiếp của người lao động sẽ thuận lợi hơn khi chứng minh tính xác thực nếu phát sinh tranh chấp.

Người lao động có bắt buộc phải nêu lý do nghỉ việc không?

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần nêu lý do, miễn là thực hiện đúng nghĩa vụ báo trước, trừ các trường hợp được nghỉ ngay không cần báo trước theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp có được giữ lương vì người lao động chưa bàn giao công việc không?

Không. Doanh nghiệp không được tự ý giữ hoặc khấu trừ tiền lương chỉ vì người lao động chưa hoàn tất việc bàn giao. Việc khấu trừ tiền lương chỉ được thực hiện trong những trường hợp pháp luật cho phép và phải tuân thủ điều kiện, mức khấu trừ theo Bộ luật Lao động năm 2019.

Đã gửi đơn nghỉ việc đúng thời hạn nhưng doanh nghiệp chưa bố trí người nhận bàn giao thì có được nghỉ đúng ngày không?

Có. Nếu người lao động đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo nghỉ việc theo quy định, doanh nghiệp có trách nhiệm sắp xếp người tiếp nhận công việc. Việc doanh nghiệp chậm bố trí nhân sự không làm mất quyền nghỉ việc hợp pháp của người lao động.

Nghỉ ngang có phải bồi thường không?

Nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, chẳng hạn không thực hiện nghĩa vụ báo trước khi không thuộc trường hợp được miễn báo trước, thì có thể phải bồi thường theo Điều 40 Bộ luật Lao động năm 2019, bao gồm nửa tháng tiền lương theo hợp đồng và khoản tiền tương ứng với số ngày không báo trước, đồng thời phải hoàn trả chi phí đào tạo nếu thuộc trường hợp phải hoàn trả theo thỏa thuận và quy định của pháp luật.

Người lao động có được hưởng trợ cấp thôi việc không?

Người lao động chỉ được hưởng trợ cấp thôi việc nếu đáp ứng đủ điều kiện theo Điều 46 Bộ luật Lao động năm 2019. Thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp sẽ không được tính để hưởng trợ cấp thôi việc.

Quyết định thôi việc có bắt buộc để hưởng trợ cấp thất nghiệp không?

Khi làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, người lao động phải có giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của Luật Việc làm. Trong thực tế, quyết định thôi việc hoặc văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng là một trong những giấy tờ được sử dụng phổ biến nhất để hoàn thiện hồ sơ.

Doanh nghiệp có được yêu cầu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hết thời hạn báo trước không?

Không. Khi người lao động đã thực hiện đúng quy định về thời hạn báo trước và đến ngày chấm dứt hợp đồng theo thông báo, quan hệ lao động kết thúc. Doanh nghiệp không có quyền buộc người lao động tiếp tục làm việc nếu hai bên không có thỏa thuận mới.

Phân biệt việc tự ý bỏ việc 05 ngày liên tục và sa thải do bỏ việc nhiều ngày

Hai trường hợp này có căn cứ pháp lý và trình tự xử lý khác nhau. Người lao động tự ý bỏ việc từ 05 ngày làm việc liên tục không có lý do chính đáng có thể là căn cứ để người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 36 Bộ luật Lao động năm 2019. Trong khi đó, hình thức kỷ luật sa thải do tự ý bỏ việc nhiều ngày cộng dồn phải tuân thủ đầy đủ trình tự xử lý kỷ luật lao động theo Điều 122 và Điều 125 của Bộ luật Lao động năm 2019. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy trình, quyết định sa thải có thể bị xác định là trái pháp luật.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm một số nội dung về nghỉ việc theo quy định pháp luật như:

• Hướng dẫn xin nghỉ việc khi công ty chưa ký hợp đồng lao động?
• Cách nhắn tin xin nghỉ việc 1 ngày khéo léo, xin sếp nghỉ ốm?
• Mẫu quyết định cho nghỉ việc, cho thôi việc chuẩn nhất